# Regulamin świadczenia usług Ariveno

**Wersja:** `2026-07-24-beta.2`  
**Data obowiązywania:** od publikacji tej wersji i jej akceptacji przez Klienta  
**Operator:** Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, NIP 7321779060, REGON 101551294  
**Kontakt:** support@ariveno.com

## 1. Zakres Regulaminu

1. Regulamin określa zasady elektronicznego świadczenia usługi Ariveno, zawarcia i rozwiązania umowy, płatności, reklamacji, odpowiedzialności, zmiany dostawcy oraz korzystania z funkcji bety.
2. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i innych organizacji prowadzących salon lub podobną działalność usługową. Nie jest oferowana konsumentom.
3. Osoba zakładająca organizację albo akceptująca Regulamin oświadcza, że:
   1. działa w imieniu Klienta i ma odpowiednie umocowanie;
   2. korzystanie z Ariveno ma dla Klienta charakter zawodowy;
   3. przekazane dane rejestrowe są prawdziwe i aktualne.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w formie pozwalającej na jego utrwalenie i odtworzenie.
5. Integralną część pakietu stanowią: Polityka prywatności, Umowa powierzenia, Lista podprocesorów oraz — w okresie bety — Zasady bety.

## 2. Definicje

1. **Ariveno** lub **Usługa** — usługa SaaS dostępna przez serwis internetowy i panel webowy/PWA, służąca do prowadzenia rezerwacji i pracy salonu.
2. **Operator** — Brillnet Piotr Adamski, dane wskazane powyżej.
3. **Klient** — przedsiębiorca lub organizacja, na rzecz której utworzono organizację w Ariveno.
4. **Użytkownik** — osoba fizyczna korzystająca z konta Klienta, w szczególności właściciel, menedżer lub członek zespołu.
5. **Klient salonu** — osoba rezerwująca lub korzystająca z usług Klienta; nie jest stroną umowy o Ariveno.
6. **Organizacja** — wyodrębnione środowisko jednego Klienta dla jednej lokalizacji.
7. **Plan** — wariant abonamentu określający cenę, okres rozliczeniowy i limity.
8. **Okres próbny** — pierwsze 14 dni korzystania z płatnego Planu bez pobrania opłaty abonamentowej, zgodnie z punktem 8.
9. **Dane Klienta** — dane, treści, pliki i ustawienia wprowadzone do Ariveno przez Klienta lub w jego imieniu.
10. **Panel** — uwierzytelniona część Ariveno przeznaczona dla Użytkowników.
11. **Strona rezerwacji** — publiczna strona, za pomocą której Klient salonu może dokonać rezerwacji bez zakładania konta.
12. **Dni robocze** — dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

## 3. Funkcje i granice Usługi

1. Ariveno może obejmować:
   1. konfigurację usług, zasobów, etapów, zespołu i godzin pracy;
   2. grafik i obsługę wizyt;
   3. publiczne rezerwacje bez konta Klienta salonu;
   4. listę oczekujących;
   5. minimalną kartę Klienta salonu i historię wizyt;
   6. wiadomości transakcyjne e-mail;
   7. opcjonalne wiadomości SMS przez własne konto SMSAPI Klienta;
   8. prywatne kanały kalendarza ICS;
   9. raporty, import i eksport danych;
   10. funkcje prywatności, obsługę żądań osób i ślad audytowy;
   11. obsługę subskrypcji, faktur i integrację z KSeF.
2. Usługa nie obejmuje, o ile Operator wyraźnie nie wprowadzi ich w przyszłej wersji:
   1. marketplace'u, pośrednictwa w sprzedaży usług salonu ani prowizji od rezerwacji;
   2. pobierania przez Ariveno płatności od Klientów salonu;
   3. systemu POS, kasy fiskalnej, magazynu, sprzedaży detalicznej, listy płac ani rozliczania prowizji pracowników;
   4. kampanii marketingowych, newsletterów, programu lojalnościowego ani WhatsApp;
   5. natywnych aplikacji mobilnych;
   6. dwukierunkowej synchronizacji z Google, Outlook lub Apple ani odczytu prywatnych kalendarzy Użytkowników;
   7. funkcji przeznaczonych do danych medycznych lub danych o zdrowiu;
   8. dowolnie konfigurowanych ról poza rolami udostępnionymi przez Ariveno.
3. Ariveno nie jest systemem dokumentacji medycznej. Klient nie może wprowadzać danych o zdrowiu, diagnoz, przeciwwskazań medycznych ani innych szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO.
4. Operator może ulepszać interfejs i funkcje, jeżeli nie pozbawia to Klienta istotnego zakresu opłaconej Usługi. Istotne ograniczenie wymaga uprzedniego powiadomienia.

