Accord de traitement des données d’Ariveno

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Version : 2026-09-07-beta.10 Entrée en vigueur : à compter de l’acceptation électronique de cette version par un Responsable du traitement dûment identifié et représenté Sous-traitant : Brillnet Piotr Adamski, ul. Henryka Sienkiewicza 73/6, 90-057 Łódź, NIP 7321779060, REGON 101551294 Contact : privacy@ariveno.com

Cette traduction française est fournie à titre informatif. Le texte faisant foi est l’original polonais de la même version (2026-09-07-beta.10), disponible à l’adresse https://ariveno.pl/legal/dpa.

1. Parties et conclusion de l’Accord

1. L’Accord est conclu entre :
   1. l’entrepreneur ou l’organisation identifié dans le compte Ariveno par son nom commercial ou sa dénomination, son adresse, son NIP ou un autre identifiant, ci-après le Responsable du traitement ;
   2. Brillnet Piotr Adamski, ci-après le Sous-traitant.
2. La personne acceptant l’Accord au nom du Responsable du traitement déclare être habilitée à le conclure.
3. Le Sous-traitant enregistre au minimum : l’identité du compte, l’organisation, les données de représentation, la version, l’heure UTC, la source et le contenu de la déclaration d’habilitation.
4. Si les données du Responsable du traitement sont complétées après l’inscription, l’Accord ne prend effet qu’une fois ces données rattachées à l’organisation et à l’acceptation. Jusque-là, le Responsable du traitement ne doit pas saisir de données personnelles de clients du salon.
5. L’Accord fait partie du contrat de fourniture d’Ariveno et constitue un accord au sens de l’article 28(3) du RGPD.

2. Définitions

1. RGPD : règlement (UE) 2016/679.
2. Données Confiées : données personnelles traitées par le Sous-traitant pour le compte du Responsable du traitement dans Ariveno.
3. Traitement, données personnelles, violation de données à caractère personnel, autorité de contrôle et personne concernée ont le sens que leur donne le RGPD.
4. Sous-traitant ultérieur : autre sous-traitant engagé par le Sous-traitant pour traiter les Données Confiées.
5. Service : Ariveno régi par les Conditions de service.
6. Instruction : instruction documentée du Responsable du traitement découlant de l’Accord, de la configuration, de l’utilisation d’une fonction, d’une demande d’assistance ou d’un autre canal enregistré.

3. Objet, durée, nature et finalités

1. L’objet est le traitement des Données Confiées afin de fournir, sécuriser, maintenir et assister Ariveno.
2. Le traitement dure de la conclusion effective de l’Accord jusqu’à l’effacement ou la restitution des Données Confiées après la fin du Service, en tenant compte des copies techniques et des obligations légales.
3. Les opérations comprennent : collecte, enregistrement, organisation, conservation, consultation, utilisation, rapprochement, transmission selon les Instructions, limitation, exportation, anonymisation et effacement.
4. Les finalités comprennent :
   1. réservations, plannings, visites et liste d’attente ;
   2. gestion de l’équipe, des prestations, des ressources et des étapes ;
   3. courriels transactionnels et SMS facultatifs ;
   4. rapports, exportations, flux ICS privés et assistance ;
   5. exercice des droits des personnes concernées, audit et sécurité ;
   6. sauvegardes, continuité et effacement après résiliation.
5. Le Sous-traitant n’utilise pas les Données Confiées pour son propre marketing, la vente de données, le profilage publicitaire ou l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

4. Catégories de personnes concernées et de données

1. Catégories de personnes concernées :
   1. clients du salon, personnes effectuant des réservations et personnes se rendant au salon ;
   2. membres du personnel du Responsable du traitement et ses collaborateurs ;
   3. contacts et représentants du Responsable du traitement ;
   4. personnes figurant dans les données de réservation ou les communications transactionnelles.
2. Catégories de données :
   1. données d’identification et de contact, par exemple prénom, nom, téléphone, courriel ;
   2. données de réservation et de visite, par exemple date et heure, prestation, ressource, membre du personnel assurant la prestation, statut ;
   3. données organisationnelles de l’équipe, planning, autorisations et lieu ;
   4. historique des communications transactionnelles et métadonnées de livraison ;
   5. préférences, consentements et notes limitées à l’organisation de la prestation ;
   6. identifiants, événements d’audit et métadonnées techniques de sécurité ;
   7. fichiers et photos fournis par le Responsable du traitement dans le périmètre autorisé.
3. Le Responsable du traitement ne confie pas de données de santé ni d’autres catégories particulières visées à l’article 9 du RGPD, de données relatives aux condamnations visées à l’article 10, ni de données nécessitant des fonctions qu’Ariveno ne fournit pas.
4. Si le Responsable du traitement souhaite modifier les catégories de données ou les finalités, il doit préalablement obtenir une confirmation écrite du Sous-traitant et assurer le respect de la loi.

