En vagtplan, der tjekker bookede aftaler, før du offentliggør den.

Begynd med salonens ramme

Fastlæg lokation, tidszone og åbningstider før du opretter medarbejdernes ledige perioder. Det er forskellige indstillinger. En salon kan holde åbent på en dag, hvor en bestemt behandler ikke arbejder. Hvis medarbejderens tid automatisk følger hele åbningstiden, kan kunden få tilbudt aftaler, som teamet ikke kan udføre. Skriv derfor den forventede sammenhæng ned, og lad en anden person kontrollere den mod jeres faktiske arbejdsplan.

Tidszonen skal svare til den konkrete lokation og kundens forventning. Brug især prøvebookinger omkring ændring mellem sommer- og vintertid, hvis datoerne er relevante. En bekræftet tid skal betyde samme tidspunkt for kalender, medarbejder og kunde. Undgå at løse en forskel ved blot at lægge en time til en enkelt aftale. Find opsætningens årsag, ret den og gennemgå de aftaler, som kan være påvirket af samme fejl.

Opret almindelige arbejdstider først

Registrér hver medarbejders normale tilstedeværelse som udgangspunkt. Tilføj derefter konkrete pauser og andre opgaver, som ikke skal kunne bestilles af kunder. En arbejdsdag kan indeholde oplæring, lager og klargøring ud over behandlinger. Kunden behøver ikke se opgavernes detaljer, men kalenderen skal beskytte den tid, de kræver. Ellers kommer det administrative arbejde til at ligge i et hul, som systemet stadig tilbyder til en ny kunde.

Planlæg arbejdstid efter lokale regler og medarbejdernes aftaler. Denne opsætningsguide fastlægger ikke pauselængder eller en fælles europæisk vagtordning. EU-OSHA's frisørvejledning fremhæver blandt andet behovet for vurdering af arbejdsmiljørisici. [1] En korrekt kalenderopsætning er derfor kun én del af en gennemførlig arbejdsdag. Ejeren skal stadig vurdere belastning, hvile, bemanding og de opgaver, som et softwarefelt ikke i sig selv gør forsvarlige.

Knyt services til de rigtige personer

Gennemgå hvilke medarbejdere der må udføre hver service. Brug den godkendte kompetence som grundlag, ikke blot jobtitlen. To personer med samme titel kan have forskellige arbejdsområder. Test at en service vises hos en relevant medarbejder og ikke hos en person, som endnu mangler oplæring. Når kompetencen ændres, skal én ansvarlig opdatere sammenhængen og kontrollere en prøvebooking. Det er en lille handling, som forebygger et forkert løfte til kunden.

Beskriv også hvilke servicevalg der først kræver en konsultation eller manuel vurdering. Ariveno kan planlægge almindelige aftaler, men er ikke en medicinsk dokumentationsløsning og afgør ikke kontraindikationer. Et grønt tidspunkt er ikke en faglig godkendelse. Hold eventuelle særlige professionelle processer og oplysninger uden for almindelige bookingnoter. Lad receptionen kende en tydelig status for, at vurderingen mangler, uden at den behøver se følsomme detaljer om kunden.

Tilføj rum og andre ressourcer

Angiv de ressourcer, som den konkrete service kræver, og hvornår de er optaget. Ariveno beskriver samtidig kontrol af medarbejder og krævede ressourcer. Prøv derfor to forskellige konflikter: en ledig medarbejder med optaget rum og et ledigt rum med optaget medarbejder. Resultatet skal passe til begge forhold. Hvis du kun tester et tidspunkt, hvor alt er ledigt, har du endnu ikke undersøgt den mekanisme, som skal beskytte salonens praktiske kapacitet.

Ved flertrinsservices kan medarbejderen være til rådighed i en procespause, mens kundens plads stadig er optaget. Beskriv faserne særskilt og kontrollér hvordan nye aftaler påvirker forløbet. En ressource kan også kræve eftertid til oprydning. Brug salonens konkrete procedure til varigheden. Tekniske risikobeskrivelser for beauty omfatter blandt andet nedsættelse af eksponering og relevante kontrolforanstaltninger, men de definerer ikke én ens bookingbuffer for alle behandlinger. [2]

Sæt buffere med et konkret formål

En buffer før servicen kan give plads til forberedelse; en buffer efter servicen kan beskytte oprydning og afslutning. De er ikke automatisk medarbejderens pause, og de er ikke det samme som behandlingens procespause. Navngiv opgaven og se hvor tiden skal ligge. Hvis du tilføjer ét generelt tillæg uden forklaring, bliver det svært for teamet at vide, hvornår det må ændres, og hvilke andre aftaler ændringen kan påvirke.

