Salona klientu dati: ko pārbaudīt pirms piegādātāja maiņas

Nejautājiet tikai, vai dati ir drošībā. Pieprasiet līgumu.

Pakalpojuma sniedzējam būtu jānorāda juridiskās lomas, organizācijas robežas, piekļuves noteikumi, glabāšana, rezerves kopijas, eksports, apakšapstrādātāji un pierādījumi, ka galvenie kontroles pasākumi darbojas.

1. Nosakiet lomas un minimālo nepieciešamo datu apjomu

Salons ir savu klientu datu pārzinis, savukārt rezervāciju sistēmas sniedzējs šos datus parasti apstrādā pakalpojuma nodrošināšanai. Maksājumiem, rēķinu izrakstīšanai, drošībai vai juridiskajiem pienākumiem var būt piemērojamas atsevišķas lomas. Noteikumos un datu apstrādes līgumā šīm lomām jābūt dokumentētām.

Rezervāciju sistēmai nevajadzētu mudināt ievadīt medicīniskus datus vai citas īpašas personas datu kategorijas, ja tam nav izstrādāta tiesiskā pamata un kontroles pasākumu. Katram laukam vajadzīgs nolūks, atbildīgais un glabāšanas termiņš.

2. Pārbaudiet organizācijas robežas un atļaujas

Lauks tenantId pats par sevi nenodrošina izolāciju. Organizācijas kontekstam jāizriet no autentificētas sesijas un dalības organizācijā, un servera pusei jānoraida publiska pieprasījuma identifikators, kas ir pretrunā ar autorizēto kontekstu.

Īpašnieka, vadītāja un darbinieka lomām būtu jānodrošina atšķirīgas iespējas. Atļauju izmaiņām, eksportiem un administratīvajām darbībām vajadzīga audita izsekojamība, kas parāda, kurš rīkojās, kad un kādā tvērumā.

3. Izvērtējiet visu dzīves ciklu: glabāšanu, rezerves kopijas un dzēšanu

Jautājiet atsevišķi par aktīvajiem datiem, žurnāliem, audita vēsturi, rezerves kopijām un tehniskajiem atjaunošanas laika logiem. Ieraksta noņemšana no saskarnes nenozīmē tūlītēju noņemšanu no visām rezerves kopijām; sniedzējam būtu jānorāda maksimālie termiņi un rotējošo kopiju lietošanas ierobežojumi.

Rezerves kopijām vajadzīgs atbildīgais, biežums, glabāšanas termiņš un regulāri atjaunošanas testi. Rezerves kopijas esamība nepierāda, ka sniedzējs spēj atjaunot pareizās organizācijas datus.

4. Nošķiriet mitināšanu, apakšapstrādātājus un salona izvēlētos sniedzējus

Apakšapstrādātāju sarakstā būtu jānorāda uzņēmums, nolūks, datu apjoms, atrašanās vieta un nosūtīšanas mehānisms. Maksājumu pakalpojumu sniedzējam vai publiskai iestādei var būt cita loma nekā salona klientu ierakstu apstrādātājam.

Kad salons pieslēdz savu SMS kontu, noskaidrojiet, kurš slēdz līgumu ar operatoru, glabā piekļuves datus un atbild par ziņojumu tiesisko pamatu. Noslēpumi nedrīkst nonākt žurnālos, URL vai dokumentācijā.

5. Pieprasiet riskam samērīgus pierādījumus

Drošības paziņojums ir sarunas sākums. Galvenajiem kontroles pasākumiem vajadzīgi testi, žurnāli, faktiskās konfigurācijas nolasīšana vai mācību pārskats. Pierādījumiem vajadzīgs datums, tvērums, rezultāts un par novēršanu atbildīgā persona.

Ariveno publiski dokumentē sava datu apstrādes līguma tvērumu, glabāšanu, apakšapstrādātājus un eksporta noteikumus. Infrastruktūras detaļas, kas varētu atvieglot uzbrukumu, paliek darbības dokumentācijā ar kontrolētu piekļuvi, nevis mārketinga tekstos.