## 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Ariveno potrzebne są:
   1. aktualna wersja powszechnie używanej przeglądarki z włączonym JavaScript, plikami cookie i szyfrowaniem TLS;
   2. stabilne połączenie z Internetem;
   3. aktywny adres e-mail;
   4. urządzenie zdolne wyświetlić responsywną aplikację webową;
   5. dla SMS — aktywne, samodzielnie opłacane konto SMSAPI oraz jego prawidłowa konfiguracja;
   6. dla rozliczeń — metoda płatności obsługiwana przez Stripe.
2. Ariveno może działać jako PWA, ale nie jest aplikacją natywną. Dostęp offline do danych operacyjnych nie jest gwarantowany.
3. Klient odpowiada za urządzenia, łącze, pocztę, system operacyjny i bezpieczeństwo własnego środowiska.

## 5. Rejestracja i bezpieczeństwo konta

1. Umowa zostaje zawarta, gdy upoważniona osoba:
   1. prawidłowo wypełni rejestrację i dane organizacji;
   2. zaakceptuje wymagane dokumenty w aktualnej wersji;
   3. potwierdzi umocowanie i zawodowy charakter korzystania;
   4. utworzy konto i aktywuje organizację.
2. Operator utrwala wersję, czas, konto, organizację, źródło i oświadczenie o umocowaniu związane z akceptacją.
3. Użytkownik ma obowiązek chronić dane logowania, stosować unikalne hasło i nie udostępniać konta innym osobom.
4. Klient zarządza dostępem Użytkowników, odbiera dostęp osobom, które zakończyły współpracę, i okresowo weryfikuje członkostwo.
5. Podejrzenie przejęcia konta należy niezwłocznie zgłosić na security@ariveno.com.
6. Operator może zażądać ponownego uwierzytelnienia lub czasowo ograniczyć dostęp, jeżeli jest to niezbędne do ochrony Usługi, Klienta albo innych osób.

## 6. Obowiązki Klienta i treści zabronione

1. Klient korzysta z Ariveno zgodnie z prawem, Regulaminem i udokumentowanymi instrukcjami Operatora.
2. Klient odpowiada za:
   1. legalność i poprawność Danych Klienta;
   2. właściwe poinformowanie Klientów salonu o przetwarzaniu danych;
   3. posiadanie podstaw prawnych do wysyłanych wiadomości i rezerwacji;
   4. konfigurację retencji, uprawnień, godzin pracy, usług i zasobów;
   5. realizację usług salonu oraz relacje z Klientami salonu;
   6. regularny eksport danych wymaganych przez jego własne procedury ciągłości działania.
3. Zakazane jest:
   1. dostarczanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, złośliwego kodu lub danych pozyskanych bez podstawy prawnej;
   2. wprowadzanie szczególnych kategorii danych, o których mowa w punkcie 3.3;
   3. obchodzenie limitów, zabezpieczeń, izolacji organizacji lub mechanizmów rozliczeń;
   4. testowanie podatności bez uprzedniej pisemnej zgody Operatora;
   5. masowe wysyłanie spamu, marketingu albo wiadomości niezwiązanych z obsługą wizyty;
   6. odsprzedaż, sublicencjonowanie lub udostępnianie Ariveno jako własnej usługi bez zgody Operatora;
   7. używanie Usługi do działania na szkodę Operatora, dostawców lub innych Klientów.
4. Operator może zablokować bezprawną treść lub dostęp w zakresie proporcjonalnym do ryzyka. Jeżeli okoliczności na to pozwalają, poinformuje Klienta o przyczynie i sposobie przywrócenia zgodności.

## 7. Dane i prywatność

1. W odniesieniu do danych kont, rozliczeń, bezpieczeństwa i kontaktu Operator działa jako administrator zgodnie z Polityką prywatności.
2. W odniesieniu do danych Klientów salonu i innych danych wprowadzonych przez Klienta Operator działa jako podmiot przetwarzający, a Klient jako administrator. Zasady określa Umowa powierzenia.
3. Klient salonu nie musi zakładać konta w Ariveno. Klient odpowiada za własną klauzulę informacyjną na stronie rezerwacji i w salonie.
4. Operator nie sprzedaje Danych Klienta i nie używa ich do własnego marketingu ani trenowania modeli sztucznej inteligencji.
5. Aktualna lista podprocesorów jest częścią pakietu prawnego. Szczegóły zmian i sprzeciwu określa Umowa powierzenia.

