Piedāvā atcelto pieraksta laiku vienai piemērotai personai vienlaikus.

Gaidīšanas saraksts sākas ar klienta vēlmi

Gaidīšanas saraksts palīdz salonam piedāvāt atbrīvojušos laiku cilvēkam, kurš jau ir paudis interesi par piemērotu pakalpojumu. Tas pats par sevi nerada jaunu pieprasījumu un nepadara jebkuru atcelto pierakstu izmantojamu. Klientam jāsaprot, ko nozīmē ieraksts sarakstā: tā ir vēlme saņemt piedāvājumu, nevis jau apstiprināts apmeklējums. Paskaidro, kā salons sazināsies un kā cilvēks var atsaukt savu pieprasījumu.

Ieteikums ir vispirms pierakstīt pakalpojumu, vēlamo darbinieku, iespējamos datumus un saziņai vajadzīgo kontaktu. Piemēram, klients var pieņemt tikai vakara laikus, savukārt citam der jebkura trešdiena. Šāda atšķirība ir būtiska, jo piedāvājums par nederīgu laiku rada lieku saziņu. Neprasi privātu skaidrojumu, kāpēc cilvēks nevar ierasties citā dienā. Salona uzdevums ir saskaņot laiku ar vajadzību, nevis novērtēt klienta personiskos apstākļus.

Savāc tikai vajadzīgo informāciju

Vārds, kontakts un saistība ar pierakstu ir personas dati. Arī šķietami nevainīga piezīme var atklāt vairāk, nekā nepieciešams rezervācijas organizēšanai. Eiropas datu aizsardzības norādījumi iesaka noteikt apstrādes mērķi, vākt vajadzīgo informāciju un glabāšanas laiku saistīt ar šo mērķi. Gaidīšanas sarakstam nav viena universāla glabāšanas termiņa, kas automātiski derētu visiem saloniem Latvijā. [1]

Ja klients vēlas agrāku laiku pirms konkrēta datuma, pēc šī datuma pieprasījums zaudē sākotnējo nozīmi. Nosaki, vai to dzēš vai pārjautā klientam par turpmāku vēlmi. Veselības informāciju, alerģiju aprakstus un citus īpašus datus nepievieno parastai gaidīšanas saraksta piezīmei. Ariveno nav paredzēts veselības datu vai medicīnisku piekrišanas dokumentu pārvaldīšanai. Ja nozarē nepieciešama cita dokumentācija, salonam jānodrošina atbilstošs atsevišķs process.

Pārbaudi, vai brīvais laiks tiešām der

Atceltā pieraksta sākums un beigas vēl neapraksta visu pieejamo jaudu. Frizētavas pakalpojumam var būt vairāki posmi, atšķirīga darbinieka iesaiste un vajadzība pēc konkrētas darba vietas. Skaistumkopšanas vai tetovēšanas pakalpojumā jārēķinās ar sagatavošanu un sakārtošanu. Gaidīšanas saraksta piedāvājumu drīkst veidot tikai pēc tam, kad pārbaudīts viss nepieciešamais laika bloks.

Ariveno ļauj plānot vairāku posmu pakalpojumus, darbinieku un resursu noslodzi, kā arī sagatavošanas un uzkopšanas laiku. Salona komanda nosaka atbilstošos parametrus. Sistēma nevar pati zināt, vai konkrētam klientam vajadzīga iepriekšēja profesionāla konsultācija vai cits pakalpojuma apjoms. Ja pieprasījums neatbilst brīvajam blokam, nepiedāvā saīsinātu pakalpojumu tikai tāpēc, lai aizpildītu grafiku. Saskaņo citu iespēju vai saglabā pieprasījumu līdz piemērotam laikam.

Vienojies par saprotamu piedāvājumu kārtību

Klientiem nav jāmin, kā salons izvēlas nākamo saņēmēju. Ieteicama ir skaidra kārtība, kas ņem vērā pakalpojuma piemērotību, pieejamo laiku un pieprasījuma secību. Ne katrs agrāk pieteikts klients der katram atceltajam blokam. Ja salons dod priekšroku konkrētam darbiniekam pieteiktajiem klientiem, šo principu paskaidro iepriekš. Komandai jāspēj piemērot vienus noteikumus arī tad, kad parastais administrators ir prom.