Jautājumi pirms parakstīšanas

• Kā nosaka organizācijas kontekstu un novērš piekļuvi starp saloniem?
• Kādas lomas pastāv un kurām administratīvajām darbībām veic auditu?
• Cik ilgi glabā aktīvos datus, žurnālus, audita ierakstus un rezerves kopijas?
• Cik bieži pārbauda atjaunošanu un kādi RPO/RTO tiek deklarēti?
• Kā salons iegūst pilnīgu eksportu un kas notiek pēc pakalpojuma izbeigšanas?
• Kuri apakšapstrādātāji saņem salona klientu datus un kādam nolūkam?
• Kā apstrādā incidentus, datu subjektu pieprasījumus un iebildumus pret apakšapstrādātājiem?
• Kā glabā noslēpumus un ierobežo operatoru piekļuvi?

Mainiet rezervāciju sistēmu bez minējumiem un kontroles zaudēšanas.

Pārdomāta migrācija nesākas ar importu. Vispirms nosakiet datu tvērumu, par katru lēmumu atbildīgo, kvalitātes kritērijus un brīdi, kad klientu rezervāciju saiti var droši mainīt.

1. Sāciet ar inventarizāciju, nevis CSV failu

Uzskaitiet, kur pašlaik atrodas klienti, pakalpojumi, darbinieki, resursi, nākotnes apmeklējumi, piekrišanas, piezīmes un atcelšanas noteikumi. Katram datu kopumam piešķiriet par darbību atbildīgo personu un vienu lēmumu: migrēt, arhivēt vai izlaist.

Nošķiriet pakalpojuma turpināšanai vajadzīgos datus no vēstures, kas var palikt arhīvā ar kontrolētu piekļuvi. Mazāks tvērums samazina kļūdas, dublikātus un nevajadzīgu personas datu apstrādi.

• klienti un kontaktinformācija ar pamatu turpmākai izmantošanai
• pakalpojumi, varianti, cenas, ilgums un laika rezerves
• darbinieki, lomas, darba laiks, atvaļinājumi un koplietojami resursi
• tikai pēc pārejas vajadzīgie nākotnes apmeklējumi
• rezervāciju, atcelšanas, atgādinājumu un piekrišanas noteikumi

2. Definējiet lauku atbilstību un kvalitātes noteikumus

Kolonnu nosaukumi nav līgums. Definējiet tālruņa formātu, laika joslu, dublikātu noteikšanu, obligātās vērtības un rīcību, ja pakalpojums vai komandas dalībnieks nav zināms.

Izmēģinājumam jābeidzas ar pārskatu: nolasītās rindas, noraidītie ieraksti, dublikāti, trūkstošās saites starp datiem un izlase manuālai pārbaudei. Viens nederīgs ieraksts nedrīkst nemanāmi mainīt pārējo importu.

3. Veiciet mēģinājumu un īsu paralēlas darbības periodu

Vispirms konfigurējiet pakalpojumus, darbiniekus un resursus. Tad veiciet izmēģinājuma importu, nepublicējot jauno saiti. Pārbaudiet klientu un apmeklējumu izlasi, tostarp laika rezerves, iedarbības pauzes, atvaļinājumus un koplietojama aprīkojuma scenārijus.

Paralēlās darbības laikā nosakiet vienu sistēmu par autoritatīvo avotu jaunām rezervācijām. Neļaujiet darbiniekiem neatkarīgi ievadīt tos pašus apmeklējumus divās sistēmās bez ierakstu salāgošanas procedūras.

4. Pārejiet tikai pēc skaidru kritēriju izpildes

Pāreja ietver vietnes saiti, Google uzņēmuma profilu, sociālos kanālus, QR kodus un reģistratūras norādījumus. Saglabājiet sākotnējo eksportu, importa pārskatu un izmaiņu žurnālu, bet nepārvērtiet lokālu failu par pastāvīgu datu glabātuvi.

Atgriešanās plānā jānorāda, kā atgriezties pie iepriekšējā rezervāciju kanāla, ja neizdodas kritisks scenārijs. Atgriešanās nedrīkst būt atkarīga no tā, ka darbinieki atjauno apmeklējumus pēc atmiņas.

Kontrolsaraksts pirms pārejas

• Sākotnējo, derīgo, noraidīto un dublēto ierakstu skaits ir salāgots.
• Nākotnes apmeklējumi saglabā pareizo pakalpojumu, personu, laiku, cenu un resursu.
• Komandas atļaujas ir pārbaudītas ar kontiem, kuriem ir dažādas lomas.
• Rezervācijas, pārcelšanas, atcelšanas un atgādinājumu ceļi ir izturējuši mēģinājumu.
• Salonam ir aktuāls eksports, un tas izprot visu aiziešanas ceļu no sistēmas.
• Jaunajai saitei, QR kodam un klientu paziņojumam ir atbildīgais un publicēšanas laiks.
• Atgriešanās slieksnis, par lēmumu atbildīgais un procedūra ir dokumentēti.

