Accordo sul trattamento dei dati di Ariveno

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Versione: 2026-09-07-beta.10 Decorrenza: dall'accettazione elettronica di questa versione da parte di un Titolare correttamente identificato e rappresentato Responsabile: Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, NIP 7321779060, REGON 101551294 Contatto: privacy@ariveno.com

Questa traduzione italiana è fornita a titolo informativo. Il testo vincolante del documento è l'originale polacco della stessa versione (2026-09-07-beta.10), disponibile su https://ariveno.pl/legal/dpa.

1. Parti e conclusione dell'Accordo

1. L'Accordo è concluso tra:
   1. l'imprenditore o l'organizzazione identificati nell'account Ariveno mediante ragione sociale/nome, indirizzo, NIP o altro identificativo — di seguito il Titolare;
   2. Brillnet Piotr Adamski — di seguito il Responsabile.
2. La persona che accetta l'Accordo per conto del Titolare dichiara di essere autorizzata a concluderlo.
3. Il Responsabile registra almeno: l'identità dell'account, l'organizzazione, i dati di rappresentanza, la versione, l'ora UTC, la fonte e il contenuto della dichiarazione di autorizzazione.
4. Se i dati del Titolare vengono completati dopo la registrazione, l'Accordo acquista efficacia solo quando tali dati sono stati collegati all'organizzazione e all'accettazione. Fino ad allora, il Titolare non dovrebbe inserire dati personali dei Clienti del Salone.
5. L'Accordo è parte integrante del contratto per la fornitura di Ariveno e costituisce un accordo ai sensi dell'articolo 28(3) GDPR.

2. Definizioni

1. GDPR — Regolamento (UE) 2016/679.
2. Dati Affidati — i dati personali trattati dal Responsabile per conto del Titolare in Ariveno.
3. Trattamento, dati personali, violazione dei dati personali, autorità di controllo e interessato hanno il significato attribuito loro dal GDPR.
4. Sub-responsabile — un altro responsabile incaricato dal Responsabile di trattare i Dati Affidati.
5. Servizio — Ariveno, disciplinato dalle Condizioni di servizio.
6. Istruzione — un'istruzione documentata del Titolare derivante dall'Accordo, dalla configurazione, dall'utilizzo di una funzione, da una richiesta di assistenza o da un altro canale registrato.

3. Oggetto, durata, natura e finalità

1. L'oggetto è il trattamento dei Dati Affidati per fornire, proteggere, mantenere e supportare Ariveno.
2. Il trattamento dura dalla conclusione efficace dell'Accordo fino alla cancellazione o restituzione dei Dati Affidati dopo la cessazione del Servizio, tenendo conto delle copie tecniche e degli obblighi di legge.
3. La natura delle operazioni comprende: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, estrazione, uso, raffronto, trasmissione secondo le Istruzioni, limitazione, esportazione, anonimizzazione e cancellazione.
4. Le finalità comprendono:
   1. prenotazioni, calendari, appuntamenti e lista d'attesa;
   2. gestione del team, dei servizi, delle risorse e delle fasi;
   3. messaggi e-mail transazionali e SMS facoltativi;
   4. report, esportazioni, feed ICS privati e assistenza;
   5. soddisfacimento dei diritti degli interessati, audit e sicurezza;
   6. backup, continuità e cancellazione dopo la cessazione.
5. Il Responsabile non utilizza i Dati Affidati per il proprio marketing, la vendita di dati, la profilazione pubblicitaria o l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

4. Categorie di interessati e di dati

1. Categorie di interessati:
   1. Clienti del Salone, persone che effettuano prenotazioni e persone che si recano al salone;
   2. membri del personale del Titolare e suoi collaboratori;
   3. persone di contatto e rappresentanti del Titolare;
   4. persone presenti nei dati di prenotazione o nelle comunicazioni transazionali.
2. Categorie di dati:
   1. dati identificativi e di contatto, ad esempio nome, cognome, numero di telefono, e-mail;
   2. dati di prenotazione e appuntamento, ad esempio data e ora, servizio, risorsa, operatore incaricato, stato;
   3. dati organizzativi del team, calendario, autorizzazioni e sede;
   4. cronologia delle comunicazioni transazionali e metadati di consegna;
   5. preferenze, consensi e note limitate all'organizzazione del servizio;
   6. identificativi, eventi di audit e metadati tecnici di sicurezza;
   7. file e foto forniti dal Titolare nell'ambito consentito.
3. Il Titolare non affida dati relativi alla salute o altre categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 GDPR, dati relativi a condanne ai sensi dell'articolo 10, né dati che richiedano funzioni non fornite da Ariveno.
4. Se il Titolare intende modificare le categorie di dati o le finalità, deve prima ottenere la conferma scritta del Responsabile e garantire la conformità alla legge.