## 8. Okres próbny i płatności

1. Aktualna publiczna oferta obejmuje:
   1. plan miesięczny: 99 zł netto miesięcznie;
   2. plan roczny: 990 zł netto rocznie;
   3. jedną lokalizację i do 16 aktywnych osób w każdej organizacji;
   4. brak prowizji Ariveno od rezerwacji.
2. Do cen doliczany jest właściwy VAT.
3. Nowy Klient może otrzymać 14-dniowy Okres próbny. Przy rejestracji wymagana jest metoda płatności, lecz opłata abonamentowa nie jest pobierana przed końcem okresu próbnego.
4. Operator wysyła wiadomość przypominającą trzy dni przed planowanym pierwszym obciążeniem. Niedostarczenie wiadomości z przyczyn niezależnych od Operatora nie przedłuża okresu próbnego, jeżeli termin był widoczny w procesie zamówienia lub Panelu.
5. Jeżeli Klient nie anuluje Planu przed końcem okresu próbnego, Stripe obciąży wskazaną metodę płatności zgodnie z wybranym Planem.
6. Abonament odnawia się automatycznie na kolejne okresy rozliczeniowe do czasu anulowania. Klient może zlecić anulowanie w Panelu; jest ono skuteczne z końcem opłaconego okresu, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo albo punkt 13 stanowi inaczej.
7. Płatności kartą obsługuje Stripe. Operator nie przechowuje pełnych danych karty.
8. Nieudana płatność może spowodować status zaległości i ograniczenie płatnych funkcji po poinformowaniu Klienta oraz umożliwieniu aktualizacji metody płatności. Operator nie przyjmuje konkretnego okresu karencji, jeżeli nie został on wskazany w Panelu lub osobnej ofercie.
9. Faktury są udostępniane elektronicznie. Obsługa KSeF zależy również od dostępności i zasad systemu Ministerstwa Finansów.
10. Opłaty za wykorzystanie SMSAPI rozlicza bezpośrednio dostawca wybrany przez Klienta i nie są zawarte w abonamencie Ariveno.
11. Zmiana ceny obowiązuje nie wcześniej niż po 30 dniach od powiadomienia i od kolejnego okresu rozliczeniowego. Klient może przed jej wejściem w życie zrezygnować.

## 9. Dostępność, utrzymanie i wsparcie

1. Operator utrzymuje miesięczny cel dostępności na poziomie 99,5%. Jest to cel operacyjny, a nie gwarantowane SLA ani podstawa automatycznych rabatów.
2. Do dostępności nie wlicza się w szczególności:
   1. zapowiedzianych prac utrzymaniowych;
   2. awarii Internetu, urządzeń lub usług pozostających pod kontrolą Klienta;
   3. awarii zewnętrznych dostawców poza rozsądną kontrolą Operatora;
   4. działań Klienta, nadużyć, siły wyższej i niezbędnych interwencji bezpieczeństwa.
3. Operator może prowadzić planowane prace. O pracach mających istotnie wpłynąć na Usługę informuje z wyprzedzeniem, gdy jest to praktycznie możliwe.
4. Standardowe wsparcie działa w Dni robocze w godzinach 8:00–16:00 czasu Europe/Warsaw. Pierwsza odpowiedź następuje do końca następnego Dnia roboczego.
5. Incydenty bezpieczeństwa można zgłaszać całodobowo na security@ariveno.com; adres nie oznacza gwarancji całodobowej odpowiedzi.

## 10. Kopie, eksport i retencja

1. Dla podstawowej konfiguracji Operator stosuje:
   1. docelowy RPO do 24 godzin;
   2. docelowy RTO do 8 godzin;
   3. techniczną możliwość odtwarzania D1 do 30 dni;
   4. rotację kopii obiektów R2 do 35 dni.
2. Parametry z ustępu 1 są celami operacyjnymi, nie gwarancją odzyskania każdej zmiany lub pliku.
3. Podstawowe mechanizmy odtwarzania działają w ramach tej samej infrastruktury dostawcy chmurowego i nie stanowią pełnego planu disaster recovery w odrębnym koncie dostawcy.
4. Klient może eksportować dane w zakresie udostępnionym w Panelu. Eksport jest przygotowywany w prywatnym zasobie i dostępny przez krótko ważny token.
5. Domyślna retencja danych Klientów salonu wynosi 1095 dni od ostatniej zakończonej wizyty. Klient może skonfigurować okres od 30 do 3650 dni, z uwzględnieniem obowiązującego prawa i własnych celów.
6. Po zakończeniu abonamentu:
   1. przez 30 dni Klient ma dostęp tylko do odczytu i eksportu;
   2. po 30 dniach dostęp jest zamykany;
   3. dane operacyjne, zasoby i powiązania organizacji są usuwane najpóźniej po 90 dniach, chyba że Klient i Operator uzgodnią inny termin albo prawo wymaga zachowania danych;
   4. zaszyfrowane lub zablokowane kopie rotują zgodnie z technicznymi oknami, bez przywracania ich do zwykłego użycia.