Pārvērtiet piegādātāja atbildes par praktisku lēmumu

Pirms rezervācijas piegādātāja maiņas noskaidrojiet klienta datus, kas jūsu salonam faktiski ir nepieciešami, un personas, kurām nepieciešama piekļuve. Gara drošības lapa nepieņem šo lēmumu jūsu vietā. Izmantojiet to kopā ar apstrādes līgumu, saglabāšanas noteikumiem, apakšapstrādātāju sarakstu un darbībām, kuras varat pārbaudīt izmēģinājuma laikā. Saglabājiet savus jautājumus pietiekami specifiskus, lai piegādātājs varētu uz tiem atbildēt, nepaļaujoties uz vispārēju garantiju.

Tālāk sniegtajā sintētiskajā vingrinājumā tiek izmantots salons ar īpašnieku, vadītāju un diviem komandas locekļiem. Tajā ir izdomāti kontakti un tikšanās. Tās mērķis ir pārbaudīt dažus iepirkuma jautājumus: kas ko var redzēt, kā tiek sagatavots eksports, kas dokumentos teikts par atcelšanu un vai komanda saprot ierobežojumus. Tas nav iespiešanās tests vai pierādījums tam, ka katrai drošības kontrolei ir veikta neatkarīga revīzija.

Izveidojiet īsu lēmuma ierakstu. Katram jautājumam uzrakstiet piegādātāja dokumentu vai darbību, pārbaudes datumu, atbildi un visus neatrisinātos punktus. Neatrisinātam punktam jāpaliek redzamam. Ja piegādātāja piedāvājums ir atkarīgs no pieņēmuma, kuru nevarat pārbaudīt, pirms reāla klientu saraksta pārsūtīšanas lūdziet paskaidrojumus. Izmēģinājums ir noderīgs laiks, lai to izdarītu, jo izmaksas par neatbilstības atklāšanu joprojām ir ierobežotas.

Nosakiet lomas katram apstrādes mērķim

Parastām tikšanās reizēm salonā salons izlemj, kāpēc tas apstrādā klienta informāciju, un rezervācijas piegādātājs apstrādā attiecīgos datus saskaņā ar tā norādījumiem. Citiem mērķiem var būt dažādas lomas. Abonēšanas rēķini, krāpšanas novēršana un piegādātāja juridiskie dokumenti ir jāapraksta atsevišķi. Izlasiet faktisko apstrādes līgumu, nevis pieņemot, ka viens teikums par apstrādātāju attiecas uz katru darbību.

EDAB izskaidro atšķirību starp pārzini un apstrādātāju un līgumu, kas regulē viņu attiecības. Izmantojiet šos norādījumus, lai jautātu, kas apstrādā piekļuves pieprasījumus, datu atgriešanu vai dzēšanu, drošības incidentus un apakšapstrādātāja izmaiņas. Līgumam vajadzētu sniegt jums piemērotu ceļu šādām situācijām. Kontaktadrese bez darbības jomas skaidrojuma var atstāt neskaidru praktisko atbildību.

Saglabājiet vingrinājumu samērīgumu. Nelielam salonam nav jāizgudro pilnīga juridiskā nodaļa, taču ir jāzina, kurš dokuments ir piemērojams un kur uzdot konkrētu jautājumu. Ierakstiet pārskatītā dokumenta versiju. Ja piegādātājs maina materiālu nosacījumu, salīdziniet jauno versiju ar lēmumu, ko pieņēmāt pirms datu pārvietošanas.

Pirms migrēšanas samaziniet laukus

Uzskaitiet laukus pašreizējā klienta eksportā. Katram laukam norādiet mērķi un to, vai tas ir nepieciešams turpmākajām tikšanās reizēm. Vārdi un saziņas kanāli var kalpot rezervācijas procesam; veca brīva teksta piezīme var saturēt informāciju, kurai vairs nav pamatota mērķa. Neimportējiet katru lauku tikai tāpēc, ka pastāv fails.

Atdaliet tikšanās preferences no veselības informācijas, ārstēšanas kontrindikācijām un citām sensitīvām detaļām. Vispārējai rezervēšanas sistēmai nevajadzētu kļūt par neformālu medicīnisko ierakstu. Ja jūsu uzņēmumam ir nepieciešama speciālista informācija, novērtējiet šim atsevišķajam mērķim atbilstošu rīku, juridisko pamatu un drošības pasākumus. Piezīmju lauka parastā ērtība nav pietiekama.