5. Istruzioni e liceità

1. Il Responsabile tratta i Dati Affidati solo su Istruzioni documentate del Titolare, anche per i trasferimenti al di fuori del SEE, salvo che il diritto dell'Unione o di uno Stato membro disponga diversamente.
2. Se la legge impone un trattamento senza Istruzione, il Responsabile ne informa il Titolare prima di iniziarlo, salvo che la legge lo vieti per importanti motivi di interesse pubblico.
3. Le Condizioni di servizio, la configurazione del Servizio, le azioni degli Utenti autorizzati e le richieste del Titolare costituiscono l'insieme completo delle Istruzioni iniziali.
4. Il Titolare è responsabile della liceità delle Istruzioni, delle basi giuridiche, della trasparenza verso gli interessati, dell'esattezza dei dati e dell'ambito di accesso degli Utenti.
5. Il Responsabile informa immediatamente il Titolare se, a suo parere, un'Istruzione viola il GDPR o altre disposizioni sulla protezione dei dati. Può sospenderne l'esecuzione fino a chiarimento della questione.
6. Un'Istruzione aggiuntiva che esula dal Servizio standard può richiedere un accordo sui costi e sui tempi, purché ciò non limiti gli obblighi di legge del Responsabile.

6. Riservatezza e autorizzazioni

1. Il Responsabile concede l'accesso ai Dati Affidati solo alle persone per le quali è necessario.
2. Tali persone sono soggette a un obbligo legale o contrattuale di riservatezza, sono formate in materia di sicurezza e sottoposte a controllo degli accessi.
3. L'accesso amministrativo è concesso secondo il principio del privilegio minimo, registrato e riesaminato periodicamente.
4. L'obbligo di riservatezza prosegue dopo la fine della collaborazione.

7. Misure tecniche e organizzative

1. Il Responsabile attua le misure previste dall'articolo 32 GDPR adeguate al rischio, allo stato dell'arte, ai costi e alla natura del trattamento.
2. L'insieme minimo attuale è descritto nell'Allegato B. Il Responsabile può modificare le misure a condizione di non ridurre il livello complessivo di protezione.
3. Il Titolare è responsabile della configurazione sicura dei propri Utenti, dispositivi, caselle e-mail, SMSAPI, esportazioni e canali di integrazione.

8. Assistenza al Titolare

1. Tenendo conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate nel soddisfare i diritti degli interessati, in particolare accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità.
2. Una richiesta relativa ai Dati Affidati ricevuta direttamente da un interessato viene inoltrata dal Responsabile al Titolare senza decidere autonomamente in merito, salvo che la legge disponga diversamente.
3. Il Responsabile assiste il Titolare nell'adempimento degli obblighi previsti dagli articoli 32–36 GDPR, anche in relazione a:
   1. valutazione del rischio e della sicurezza;
   2. violazioni e notifiche;
   3. valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati;
   4. consultazioni preventive con l'autorità.
4. L'assistenza standard è fornita tramite le funzioni del Servizio e la documentazione. Le attività non standard possono essere a pagamento alle condizioni concordate in anticipo, salvo che la necessità di assistenza derivi da una violazione dell'Accordo da parte del Responsabile.

9. Violazioni dei dati personali

1. Il Responsabile notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo una violazione relativa ai Dati Affidati dopo esserne venuto a conoscenza.
2. L'obiettivo operativo è una prima notifica entro 24 ore dalla conferma o dalla ragionevole qualificazione dell'evento. Se un rischio rilevante sussiste prima, il Responsabile invia un avviso preliminare senza attendere la conferma completa.
3. Nei limiti delle informazioni disponibili, la notifica comprende:
   1. la natura della violazione, i sistemi interessati e le categorie e il numero approssimativo degli interessati e delle registrazioni;
   2. le possibili conseguenze;
   3. le misure adottate o proposte;
   4. un punto di contatto;
   5. le informazioni necessarie al Titolare per valutare i propri obblighi ai sensi degli articoli 33 e 34 GDPR.
4. Le informazioni possono essere fornite per fasi.
5. La notifica non costituisce ammissione di colpa o responsabilità.
6. Il Responsabile documenta la violazione e collabora per attenuarne gli effetti. Il Titolare è responsabile della notifica all'autorità e agli interessati, se tale obbligo sussiste.