## 11. Własność intelektualna

1. Operator i jego licencjodawcy zachowują prawa do Ariveno, kodu, interfejsu, dokumentacji, znaków i elementów technicznych.
2. Na czas umowy Operator udziela Klientowi niewyłącznego, nieprzenoszalnego prawa do korzystania z Ariveno na własne potrzeby zawodowe i w ramach Planu.
3. Klient zachowuje prawa do Danych Klienta. Udziela Operatorowi ograniczonego prawa do ich hostowania, zwielokrotniania, przesyłania i technicznego przekształcania wyłącznie w celu wykonania umowy.
4. Informacje zwrotne i sugestie Klienta mogą być nieodpłatnie użyte do rozwoju Ariveno, o ile nie ujawniają tajemnicy Klienta ani danych osobowych.
5. Klient nie może kopiować, dekompilować ani podejmować prób odtworzenia kodu poza przypadkami, których nie można wyłączyć na mocy prawa.

## 12. Odpowiedzialność

1. Każda strona odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach prawa polskiego z modyfikacjami poniżej.
2. W zakresie dozwolonym przez prawo Operator nie odpowiada za utracone korzyści, utratę reputacji ani szkody pośrednie.
3. Łączna odpowiedzialność Operatora wynikająca z umowy lub związana z nią jest ograniczona do kwoty netto zapłaconej przez Klienta za Ariveno w 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie, a jeżeli umowa trwała krócej — w całym okresie jej trwania.
4. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązującego prawa.
5. Operator nie odpowiada za:
   1. treść, legalność i jakość usług świadczonych przez Klienta;
   2. błędne grafiki, ceny, ustawienia, uprawnienia lub wiadomości skonfigurowane przez Klienta;
   3. działanie Stripe, SMSAPI, KSeF, skrzynki pocztowej lub łącza Klienta poza zakresem, za który Operator odpowiada na podstawie prawa;
   4. utratę danych, której Klient mógł rozsądnie uniknąć przez dostępny eksport, chyba że wynika ona z naruszenia obowiązków Operatora.
6. Klient zawiadamia Operatora o roszczeniu bez zbędnej zwłoki i współdziała w ograniczeniu skutków.

## 13. Zmiana dostawcy i przenoszenie danych

1. Klient może w dowolnym czasie wystąpić na support@ariveno.com o:
   1. zmianę na inną usługę przetwarzania danych;
   2. przeniesienie danych do własnej infrastruktury;
   3. usunięcie danych bez zmiany dostawcy.
2. Operator rozpoczyna procedurę bez zbędnej zwłoki. Okres wypowiedzenia dla rozpoczęcia zmiany nie przekroczy dwóch miesięcy, a standardowo wynosi 30 dni lub mniej.
3. Standardowy okres przejściowy wynosi najwyżej 30 dni. W tym czasie Operator:
   1. zapewnia ciągłość funkcji objętych umową w niezbędnym zakresie;
   2. zapewnia rozsądną pomoc, bezpieczeństwo i dostęp do eksportu;
   3. informuje o znanych ryzykach wpływających na ciągłość.
4. Jeżeli zakończenie zmiany w 30 dni jest technicznie niewykonalne, Operator w ciągu 14 Dni roboczych wskaże przyczynę i alternatywny okres, nie dłuższy niż siedem miesięcy. Klient może jednorazowo przedłużyć okres przejściowy o czas, który uzna za odpowiedni.
5. Eksport obejmuje dane i cyfrowe aktywa możliwe do przeniesienia, w szczególności:
   1. dane organizacji, zespołu, usług, zasobów, etapów i ustawień salonu;
   2. grafiki, rezerwacje, wizyty, listę oczekujących i dane Klientów salonu;
   3. dostępne preferencje, zgody, raporty i ślad audytowy Klienta;
   4. pliki i zdjęcia należące do Klienta.
6. Standardowy format to archiwum ZIP zawierające pliki CSV, bezpieczny JSON ustawień i oryginalne pliki. Operator może dodać inne powszechnie używane formaty.
7. Eksport nie obejmuje kodu źródłowego, binariów, tajemnic technicznych Operatora, sekretów dostawców, wewnętrznych mechanizmów bezpieczeństwa, danych innych Klientów, ogólnoplatformowych logów ani zagregowanych danych, które nie są przypisane wyłącznie do Klienta. Wyłączenia nie mogą faktycznie uniemożliwić zmiany.
8. Klient ma co najmniej 30 dni po okresie przejściowym na pobranie danych. Po tym okresie albo po potwierdzeniu udanej zmiany dane są usuwane zgodnie z punktem 10.6; Klient uzgadnia, że pełne usunięcie operacyjne może potrwać do 90 dni, a zamknięte kopie rotują w opisanych oknach.
9. Standardowy eksport i rozsądna pomoc w zmianie są bezpłatne. Indywidualne prace wykraczające poza te obowiązki mogą wymagać osobnego zamówienia, o ile dopuszcza to prawo.
10. Umowa dotycząca Usługi objętej zmianą kończy się po skutecznym zakończeniu zmiany albo, w przypadku żądania usunięcia, po upływie właściwego okresu wypowiedzenia. Niewykorzystane opłaty za okres po rozwiązaniu są zwracane proporcjonalnie, jeżeli obowiązek zwrotu wynika z prawa lub wyraźnego uzgodnienia z Klientem.