Atšķiriet arī kontaktinformāciju no atļaujas sūtīt mārketingu. Tālruņa numura vai e-pasta adreses migrēšana nerada jaunu atļauju. Saglabājiet informāciju, ko jūsu uzņēmums ir tiesīgs izmantot, un pārskatiet noteikumus par jebkuru reklāmas kanālu atsevišķi. Izvairieties no programmatūras migrācijas pārvēršanas par nepieteiktu mārketinga kampaņu visai vecajai datubāzei.

Pārbaudiet atļaujas, izmantojot kontus, kuriem tās ir vajadzīgas

Izveidojiet testa lietotājus lomām, kas ir pieejamas produktā un attiecas uz jūsu salonu. Apstipriniet, ka īpašnieks var administrēt iestatīšanu, bet citiem cilvēkiem ir tikai tās darbības, kuras attaisno viņu darbs. Atsevišķi pārbaudiet apskates ierakstus, tikšanos maiņu un informācijas eksportēšanu. Atļauja skatīt kalendāru nenozīmē, ka uzņēmumam ir jāielādē visa klientu datu bāze.

Mēģinājuma laikā izmantojiet parastās atļautās darbības. Nepārbaudiet citu salonu un nemēģiniet izgūt reālus ierakstus ārpus savas organizācijas. Pirkuma novērtējumā var pārbaudīt aprakstīto atļauju modeli un dažus pašu organizācijas gadījumus; uzmācīgam drošības novērtējumam ir nepieciešama atsevišķa autorizēta joma. Saglabājiet šo atšķirību lēmumu ierakstā.

Pēc pārbaudes personas piekļuves noņemšanas, izmantojot atbalstīto procesu, pārbaudiet, vai šī persona vairs nevar veikt attiecīgo darbību. Pierakstiet pārbaudīto un rezultātu. Tas jums pastāstīs kaut ko konkrētu par jūsu konfigurāciju. Tas neattaisno apgalvojumu, ka ir pārbaudīti visi iespējamie piekļuves ceļi vai ka piegādātājs ir sertificēts atbilstoši standartam, kuru jūs neesat pārbaudījis.

Precīzi izlasiet atrašanās vietas prasību

Ariveno pašreizējā publiskajā informācijā ir aprakstīti atsevišķi salona D1 un privātie R2 resursi, kas konfigurēti ES jurisdikcijai, savukārt publiskās lapas tiek piegādātas, izmantojot Cloudflare globālās iespējas. Tie ir konkrēti paziņojumi par pakalpojuma daļām. Nepārveidojiet tos apgalvojumā, ka katrs tehniskais process, metadatu vienums un apakšapstrādātāja darbība notiek tikai vienā valstī.

Izlasiet tā pakalpojuma apakšprocesoru sarakstu, kuru plānojat izmantot. Norādiet organizāciju, mērķi, datu apjomu un vajadzības gadījumā pārsūtiet informāciju. Maksājumu apstrādei un salonā atlasītajam SMS kontam var būt atšķirīga saistība no salona tikšanās datu glabāšanas. Jautājiet par daļu, kas ietekmē jūsu lēmumu, tā vietā, lai visus piegādātājus uzskatītu par vienu nediferencētu sarakstu.

Ja jūsu klientam vai uzņēmumam ir nepieciešama noteikta apstrādes vieta, salīdziniet šo nosacījumu ar līguma aprakstu. Vispārējs ES mitināšanas paziņojums var neatbilst konkrētākai prasībai. Nerakstiet klienta paziņojumā stingrāku prasību, nekā to apstiprina dokumenti. Paziņojumā ir jāapraksta process, kuru jūs faktiski izmantojat.

Veiciet sintētisko ierakstu eksportēšanu

Izveidojiet nelielu izdomātu klientu, pakalpojumu, komandas locekļu un tikšanos kopu. Ja iespējams, izmantojiet īpašnieka darbību pilnīgai eksportēšanai. Ariveno publiski apraksta paketi, kurā ir šie ieraksti, iestatījumi un oriģinālie salona attēli. Pārbaudiet iepakojumu savā ierīcē un salīdziniet tā saturu ar testa apjomu. Nedomājiet, ka lejupielādētais arhīvs ir noderīgs, kamēr nevarat to atvērt.