Nevajag solīt, ka gaidīšanas sarakstā esošais cilvēks noteikti saņems ātrāku laiku. Šāds solījums var radīt nepamatotas gaidas un liekas sūdzības. Apraksti, kas notiks, ja piedāvājuma nebūs, un kad pieprasījums beigsies. Klienta atteikums no viena neatbilstoša laika nav automātiska atteikšanās no jebkuras turpmākas iespējas. Pirms dzēšanas vai statusa maiņas pārliecinies, ko cilvēks patiesībā ir paziņojis.

Piedāvājums un apstiprinājums ir atsevišķi soļi

Ariveno gaidīšanas saraksts piedāvā laiku secīgi vienam cilvēkam ar ierobežotu atbildes laiku. Pirms galīgās apstiprināšanas pieejamība tiek pārbaudīta vēlreiz. Tas nav automātisks pieraksts bez klienta pieņemta piedāvājuma. Šī atšķirība ir svarīga, ja tajā pašā laikā administrators ievada telefona pierakstu vai cits klients izmanto publisko saiti.

Izmēģinājumā pārbaudi divus vienlaicīgus pieprasījumus uz vienu laiku. Vienam cilvēkam piedāvājums var būt atvērts telefonā, bet darbinieks tikmēr saņem citu pieprasījumu. Komandai jāzina, kur redzams apstiprinātais statuss un kā rīkoties, ja pieejamība ir mainījusies. Nelūdz darbiniekiem paļauties uz agrāk redzētu ekrānuzņēmumu. Patiesa brīvā vieta jāvērtē aktuālajā grafikā, un klientam neskaidrā situācijā jāsaņem skaidra atbilde.

Ziņojumā iekļauj lēmumam vajadzīgo

Klientam jāredz pakalpojums, datums, sākuma laiks, vieta un būtiskā informācija par cenu. Ja konkrētais darbinieks ir daļa no piedāvājuma, norādi arī viņu. Pasaki, līdz kuram brīdim var pieņemt piedāvājumu un kas notiks pēc termiņa. Laika ierobežojumam jāpaskaidro reāls darba process, nevis jāveido mākslīga steiga. Ja klients dzīvo citā laika joslā vai ceļo, pārbaudi, vai viņš nepārprot salona vietējo laiku.

Pakalpojuma informācija un noteikumi jādara saprotami pirms apstiprinājuma. Eiropas Savienības patērētāju informācijas prasības veido ietvaru uzņēmuma darbam ar patērētāju, bet konkrētā Latvijas procesa piemērošana ir jāizvērtē atbilstoši situācijai. Vienkāršs pieprasījums sarakstā ne vienmēr nozīmē jau noslēgtu distances līgumu. Skaidri nodali vēlmi, piedāvājumu un apstiprinātu pakalpojumu. [2]

Saziņas mērķis nosaka datu izmantošanu

Ziņa par klienta pieprasīto agrāko laiku nav attaisnojums reklamēt visus salona pakalpojumus visai datubāzei. Konkrētas apstrādes tiesiskais pamats jāizvērtē atbilstoši mērķim. Līguma vai pirmslīguma darbību nepieciešamība noteiktos apstākļos var būt piemērota, bet tā nedod automātisku pamatu visai turpmākajai reklāmai. Ja izmanto piekrišanu, tai jābūt brīvai, konkrētai, informētai un nepārprotamai. Elektroniskam mārketingam jāņem vērā arī Latvijas piemērojamie saziņas noteikumi. [3]

Darbiniekam vajadzētu zināt, kā atšķirt klienta pieprasītu piedāvājumu no reklāmas ziņas. Sagatavo īsus saziņas paraugus šiem gadījumiem un pārbaudi, vai tajos nav lieku privātu detaļu. Ja cilvēks atsauc gaidīšanas pieprasījumu, atjauno tā statusu. Nepietiek ar mutisku piezīmi vienam kolēģim, ja cits turpina izsūtīt piedāvājumus. Izmaiņai jābūt redzamai cilvēkiem, kuri ikdienā pārvalda pierakstus.