5. Instructions et licéité

1. Le Sous-traitant traite les Données Confiées uniquement sur les instructions documentées du Responsable du traitement, y compris pour les transferts hors de l’EEE, sauf exigence contraire du droit de l’Union ou d’un État membre.
2. Si la loi exige un traitement sans Instruction, le Sous-traitant en informe le Responsable du traitement avant de commencer, sauf interdiction légale pour des motifs importants d’intérêt public.
3. Les Conditions de service, la configuration du Service, les actions des Utilisateurs autorisés et les demandes du Responsable du traitement constituent l’ensemble des Instructions initiales.
4. Le Responsable du traitement répond de la licéité des Instructions, des bases juridiques, de la transparence envers les personnes concernées, de l’exactitude des données et du périmètre d’accès des Utilisateurs.
5. Le Sous-traitant informe immédiatement le Responsable du traitement si, selon lui, une Instruction enfreint le RGPD ou d’autres dispositions de protection des données. Il peut suspendre son exécution jusqu’à clarification.
6. Une Instruction supplémentaire dépassant le Service standard peut nécessiter un accord sur le coût et le calendrier, dans la mesure où cela ne limite pas les obligations légales du Sous-traitant.

6. Confidentialité et habilitations

1. Le Sous-traitant n’accorde l’accès aux Données Confiées qu’aux personnes qui en ont besoin.
2. Ces personnes sont soumises à une obligation légale ou contractuelle de confidentialité, formées à la sécurité et couvertes par le contrôle des accès.
3. Les accès administratifs sont accordés selon le principe du moindre privilège, journalisés et réexaminés périodiquement.
4. L’obligation de confidentialité se poursuit après la fin de la coopération.

7. Mesures techniques et organisationnelles

1. Le Sous-traitant met en œuvre les mesures de l’article 32 du RGPD adaptées au risque, à l’état des connaissances, au coût et à la nature du traitement.
2. L’ensemble minimal actuel est décrit à l’Annexe B. Le Sous-traitant peut modifier les mesures à condition de ne pas réduire le niveau global de protection.
3. Le Responsable du traitement est responsable de la configuration sécurisée de ses propres Utilisateurs, appareils, boîtes de messagerie, SMSAPI, exportations et canaux d’intégration.

8. Assistance au Responsable du traitement

1. Compte tenu de la nature du traitement, le Sous-traitant aide le Responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à satisfaire les droits des personnes concernées, notamment l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation et la portabilité.
2. Le Sous-traitant transmet au Responsable du traitement toute demande relative aux Données Confiées reçue directement d’une personne concernée, sans statuer de manière autonome, sauf exigence légale contraire.
3. Le Sous-traitant aide le Responsable du traitement à respecter les obligations des articles 32–36 du RGPD, notamment :
   1. l’évaluation des risques et de la sécurité ;
   2. les violations et les notifications ;
   3. les analyses d’impact relatives à la protection des données ;
   4. les consultations préalables de l’autorité.
4. L’assistance standard est fournie au moyen des fonctions et de la documentation du Service. Les travaux non standard peuvent être facturés selon des conditions préalablement convenues, sauf si le besoin d’assistance résulte d’un manquement du Sous-traitant à l’Accord.

9. Violations de données à caractère personnel

1. Le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement, sans retard injustifié, toute violation concernant les Données Confiées dont il a connaissance.
2. L’objectif opérationnel est une première notification dans les 24 heures suivant la confirmation ou la qualification raisonnable de l’événement. Si un risque important existe plus tôt, le Sous-traitant émet une alerte préliminaire sans attendre une confirmation complète.
3. Dans la mesure où les informations sont disponibles, la notification comprend :
   1. la nature de la violation, les systèmes touchés et les catégories et nombres approximatifs de personnes concernées et d’enregistrements ;
   2. les conséquences possibles ;
   3. les mesures prises ou proposées ;
   4. un point de contact ;
   5. les informations nécessaires au Responsable du traitement pour évaluer ses obligations au titre des articles 33 et 34 du RGPD.
4. Les informations peuvent être fournies par étapes.
5. La notification ne constitue pas une reconnaissance de faute ou de responsabilité.
6. Le Sous-traitant documente la violation et coopère pour en atténuer les effets. Le Responsable du traitement est chargé de notifier l’autorité et les personnes concernées lorsqu’une telle obligation existe.