Pārbaudiet ierakstu attiecības un lasāmos formātus. Vai varat pateikt, kura tikšanās pieder kādam dienestam un personai? Vai attēli ir oriģinālajā formā, kas aprakstīts piedāvājumā? Ierakstiet sagatavošanas datumu un aizsargājiet lejupielādēto failu. Eksports pārvieto kopiju ārpus piegādātāja vides, tāpēc jūsu salons kļūst atbildīgs par to, kur šī kopija tiek glabāta un kas tai var piekļūt.

Nepretendējiet uz veiksmīgu migrāciju pie cita piegādātāja, pamatojoties tikai uz eksportu. Uztvērēja sistēma var izmantot dažādus identifikatorus vai formātus. Noderīgs izejas tests atdala datu lejupielādi, nolasīšanu, kartēšanu jaunā formātā un saņemšanas rezultāta pārbaudi. Izmēģinājuma laikā varat pārbaudīt pirmās darbības, neapsolot, ka tiek atbalstīti visi iespējamie galamērķi.

Izprotiet atcelšanu, saglabāšanu un dublēšanu

Ariveno publiskajā informācijā pašlaik ir aprakstīta 30 dienu lasīšanas un eksportēšanas piekļuve pēc atcelšanas un darbības datu dzēšana pēc 90 dienām, ievērojot juridiskās saglabāšanas un dublēšanas cikla izņēmumus. Pirms lēmuma pieņemšanas izlasiet pašreizējos līguma noteikumus; raksta avota datums neaizstāj versiju, kas ir spēkā reģistrējoties.

Atsevišķi jautājiet, kas notiek ar aktīvajiem datiem, norēķinu ierakstiem, drošības žurnāliem un rotējošām dublējumkopijām. Šīm kategorijām var būt dažādi pamatotie periodi un ierobežojumi. Redzamas tikšanās noņemšana nenorāda, ka katra kopija ir uzreiz pazudusi. Jūsu iegādes jautājums ir par to, kā dzīves cikls tiek dokumentēts un kontrolēts, ieskaitot visus izņēmumus, kas ietekmē jūsu salonu.

Izmantojiet izmēģinājuma versiju, lai atrastu atcelšanas un eksportēšanas norādījumus. Neatceliet ražošanas kontu tikai tāpēc, lai pārbaudītu formulējumu. Ja uz dzīves cikla jautājumu dokumentos un jūsu testa kontā nav atbildes, saņemiet atbildi, pirms nosakāt to par sava biznesa procesa nosacījumu. Saglabājiet atbildi kopā ar piegādātāja lēmuma ierakstu.

Sagatavojieties klienta pieprasījumam vai incidentam

Izvēlieties izdomātu pieprasījumu, piemēram, personu, kas lūdz piekļuvi savai tikšanās informācijai. Pierakstiet, kas to saņem, kā tiek pārbaudīta identitāte, kāda informācija ir darbības jomā un kura darbība vai piegādātāja atbalsta ceļš palīdz atbildēt. GDPR ietver prasības attiecībā uz datu subjekta tiesībām, taču darba procedūrai ir jāatbilst ierakstiem, kas faktiski ir jūsu salonā.

Negadījuma mēģinājumam izmantojiet scenāriju, piemēram, pazaudētu personāla ierīci vai kontu, ko izmanto nepareiza persona. Izlemiet, kurš maina piekļuvi, kurš izmeklē faktus un kurš pārskata visus paziņošanas pienākumus. Nepārvērtiet mēģinājumu par īstu atskaiti iestādei. Rezultātā ir jābūt kontakta un lēmuma ceļam, ko īpašnieks var izmantot, kad notiek reāls notikums.

Saglabājiet pierādījumus, neievācot nevajadzīgus personas datus. Īss notikuma ieraksts, ietekmētais apjoms, lēmumi un darbības var būt noderīgāks nekā visas klienta datu bāzes kopēšana incidenta piezīmē. OWASP reģistrēšanas norādījumi atbalsta noslēpumu un nevajadzīga sensitīva satura izslēgšanu no žurnāliem; jūsu atbalsta un izmeklēšanas rutīnai būtu jāievēro tas pats princips.

Klientu datu aizsardzība sākas recepcijā, telefonā un darbinieka atvērtajā ekrānā. Vārds, kontakts, pieraksts un ar personu saistīta izvēle var būt personas dati. [2] Tāpēc jautājums par servera atrašanās vietu ir tikai daļa no pārbaudes. Jāapskata, kā salons ievāc informāciju, kas tai piekļūst un kur tā nonāk pēc eksporta vai ekrānuzņēmuma nosūtīšanas.