Nosacījumus neradi pēc pieņemšanas

Gaidīšanas sarakstā atrastam klientam nevajadzētu negaidīti saņemt citus atcelšanas noteikumus nekā parastam pierakstam. Ja salons izmanto atšķirīgus nosacījumus, tos nepieciešams skaidri paziņot pirms piedāvājuma pieņemšanas un izvērtēt to tiesiskumu. Netaisnīgu noteikumu risku var radīt slēpti nosacījumi, pārmērīgas kompensācijas prasības vai nepamatota vienpusēja rīcība. Klienta atzīme rūtiņā šo risku pati par sevi nenovērš. [4]

Ariveno piedāvājums neietver klientu pakalpojumu maksājumus vai drošības naudas iekasēšanu. Ja salonam ir atsevišķs maksājumu process, tas jāapraksta atbilstoši faktiskajai kārtībai. Nesauc gaidīšanas saraksta apstiprinājumu par samaksātu rezervāciju, ja maksājums nav veikts. Precīzs statuss palīdz gan klientam, gan komandai saprast nākamo darbību bez papildu telefona sarunas.

Mēri pabeigtos apmeklējumus

Uzskaiti atceltos laikus, piemērotos pieprasījumus, nosūtītos piedāvājumus, pieņemtos pierakstus un faktiski pabeigtos pakalpojumus. Šie skaitļi atbild uz dažādiem jautājumiem. Izdomātā piemērā no desmit atceltiem blokiem sešiem atrodas piemērots pieprasījums, četri klienti apstiprina un trīs apmeklējumi notiek. Nedrīkst sešus piedāvājumus aprakstīt kā sešus atgūtus apmeklējumus.

Salīdzini arī atjaunotās darba minūtes un pakalpojumu mainīgos izdevumus. Īss pakalpojums var aizpildīt tikai daļu atbrīvotā laika, bet garāks pakalpojums var nebūt piemērots konkrētajam darbiniekam. Ieteikums ir vērtēt rezultātus pa pakalpojumu grupām un atcelšanas brīdi. Pēdējās stundas iespēja un nedēļu iepriekš atbrīvots laiks prasa atšķirīgu saziņu. Iekļauj arī ziņojumu izmaksas un administratora darbu.

Saskaņo sarakstu ar jau esošo pierakstu

Dažkārt klients gaida agrāku laiku, lai gan viņam jau ir apstiprināts vēlāks apmeklējums. Šādā situācijā pārbaudi, vai viņš vēlas pārcelt esošo pierakstu vai pievienot otru pakalpojumu. Pieņemts piedāvājums nedrīkst atstāt komandai neskaidru jautājumu par veco laiku. Klientam pasaki, kurš datums pēc izmaiņas ir spēkā. Nepieņem, ka viņš pats atcels agrāko rezervāciju, ja salons to sarunā nav skaidri vienojies.

Vēl viens piemērs ir klients, kura darba grafiks mainās katru nedēļu. Ja pieprasījumā bija tikai šīs nedēļas pieejamība, veco informāciju nevajadzētu izmantot nākamā mēneša piedāvājumam. Īsa pārjautāšana var novērst daudz nevajadzīgu ziņu. Komandai jāspēj atrast pieprasījuma aktualitāti, nevis jāmeklē atmiņā, kurš kolēģis pēdējoreiz runāja ar klientu.

Pēc manuālas sarunas pārbaudi gan gaidīšanas pieprasījuma, gan pieraksta statusu. Ja klients savu vēlmi ir izpildījis, viņam nevajadzētu atkārtoti saņemt piedāvājumu par to pašu vajadzību. Šī pārbaude ir īpaši noderīga dienās, kad sarakstu apkalpo vairāki darbinieki un telefona sarunas notiek paralēli darbam ar publisko pieraksta saiti.

Izmēģini procesu ar kontrolētu situāciju

Pirms komanda paļaujas uz gaidīšanas sarakstu ikdienā, izveido testa atcelšanu un divus piemērotus pieprasījumus. Pārbaudi, kurš saņem pirmo piedāvājumu, kā redzams tā termiņš un kas notiek pēc atteikuma. Tad atkārto piemēru ar pieņemtu piedāvājumu un pārbaudi gala pierakstu. Izmanto testa datus, lai mācību ziņas netiktu sūtītas īstiem klientiem.

Nosaki arī cilvēku, kurš palīdzēs, ja klients nesaprot saiti vai nevar atbildēt ierastajā veidā. Manuāli atrisinātai situācijai jābūt atspoguļotai kopējā grafikā. Ariveno nav apsolīts darbs bez interneta; salona darba nepārtrauktībai vajadzīga paša izstrādāta kārtība. Labi pārbaudīts gaidīšanas saraksts padara iespēju izmantot brīvu laiku saprotamāku, vienlaikus saglabājot klienta izvēli un darbinieku pārskatāmu darbu.