10. Sous-traitants ultérieurs

1. Le Responsable du traitement donne une autorisation générale pour recourir aux entités figurant dans la Liste des sous-traitants ultérieurs en vigueur.
2. Le Sous-traitant annonce son intention d’ajouter ou de remplacer un Sous-traitant ultérieur direct au moins 30 jours à l’avance, par courriel ou dans le Tableau de bord.
3. Pendant ce délai, le Responsable du traitement peut soulever une objection motivée liée à la protection des données à privacy@ariveno.com.
4. Les parties recherchent de bonne foi une solution, par exemple un changement de configuration. Si aucune solution raisonnable n’est possible, le Responsable du traitement peut résilier la partie du Service concernée avant la mise en service du nouveau Sous-traitant ultérieur.
5. Le Sous-traitant conclut avec le Sous-traitant ultérieur un accord imposant des obligations de protection des données substantiellement équivalentes, notamment des garanties appropriées.
6. Le Sous-traitant reste responsable envers le Responsable du traitement de l’exécution des obligations de protection des données par un Sous-traitant ultérieur direct dans la mesure exigée par l’article 28(4) du RGPD.
7. La Liste distingue les Sous-traitants ultérieurs directs des prestataires agissant comme responsables du traitement distincts ou des entités choisies directement par le Responsable du traitement.

11. Transferts hors de l’EEE

1. Le Sous-traitant utilise des ressources principales configurées pour la juridiction de l’UE, mais l’assistance mondiale, le réseau et l’envoi de courriels de secours peuvent entraîner un transfert hors de l’EEE.
2. Ce transfert intervient sur Instruction du Responsable du traitement exprimée par la conclusion de l’Accord et l’activation de la fonction concernée, avec application d’un mécanisme approprié au titre du chapitre V du RGPD.
3. Selon le destinataire, le mécanisme peut être une décision d’adéquation, le cadre de protection des données UE–États-Unis ou des clauses contractuelles types assorties de mesures supplémentaires.
4. Sur demande motivée, le Sous-traitant fournit des informations sur le mécanisme, l’évaluation du transfert et les mesures supplémentaires, en protégeant les secrets et la sécurité.
5. Si le Responsable du traitement interdit un transfert nécessaire à une fonction, le Sous-traitant désactive cette fonction ou, si cela est impossible, les parties conviennent de la résiliation du Service.

12. Audits et informations de conformité

1. Le Sous-traitant met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 du RGPD, notamment cet Accord, la Liste des sous-traitants ultérieurs, une description des mesures et les preuves de contrôle raisonnablement disponibles.
2. Le Responsable du traitement évalue d’abord les documents et réponses fournis.
3. S’ils sont insuffisants, il peut réaliser un audit lui-même ou par un auditeur indépendant :
   1. au maximum une fois par an, sauf violation, modification importante du risque ou demande d’une autorité ;
   2. avec un préavis d’au moins 30 jours, sauf urgence résultant d’une violation ou d’une autorité ;
   3. les jours ouvrés, sans perturber déraisonnablement le Service ;
   4. en respectant la confidentialité et sans accéder aux données d’autres Clients ni aux secrets non nécessaires.
4. Le Responsable du traitement supporte les coûts raisonnables de l’audit et de sa prise en charge, sauf si l’audit révèle un manquement important du Sous-traitant à l’Accord.
5. Le Sous-traitant coopère avec l’autorité de contrôle compétente conformément à la loi.

13. Conservation, restitution et effacement

1. Pendant le contrat, le Responsable du traitement fixe la conservation des données des clients du salon entre 30–3650 jours ; la valeur par défaut est de 180 jours après la dernière visite terminée. La valeur active indiquée dans le Tableau de bord est la configuration en vigueur pour ce Responsable du traitement et peut différer de la valeur par défaut.
2. Le Responsable du traitement peut exporter les Données Confiées pendant le contrat et durant les 30 jours d’accès en lecture seule après sa résiliation.
3. Après résiliation, il peut choisir la restitution par exportation et l’effacement, ou l’effacement seul. Sans autre Instruction, le Sous-traitant fournit une exportation standard pendant 30 jours, puis efface les données.
4. Les données opérationnelles et les ressources de l’organisation sont supprimées au plus tard après 90 jours. D1 Time Travel peut permettre une restauration technique pendant au plus 30 jours et les copies R2 suivent une rotation d’au plus 35 jours. Les données des sauvegardes closes ne sont pas rétablies pour un usage normal et sont supprimées au cours du cycle de rotation.
5. Le Sous-traitant peut conserver les données dont le stockage est imposé par la loi, uniquement dans la mesure requise, avec un traitement limité et en informant le Responsable du traitement lorsque cela est autorisé.
6. Un gel actif de suppression pour motif juridique ou de sécurité exige un motif documenté et une date de réexamen.
7. Sur demande, le Sous-traitant confirme l’achèvement de l’effacement.