Šis darba paņēmiens paredzēts nelielam salonam. Juridiskie avoti attiecas uz Vispārīgās datu aizsardzības regulas piemērošanas jomu ES un Eiropas Ekonomikas zonā. Konkrētās darbības un vietējās prasības jāvērtē atbilstoši salona situācijai. Programmas iegāde nepierāda visu salona darbību atbilstību. Mūsu ieteikums ir katru svarīgu solījumu pārvērst konkrētā kontrolē, atbildīgajā un pierādījumā, ko iespējams parādīt arī pēc vairākiem mēnešiem.

Nosaki lomas pēc darbības

Salons parasti nosaka, kāpēc klientu dati nepieciešami pierakstam, tādēļ šajā darbībā var būt pārzinis. Programmas piegādātājs var tos apstrādāt pēc salona dokumentētiem norādījumiem. Tas pats uzņēmums savas norēķinu vai juridisko pienākumu izpildes darbībās var būt citā lomā. Vērtē konkrētu datu izmantošanu, nevis automātiski piešķir vienu lomu visam uzņēmumam. [4]

Izlasi datu apstrādes līgumu un pārbaudi tajā darbības saturu, drošību, apakšapstrādātājus, palīdzību personas tiesību īstenošanā un pakalpojuma beigās paredzēto kārtību. [4] Fiksē versiju un datumu. Ja nav saprotams, kurš palīdzēs atbildēt klienta pieprasījumam, noskaidro to pirms pirmā pieprasījuma. Frāze „dati ir aizsargāti” nesniedz darbiniekam norādi, kam jāzvana, kad klients prasa savu informāciju.

Piešķir katram laukam mērķi

Pieraksti, kāpēc salons prasa vārdu, telefonu, e-pastu un izvēlēto pakalpojumu. Dažām darbībām pietiek ar vienu kontaktkanālu. Ja nepieciešami divi, pamato to ar darba plūsmu. Papildu lauks nav pamatots tikai tāpēc, ka sistēma ļauj to pievienot. Datu minimizēšana nozīmē nepieciešamu apjomu konkrētam mērķim. [2]

Īpaši pārbaudi brīvā teksta piezīmes. Tur var nonākt gan noderīga praktiska izvēle, gan veselības informācija vai nepamatots vērtējums. Uzraksti īsu instrukciju ar pieļaujamiem piemēriem. Vārds „sarežģīts klients” nākamajam darbiniekam nepaskaidro, kas jādara. Precīzs pieraksta notikums var būt noderīgāks, taču arī tā mērķis un glabāšanas ilgums jānosaka. Komandas paradumi ir datu aizsardzības daļa.

Veselības datus turi piemērotā procesā

Alerģija, diagnoze un veselības kontrindikācija var būt īpašas kategorijas dati. To apstrādei vajadzīgs gan regulas 6. pantam atbilstošs juridisks pamats, gan piemērojams 9. panta nosacījums. [1] [3] Vienkārša vispārēja piekrišana pierakstam automātiski neatrisina veselības anketas izmantošanu. Salonam jāvērtē konkrēta nepieciešamība un piemērotas aizsardzības prasības.

Ariveno nav paredzēts veselības datu vai medicīniskās dokumentācijas glabāšanai. Ja profesionālais process prasa atsevišķu anketu, nosaki tās vietu, piekļuvi, pārbaudītāju un saglabāšanu atsevišķi. Kalendārā parasti nav jākopē visi iemesli, kāpēc pakalpojums pārcelts. Neitrāls nākamais solis, piemēram, nepieciešama konsultācija, var palīdzēt pieraksta organizēšanai bez sensitīvu detaļu izplatīšanas visai recepcijai. Atšķirība jāizskaidro jaunam darbiniekam pirms piezīmju lietošanas.

Izmanto individuālus kontus

Kopīgs konts atvieglo ātru ieiešanu, bet apgrūtina izmaiņas veicēja noteikšanu. Eiropas Datu aizsardzības kolēģijas vadlīnijas iesaka lietotāju identificēšanu, piemērotu autentifikāciju un piekļuvi pēc darba vajadzības. [5] Darbiniekam, kurš sniedz vienu pakalpojumu, ne vienmēr nepieciešams visas klientu bāzes eksports vai iespēja mainīt uzņēmuma drošības iestatījumus.