## 14. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

1. Klient może anulować Plan w dowolnym czasie zgodnie z punktem 8.6.
2. Operator może zawiesić całość lub część Usługi, gdy:
   1. płatność pozostaje zaległa po próbach jej wyjaśnienia;
   2. korzystanie narusza prawo, Regulamin, bezpieczeństwo albo prawa osób trzecich;
   3. jest to wymagane przez organ lub niezbędne do opanowania incydentu.
3. Zawieszenie jest proporcjonalne. Operator podaje przyczynę i warunki przywrócenia, chyba że zakazuje tego prawo lub uniemożliwia to bezpieczeństwo.
4. Każda strona może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli druga strona istotnie ją narusza i nie usuwa naruszenia w rozsądnym terminie wskazanym w wezwaniu, a przy naruszeniu nieusuwalnym — bez dodatkowego terminu.
5. Po rozwiązaniu stosuje się zasady eksportu, retencji i usunięcia z punktów 10 i 13.

## 15. Reklamacje

1. Reklamację można złożyć na support@ariveno.com.
2. Zgłoszenie powinno zawierać nazwę organizacji, e-mail zgłaszającego, opis problemu, datę wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy przesyłać haseł, kluczy ani zbędnych danych Klientów salonu.
3. Operator potwierdza przyjęcie i rozpatruje reklamację nie później niż w 14 dni, a sprawę szczególnie złożoną — w 30 dni po poinformowaniu o przyczynie i nowym terminie.
4. Odpowiedź jest wysyłana elektronicznie.
5. Reklamacja nie wyłącza prawa do dochodzenia roszczeń przed właściwym sądem.

## 16. Zmiany dokumentów

1. Operator może zmienić dokumenty z powodu zmiany prawa, bezpieczeństwa, dostawców, funkcji, ceny lub modelu Usługi.
2. O istotnej zmianie informuje e-mailem lub w Panelu przed jej wejściem w życie. Zmiana ceny podlega terminowi z punktu 8.11, a zmiana podprocesora — Umowie powierzenia.
3. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na prawa lub obowiązki Klienta, Operator wymaga ponownej akceptacji. Brak akceptacji pozwala zakończyć umowę przed wejściem zmiany w życie.
4. Zmiany wymagane natychmiast przez prawo albo dla usunięcia pilnego ryzyka bezpieczeństwa mogą wejść szybciej; Operator wyjaśnia przyczynę.
5. Archiwalne wersje pozostają dostępne na żądanie.

## 17. Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo wymaga innej właściwości.
3. Przeniesienie umowy przez Klienta wymaga uprzedniej zgody Operatora, której nie odmówi bez rozsądnej przyczyny. Operator może przenieść umowę w związku z przekształceniem, sprzedażą przedsiębiorstwa lub Usługi, pod warunkiem zachowania praw Klienta.
4. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na pozostałe. Strony zastąpią je postanowieniem możliwie najbliższym celowi gospodarczemu i zgodnym z prawem.
5. Brak wykonania prawa nie oznacza zrzeczenia się go.
6. W sprawach dotyczących danych osobowych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia, a w sprawach okresu bety — Zasady bety. W pozostałym zakresie pierwszeństwo ma Regulamin.