14. Responsabilité

1. La responsabilité des parties au titre du RGPD est régie notamment par l’article 82 du RGPD et les règles impératives.
2. Dans la relation contractuelle entre les parties, les limitations des Conditions de service s’appliquent dans la mesure où la loi permet leur application à l’obligation concernée.
3. Chaque partie répond de ses propres Instructions, décisions, manquements et du périmètre de ses obligations légales.

15. Durée et primauté

1. L’Accord reste en vigueur pendant toute la période où le Sous-traitant traite les Données Confiées.
2. Les dispositions relatives à la confidentialité, à l’audit, à la responsabilité et à l’effacement subsistent après résiliation dans la mesure nécessaire.
3. En cas de conflit concernant le traitement des données, l’Accord prévaut sur les Conditions de service.
4. Un changement affectant substantiellement les droits du Responsable du traitement exige une notification et, si nécessaire, une nouvelle acceptation.
5. L’Accord est régi par le droit polonais, sans préjudice du droit de l’Union directement applicable.

Annexe A — Détails du traitement

Annexe B — Mesures techniques et organisationnelles

1. Architecture et isolation

1. Une base D1 privée et une ressource R2 privée par organisation, avec coordination des réservations par Durable Objects.
2. Ressources opérationnelles configurées pour la juridiction de l’UE.
3. Isolation logique des organisations et liaisons explicites des ressources.
4. Séparation de la production et des tests au moyen de zones, jetons, préfixes, liaisons et protections de déploiement distincts. Aucun compte Cloudflare séparé pour chaque environnement n’est déclaré.

2. Contrôle des accès

1. Comptes individuels, authentification et rôles.
2. Principe du moindre privilège et révocation des accès inutiles.
3. Journalisation des opérations administratives importantes.
4. Secrets conservés hors du code et non affichés aux Utilisateurs.

3. Chiffrement et transmission

1. TLS pour les transmissions.
2. Chiffrement au repos des ressources gérées par le prestataire selon son standard.
3. Jetons de courte durée pour les exportations ; le jeton n’est pas placé dans l’URL.
4. Ressources de fichiers privées et contrôle d’accès aux objets.

4. Minimisation

1. Files d’attente et messages asynchrones sans contenu de données personnelles : ils utilisent des identifiants d’organisation, de tâche, d’enregistrement, d’idempotence et de tentative.
2. Aucun pixel de suivi dans les messages configurés par Ariveno.
3. Aucun stockage persistant des données de clients, de visites et de planning dans le navigateur à des fins hors ligne.
4. Aucun prestataire publicitaire, enregistrement de session ou prestataire d’IA pour les Données Confiées.

5. Journalisation et audit

1. Audit des opérations du salon dans D1 pendant 24 mois.
2. Journaux Workers pendant au plus 7 jours.
3. Journaux transmis à un R2 privé configuré pour l’UE pendant au plus 90 jours.
4. Identifiants de corrélation, alertes et procédure d’analyse des événements.

6. Disponibilité et reprise

1. Objectif de disponibilité mensuelle de 99,5 %.
2. RPO d’au plus 24 heures et RTO cible d’au plus 8 heures.
3. D1 Time Travel d’au plus 30 jours et rotation des sauvegardes R2 d’au plus 35 jours.
4. Tests de reprise et procédures de continuité.
5. Les sauvegardes principales restent chez le même prestataire et ne sont pas présentées comme une reprise après sinistre complète dans un compte séparé.

7. Développement sécurisé et gestion des changements

1. Revues des changements, déploiements contrôlés et protections contre la confusion entre environnements.
2. Tests fonctionnels, de confidentialité et d’isolation.
3. Mises à jour des dépendances et réponse aux vulnérabilités adaptées au risque.
4. Procédures d’incident et contact security@ariveno.com.

8. Effacement et droits des personnes concernées

1. Conservation configurable et tâches d’effacement.
2. Centre de confidentialité gérant l’accès, la rectification, la limitation, l’effacement et la portabilité.
3. Anonymisation irréversible lorsqu’il convient de retirer entièrement les identifiants tout en préservant la cohérence statistique.
4. Statut et preuve d’exécution sans conserver le contenu complet de la demande s’il n’est pas nécessaire.