Ja konkrētā sistēmā ir daudzfaktoru autentifikācija, pārbaudi tās ieslēgšanu un atjaunošanas ceļu. Nenorādi to kā produkta funkciju, pirms nav pierādījuma. Nosaki, kas piešķir piekļuvi jaunam cilvēkam un kas to noņem aiziešanas dienā. Pārbaudei jāaptver arī ārējie kalendāri, faili, e-pasts un darba telefons. Viena programmas konta aizvēršana pati par sevi neizdzēš darbinieka personīgajā telefonā saglabātu klientu sarakstu.

Aizsargā darba vietas ierīces

Atvērts ekrāns var parādīt klienta datus cilvēkam, kuram nav sistēmas konta. Nosaki ekrāna bloķēšanu, ierīču atjaunināšanu un pieņemamu darba informācijas glabāšanu. Ja izmanto personīgo telefonu, vienojies, kurus datus tajā drīkst turēt un ko dara darba attiecību beigās. Šo lēmumu programmas piegādātājs salona vietā nevar pieņemt.

Pārbaudi reālu situāciju: darbinieks iziet no recepcijas, klients stāv pie letes un ekrānā paliek citas personas pieraksts. Vai ekrāns aizveras? Vai darbinieks pēc atgriešanās var normāli turpināt darbu? Kontrole, kuru komanda nepārtraukti apiet, jāpārveido. Drošībai jāatbilst riskam un jāaptver konfidencialitāte, integritāte un pieejamība. [5] Viena pareiza parole neaizsargā atvērtu ekrānu vai nekontrolētu faila kopiju.

Glabāšanas ilgumu nosaki datu grupām

Nākotnes pieraksts, veca pakalpojuma piezīme, rēķins un mārketinga piekrišanas pierādījums pilda dažādus mērķus. Viena universāla robeža tiem var nederēt. Dažus ierakstus ietekmē valsts nodokļu vai strīdu prasības. Iesakām nelielu tabulu ar datu grupu, mērķi, termiņa sākumu, ilgumu un atbildīgo par dzēšanu. [2]

Piegādātājam jautā atsevišķi par aktīvajiem datiem, žurnāliem, rezerves kopijām un līguma beigām. Ieraksts var pazust no ekrāna agrāk nekā rotējošas kopijas. Noskaidro, kad kopijas nomainās un kā novērš dzēstu datu atgriešanu ikdienas izmantošanā. Pārbaudes lapā neraksti „dzēšana darbojas”, ja esi redzējis tikai pogu. Izmēģini vienu izdomātu klientu un apraksti rezultātu.

Pārbaudi eksportu un tā izmantošanu

Eksports palīdz migrācijā un datu pārbaudē, bet vienlaikus ļauj visu klientu informāciju ievietot vienā failā. Nosaki, kurš drīkst eksportēt, kur failu tur, cik ilgi tas paliek un kā to nodod. Parasts e-pasta pielikums var radīt vairākas kopijas, kuru tālāko izmantošanu salons vairs neredz.

Pārbaudi, vai eksportā ir vajadzīgie lauki un to nozīme ir saprotama. Personas datu pārnesamības tiesībām ir noteikts juridisks apjoms; tās nav automātiski tas pats, kas uzņēmuma iespēja migrēt visus ierakstus. [6] Salona eksporta iespēju pārbaudi līgumā un ar failu. Ja datumus nevar interpretēt vai nav saprotams pakalpojuma identifikators, lejupielādes poga vēl nepierāda praktiski izmantojamu rezultātu.

Rezerves kopiju pārbaudi ar atjaunošanu

Lejupielādēts fails un strādājoša atjaunošana ir dažādas lietas. Jautā, kurš atbild par kopijām, ko var atjaunot un kādos apstākļos. Salona paša eksports var būt papildu kontrole, tomēr tas nepierāda visas sistēmas atjaunošanas spēju. Nepārpublicē noteiktu atjaunošanas laiku, ja tam nav piegādātāja dokumenta vai pārbaudes.

Regula prasa riskam atbilstošus pasākumus un ietver pieejamības atjaunošanu, taču nenosaka vienu saloniem universālu kopēšanas biežumu. [1] Mūsu piedāvāts izmēģinājums ir aizsargāti saglabāt sintētisku paraugu un pārbaudīt tā lasāmību un izmantošanu. Fiksē datumu, apjomu un rezultātu. Ja jāmeklē palīdzība, pieraksti arī kontaktu. Atjaunošanas plāns kļūst noderīgs tad, kad komanda zina darbības, nevis tikai zina, ka „kaut kur ir kopija”.

