Αλλάξτε σύστημα κρατήσεων χωρίς εικασίες ή απώλεια ελέγχου.

Καταγράψτε πού βρίσκονται σήμερα πελάτες, υπηρεσίες, προσωπικό, πόροι, μελλοντικά ραντεβού, συγκαταθέσεις, σημειώσεις και κανόνες ακύρωσης. Αναθέστε σε κάθε σύνολο δεδομένων έναν υπεύθυνο λειτουργίας και μία απόφαση: μεταφορά, αρχειοθέτηση ή παράλειψη.

Διαχωρίστε τα δεδομένα που απαιτούνται για τη συνέχιση της υπηρεσίας από το ιστορικό που μπορεί να παραμείνει σε αρχείο ελεγχόμενης πρόσβασης. Το μικρότερο εύρος μειώνει σφάλματα, διπλότυπα και περιττή επεξεργασία προσωπικών δεδομένων.

Τα ονόματα στηλών δεν αποτελούν σύμβαση. Ορίστε τη μορφή τηλεφώνου, τη ζώνη ώρας, τον εντοπισμό διπλοτύπων, τις υποχρεωτικές τιμές και τι συμβαίνει όταν μια υπηρεσία ή ένα μέλος της ομάδας είναι άγνωστο.

Η δοκιμαστική εκτέλεση πρέπει να καταλήγει σε αναφορά: γραμμές που διαβάστηκαν, εγγραφές που απορρίφθηκαν, διπλότυπα, σχέσεις που λείπουν και δείγμα για χειροκίνητο έλεγχο. Μια μη έγκυρη εγγραφή δεν πρέπει να αλλάζει σιωπηρά την υπόλοιπη εισαγωγή.

Ρυθμίστε πρώτα υπηρεσίες, προσωπικό και πόρους. Έπειτα κάντε δοκιμαστική εισαγωγή χωρίς να δημοσιεύσετε τον νέο σύνδεσμο. Ελέγξτε δείγμα πελατών και ραντεβού, με χρονικά περιθώρια, χρόνους αναμονής επεξεργασίας, άδειες και σενάρια κοινόχρηστου εξοπλισμού.

Στην παράλληλη περίοδο, ορίστε ένα σύστημα ως έγκυρη πηγή για τις νέες κρατήσεις. Μην αφήνετε το προσωπικό να καταχωρίζει τα ίδια ραντεβού ανεξάρτητα σε δύο συστήματα χωρίς διαδικασία συμφωνίας εγγραφών.

Η μετάβαση περιλαμβάνει τον σύνδεσμο του ιστοτόπου, το Εταιρικό προφίλ Google, τα κοινωνικά δίκτυα, τους κωδικούς QR και τις οδηγίες υποδοχής. Διατηρήστε την αρχική εξαγωγή, την αναφορά εισαγωγής και το αρχείο αλλαγών, αλλά μη μετατρέψετε ένα τοπικό αρχείο σε μόνιμη αποθήκη δεδομένων.

Το σχέδιο επιστροφής πρέπει να ορίζει πώς θα επανέλθετε στο προηγούμενο κανάλι κρατήσεων αν αποτύχει ένα κρίσιμο σενάριο. Η επιστροφή δεν μπορεί να εξαρτάται από την ανασύνθεση των ραντεβού από μνήμης από το προσωπικό.