10. Sub-responsabili

1. Il Titolare concede un'autorizzazione generale all'utilizzo dei soggetti presenti nell'Elenco dei sub-responsabili vigente.
2. Il Responsabile comunica l'intenzione di aggiungere o sostituire un Sub-responsabile diretto con almeno 30 giorni di anticipo, tramite e-mail o nel Pannello.
3. Entro tale periodo, il Titolare può presentare un'obiezione motivata relativa alla protezione dei dati all'indirizzo privacy@ariveno.com.
4. Le parti cercano una soluzione in buona fede, ad esempio una modifica della configurazione. Se non è ragionevolmente possibile trovarla, il Titolare può recedere dalla parte del Servizio interessata dalla modifica prima dell'entrata in funzione del nuovo Sub-responsabile.
5. Il Responsabile conclude con il Sub-responsabile un accordo che impone obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti, in particolare garanzie adeguate.
6. Il Responsabile resta responsabile verso il Titolare dell'adempimento degli obblighi di protezione dei dati da parte di un Sub-responsabile diretto nella misura richiesta dall'articolo 28(4) GDPR.
7. L'Elenco distingue i Sub-responsabili diretti dai fornitori che agiscono come titolari autonomi o dai soggetti scelti direttamente dal Titolare.

11. Trasferimenti al di fuori del SEE

1. Il Responsabile utilizza risorse primarie configurate per la giurisdizione UE, ma l'assistenza globale, la rete e l'invio di e-mail in emergenza possono comportare un trasferimento al di fuori del SEE.
2. Tale trasferimento avviene su Istruzione del Titolare espressa mediante la conclusione dell'Accordo e l'attivazione della funzione pertinente, applicando un meccanismo adeguato ai sensi del capo V GDPR.
3. A seconda del destinatario, il meccanismo può essere una decisione di adeguatezza, il quadro UE–USA per la protezione dei dati personali (Data Privacy Framework) o le clausole contrattuali standard insieme a misure supplementari.
4. Su richiesta motivata, il Responsabile fornisce informazioni sul meccanismo, sulla valutazione del trasferimento e sulle misure supplementari, tutelando i segreti e la sicurezza.
5. Se il Titolare vieta un trasferimento necessario per una determinata funzione, il Responsabile disabilita tale funzione oppure, ove ciò non sia possibile, le parti concordano la cessazione del Servizio.

12. Audit e informazioni sulla conformità

1. Il Responsabile mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'articolo 28 GDPR, inclusi questo Accordo, l'Elenco dei sub-responsabili, una descrizione delle misure e prove dei controlli ragionevolmente disponibili.
2. Il Titolare valuta innanzitutto i documenti e le risposte forniti.
3. Se sono insufficienti, il Titolare può svolgere un audit direttamente o tramite un revisore indipendente:
   1. non più di una volta all'anno, salvo una violazione, una modifica rilevante del rischio o una richiesta di un'autorità;
   2. con almeno 30 giorni di preavviso, salvo urgenza dovuta a una violazione o a un'autorità;
   3. nei Giorni lavorativi, senza interferire irragionevolmente con il Servizio;
   4. mantenendo la riservatezza e senza accedere ai dati di altri Clienti o a segreti non necessari.
4. Il Titolare sostiene i costi ragionevoli dell'audit e della sua gestione, salvo che l'audit riveli una violazione sostanziale dell'Accordo da parte del Responsabile.
5. Il Responsabile collabora con l'autorità di controllo competente in conformità alla legge.

13. Conservazione, restituzione e cancellazione

1. Durante la durata del contratto, il Titolare imposta la conservazione dei dati dei Clienti del Salone nell'intervallo di 30–3650 giorni; il valore predefinito è di 180 giorni dall'ultimo appuntamento completato. Il valore attivo indicato nel Pannello è la configurazione vigente per il Titolare interessato e può differire dal valore predefinito.
2. Il Titolare può esportare i Dati Affidati durante la durata del contratto e per 30 giorni di accesso in sola lettura dopo la sua cessazione.
3. Dopo la cessazione, il Titolare può scegliere la restituzione tramite esportazione e la cancellazione, oppure la sola cancellazione. In assenza di altre Istruzioni, il Responsabile mette a disposizione un'esportazione standard per 30 giorni e poi cancella i dati.
4. I dati operativi e le risorse dell'organizzazione vengono cancellati entro e non oltre 90 giorni. D1 Time Travel può consentire il ripristino tecnico fino a 30 giorni e le copie R2 ruotano fino a 35 giorni. I dati nei backup chiusi non vengono ripristinati per l'uso normale e vengono cancellati nel ciclo di rotazione.
5. Il Responsabile può conservare i dati la cui conservazione è imposta dalla legge, solo nella misura richiesta, limitando il trattamento e informando il Titolare, ove consentito.
6. Un blocco attivo della cancellazione per motivi legali o di sicurezza richiede una motivazione documentata e una data di riesame.
7. Su richiesta, il Responsabile conferma il completamento della cancellazione.