Sagatavo incidenta ziņošanas ceļu

Nepareizam saņēmējam nosūtīts apstiprinājums, pazaudēts telefons un sveša konta piekļuve prasa ātru iekšēju informēšanu. Dod komandai vienu kontaktu un īsu norādi: kas noticis, kad pamanīts, kādi dati skarti un vai piekļuve turpinās. Nav jāgaida galīgs pierādījums par ļaunprātīgu izmantošanu, lai informētu atbildīgo un saglabātu vajadzīgos faktus.

Saskaņā ar regulu pārzinis ziņo uzraudzības iestādei bez nepamatotas kavēšanās un, ja iespējams, 72 stundu laikā pēc pārkāpuma konstatēšanas, izņemot gadījumus, kad risks personu tiesībām un brīvībām ir maz ticams. Tas nav beznosacījuma pienākums ziņot par katru tehnisku kļūmi. Risks un lēmums jādokumentē. [1] Piegādātāja paziņojums salonam un salona paziņojums iestādei ir atsevišķas darbības ar noteiktu atbildību.

Pārbaudi īpašnieka un aizvietotāja rīcību

Izspēlē arī dienu, kad īpašnieks nav pieejams. Recepcijai jāzina, kas drīkst pieņemt lēmumu par iespējamu datu pārkāpumu un kur pieejama vajadzīgā instrukcija. Aizvietotājam nav obligāti jādod visas īpašnieka tiesības, lai viņš varētu saņemt ziņu un nodot to atbildīgajam. Nodalīta saziņa un piekļuve palīdz neatvērt visu klientu datu kopu tikai viena ārkārtas uzdevuma dēļ.

Pārbaudes beigās pajautā darbiniekam, kā viņš rīkotos ar svešu klienta failu, kas nejauši pienācis e-pastā. Sagaidāmais rezultāts nav faila pārsūtīšana visai komandai. Vajadzīga kontrolēta informēšana, nepieciešamo faktu saglabāšana un norāde par turpmāko darbību. Īss reālistisks vingrinājums parāda instrukcijas trūkumus ātrāk nekā vēl viens dokuments, kuru neviens nav atvēris.

Pierakstu nodali no reklāmas

Apstrāde, kas nepieciešama pieprasītam pakalpojumam vai līguma izpildei, noteiktos apstākļos var balstīties uz attiecīgo pamatu. Tas automātiski neattiecas uz reklāmu. Elektroniskajam mārketingam papildus jāvērtē piemērojamās saziņas prasības. [3] Ja klients iebilst pret tiešo mārketingu, šim mērķim apstrāde jāpārtrauc. [6]

Saglabā kanālu izvēles saprotamas un nejauc reklāmas atteikumu ar vizītes atcelšanu. Gala pārbaudei izspēlē vienu klienta ceļu: datu ievākšana, pakalpojums, izmaiņa, pieprasījums, eksports un dzēšana. Ja katram posmam ir atbildīgais un redzams rezultāts, salons spēj aizsardzību praktiski paskaidrot. Tas ir stiprāks pamats nekā vispārīgs apgalvojums, ka nopirkta programma „pilnībā nodrošina atbilstību”.

Izlemiet, kas paliek neatrisināts

Pabeidziet uzdevumu ar dokumentu versijām, pārbaudītajām operācijām un neatrisinātajiem jautājumiem vienuviet. Īpašniekam jāspēj izskaidrot, kāpēc piegādātājs ir piemērots salonam un kāda atbildība paliek salonam. Izvairieties no viena punkta, piemēram, “pilnībā drošs”, kas slēpj trūkstošu eksporta pārbaudi vai neskaidru apstrādes nosacījumu.

Ariveno 14 dienu izmēģinājuma versijai ir nepieciešama maksājumu karte, un tā tiek atjaunota atlasītajā abonementā, ja vien neatceļat pašreizējo noteikumu ietvaros. Izvēles SMS ir atsevišķa. Izmantojiet testa datus, kamēr pārbaudāt atļaujas un eksportējat. Pārsūtiet reālus klienta ierakstus tikai pēc tam, kad ir izprasti dokumenti, jūsu konfigurācija un paredzētais apstrādes mērķis.