Tag tid på flere almindelige forløb og et længere eksempel, som medarbejderne kender. Notér hvornår næste kunde reelt kunne begynde, og hvad der foregik i eftertiden. Revidér opsætningen ud fra observationerne og gentag prøven. Undgå at fastlægge den almindelige tid efter det hurtigste besøg. En plan, der kun virker uden kundespørgsmål, pauser eller oprydning, viser mere kapacitet end salonen faktisk har og sender regningen videre til teamet.

Opret fravær og undtagelser

Registrér ferie, sygdom og andre blokeringer særskilt fra de normale tider. Gennemgå derefter de eksisterende aftaler, som falder i perioden. En blokering kan forhindre nye bookinger uden at løse de løfter, der allerede er givet. Skriv hvilke kunder der kræver kontakt, og hvem der følger op. Hvis en anden medarbejder skal overtage, kontrollér kompetence, varighed og kundens accept, før du betragter ændringen som afsluttet.

Test en enkelt undtagelse i en tilbagevendende serie. Ariveno understøtter gentagne aftaler, men receptionen skal kende forskellen på at ændre ét besøg og flere. Prøv også en midlertidig vikar eller en ændret åbningstid, hvis det findes i jeres arbejdsgang. Gem den tidligere opsætning eller en oversigt over ændringerne. Det giver en praktisk vej tilbage, hvis en ny regel gør flere fremtidige tider forkerte end den oprindelige situation.

Kontrollér kalenderadgang og eksterne visninger

Giv medarbejdere individuel adgang og rettigheder efter arbejdsbehov. EDPB anbefaler unikke brugere, begrænsning af rettigheder og fjernelse af forældet adgang. [3] Den person, der arbejder med dagens besøg, behøver ikke nødvendigvis kunne eksportere hele kundelisten eller ændre alles tilgængelighed. Prøv kalenderen som almindelig medarbejder og som ejer. Et system kan fungere godt for ejeren, men mangle en praktisk mulighed i den rolle, der faktisk bruger det.

Arivenos verificerede iCal-eksport er envejs og udelader kundernes telefonnumre. Beskriv den derfor ikke som en fuld tovejs synkronisering. En ekstern kalendervisning skal ikke automatisk opfattes som den gældende bookingkilde eller en måde at redigere aftaler på. Test hvad visningen indeholder, hvornår ændringer fremgår, og hvilken kalender teamet skal bruge til beslutninger. Flere skærme er kun nyttige, hvis medarbejderne ved hvilken af dem der afgør den aktuelle aftale.

Udfør prøver i den rigtige rækkefølge

Opsæt først ramme, medarbejdere og services, derefter ressourcer, buffere og undtagelser. Lav en prøvebooking efter hvert trin. Skriv forventet resultat inden du klikker: hvilken tid skal være ledig, hvilken skal afvises, og hvem skal kunne se den? Det gør testen mere præcis end at vælge tilfældige tider indtil noget ser rigtigt ud. Brug opdigtede kundedata, så du kan ændre og slette forløbene uden at påvirke en rigtig persons aftale.

Et godt prøvesæt indeholder almindelig service, service uden godkendt medarbejder, delt ressource, pause, ferie og en kundes flytning. Tilføj en manuel telefonreservation, fordi den skal påvirke de samme tider som onlinebookingen. Ariveno understøtter den fælles kalender. Se også på bekræftelsen fra kundens side. En opsætning er ikke færdig, hvis kalenderen ser korrekt ud internt, men kunden modtager et andet tidspunkt eller en forkert servicebeskrivelse.

Aftal hvem der vedligeholder opsætningen

Udpeg en ansvarlig for nye services, medarbejdere og lokationsændringer. Beskriv hvilken prøve der gentages efter hver type ændring. Et nyt rum kræver ressourcekontrol; en ny medarbejder kræver kompetence og adgang; en ændret service kræver varighed og buffer. Brug en kort ændringslog med dato, ansvarlig og resultat. Den giver teamet et sted at finde årsagen, hvis kalenderen pludselig viser et uventet tidspunkt eller en forkert kombination.

Godkend først onlinebooking, når hele prøvesættet er gennemført og de kendte undtagelser har en løsning. Arivenos prøve varer 14 dage, kræver kort og fortsætter med automatisk abonnementsfornyelse, medmindre du opsiger det. Sæt derfor en beslutningsdato og kontrollér den aktuelle landespecifikke pris. Den rigtige opsætning handler om at gøre kundens valg og medarbejderens arbejde forenelige. Beviset er de aftaler, teamet faktisk kan levere, med tid til alle de opgaver der følger med.