14. Responsabilità

1. La responsabilità delle parti ai sensi del GDPR è disciplinata in particolare dall'articolo 82 GDPR e dalle norme imperative.
2. Nel rapporto contrattuale tra le parti si applicano le limitazioni previste dalle Condizioni di servizio nella misura in cui la legge ne consente l'applicazione all'obbligo interessato.
3. Ciascuna parte risponde delle proprie Istruzioni, decisioni, violazioni e dell'ambito dei propri obblighi di legge.

15. Durata e prevalenza

1. L'Accordo resta in vigore per il periodo in cui il Responsabile tratta i Dati Affidati.
2. Le disposizioni su riservatezza, audit, responsabilità e cancellazione sopravvivono alla cessazione nella misura necessaria.
3. In caso di conflitto in materia di trattamento dei dati, l'Accordo prevale sulle Condizioni di servizio.
4. Una modifica che incide in modo sostanziale sui diritti del Titolare richiede una notifica e, ove necessario, una nuova accettazione.
5. L'Accordo è disciplinato dal diritto polacco, fatto salvo il diritto dell'Unione direttamente applicabile.

Allegato A — Dettagli del trattamento

Allegato B — Misure tecniche e organizzative

1. Architettura e isolamento

1. Un database D1 privato e una risorsa R2 privata per organizzazione, oltre al coordinamento delle prenotazioni tramite Durable Objects.
2. Risorse operative configurate per la giurisdizione UE.
3. Isolamento logico delle organizzazioni e associazioni esplicite delle risorse.
4. Separazione degli ambienti di produzione e di test tramite zone, token, prefissi, associazioni e protezioni di distribuzione separati. Non si dichiara un account Cloudflare separato per ogni ambiente.

2. Controllo degli accessi

1. Account individuali, autenticazione e ruoli.
2. Principio del privilegio minimo e revoca degli accessi non necessari.
3. Registrazione delle operazioni amministrative significative.
4. Segreti conservati al di fuori del codice e non mostrati agli Utenti.

3. Cifratura e trasmissione

1. TLS per la trasmissione.
2. Cifratura a riposo delle risorse gestite dal fornitore secondo lo standard del fornitore.
3. Token di breve durata per le esportazioni; il token non viene inserito nell'URL.
4. Risorse di file private e controllo degli accessi agli oggetti.

4. Minimizzazione

1. Code e messaggi asincroni senza contenuti PII — utilizzano identificativi di organizzazione, attività, record, idempotenza e tentativo.
2. Nessun pixel di tracciamento nei messaggi configurati da Ariveno.
3. Nessuna conservazione persistente di dati di clienti, appuntamenti e calendari nella memoria del browser per l'uso offline.
4. Nessun fornitore pubblicitario, registrazione di sessioni o fornitore di IA per i Dati Affidati.

5. Registrazione e audit

1. Audit delle operazioni del salone in D1 per 24 mesi.
2. Log di Workers fino a 7 giorni.
3. Log inoltrati a un R2 privato configurato per l'UE fino a 90 giorni.
4. Identificativi di correlazione, avvisi e procedura di analisi degli eventi.

6. Disponibilità e ripristino

1. Obiettivo di disponibilità del 99,5% mensile.
2. RPO fino a 24 ore e RTO obiettivo fino a 8 ore.
3. D1 Time Travel fino a 30 giorni e rotazione dei backup R2 fino a 35 giorni.
4. Test di ripristino e procedure di continuità.
5. I backup primari rimangono presso lo stesso fornitore e non sono presentati come un ripristino completo da disastro in un account separato.

7. Sviluppo sicuro e gestione delle modifiche

1. Revisioni delle modifiche, distribuzioni controllate e protezioni contro la confusione tra ambienti.
2. Test funzionali, di privacy e di isolamento.
3. Aggiornamenti delle dipendenze e risposta alle vulnerabilità adeguati al rischio.
4. Procedure per gli incidenti e contatto security@ariveno.com.

8. Cancellazione e diritti degli interessati

1. Conservazione configurabile e attività di cancellazione.
2. Un centro privacy che gestisce accesso, rettifica, limitazione, cancellazione e portabilità.
3. Anonimizzazione irreversibile laddove sia appropriata la rimozione completa degli identificativi mantenendo la coerenza statistica.
4. Stato e prova dell'adempimento senza conservare il contenuto integrale della richiesta, se non necessario.