Vælg et bookingsystem med prøver fra din egen salon

Skriv behov før du ser en demonstration

Lav først en liste over de situationer, som din salon faktisk arbejder med. Start med de hyppigste og tilføj dem, som skaber flest fejl. Det kan være telefonbestillinger, flertrinsfarvning, en kombination af hår og skæg, et delt behandlingsrum eller en lang tatoveringssession. Beskriv hvem der skal kunne gøre hvad, og hvad kunden forventer at modtage. Det gør en demonstration til en undersøgelse af dit behov frem for leverandørens bedste skærmbillede.

Del listen i nødvendige krav og ønsker. Et nødvendigt krav kan være, at en behandling kun tilbydes hos en medarbejder med den relevante kompetence. Et ønske kan være en bestemt farve i kalenderen. Når et system fejler et nødvendigt krav, bør du ikke skjule det ved at give mange point til mindre funktioner. Skriv i stedet hvilken manuel løsning fejlen kræver, hvor ofte den bruges, og hvem der har tid til den.

Se på behandlingens forløb

En service har mere end et navn og en pris. Den har varighed, forudsætninger, medarbejderbehov og eventuelt en plads eller et stykke udstyr. Ved hårfarvning kan der være konsultation, påføring, behandlingstid, skylning og afslutning. Medarbejderen kan være ledig under en del af forløbet, mens kundens plads stadig er optaget. Kontrollér om systemet beskriver de forhold særskilt, eller om alt bliver én lang blokering.

For en barber kan en kort behandling have tæt følge af en anden, men rengøring og udskiftning af værktøj tager stadig tid. I beauty kan en kompetent behandler være fri, mens det nødvendige rum er optaget. I et tatoveringsstudio kan konsultation og session skulle bestilles hver for sig. Brug målte lokale varigheder som testdata. Ingen generel onlineguide kan fastlægge den rigtige varighed for alle saloner og behandlingsformer.

Skeln mellem behandlingstid og buffer

Bufferen er tid til forberedelse, oprydning eller andre opgaver, der gør næste besøg muligt. Den er ikke det samme som en procespause, hvor en kunde venter med eksempelvis hårfarve. Hvis systemet behandler de to ting ens, kan medarbejderen få et misvisende billede af ledig kapacitet. Lav en test med en service, der har begge dele, og se hvad der sker med kunden, medarbejderen og ressourcen i hver fase.

Arivenos verificerede produktmateriale beskriver flertrinsydelser og særskilt optagelse af medarbejder og ressourcer, samt tid til forberedelse og oprydning. Prøv funktionen med dine egne eksempler. At en funktion findes, afgør ikke om dine gamle serviceindstillinger er korrekte. En test bør derfor kontrollere både den tekniske blokering og den praktiske tid, som teamet har brug for til at levere arbejdet uden at presse næste kunde.

Gå igennem kundens vej

Åbn bookingsiden på en telefon, uden at være logget ind som ejer. Vælg en behandling, medarbejder og tid. Kontrollér hvad kunden får at vide om pris, sted og forløb. For EU's forbrugeraftaler skal væsentlige oplysninger, samlet pris og relevante vilkår være klare, før kunden bliver bundet. [1] En bookingforespørgsel er ikke nødvendigvis allerede en fuld aftale; din egen model og de lokale regler skal være tydelige.

Se også på ændringer efter bestillingen. Kan kunden forstå hvordan en aftale flyttes eller aflyses? Hvilket tidspunkt fremgår af bekræftelsen? Ariveno beskriver sikre ændringslinks uden krav om kundekonto. Test både den første booking og den efterfølgende handling. En enkel startformular kan stadig skabe mange telefonopkald, hvis kunden ikke kan løse en almindelig ændring senere. Vurder derfor hele besøgets forløb, ikke alene oprettelsen.

Undersøg hvad receptionen skal gøre

Bed en medarbejder registrere en telefonreservation og en kunde, som kommer ind uden aftale. Kontrollér om begge påvirker den kalender, som kunderne ser online. I Ariveno deles kalenderen mellem onlinebookinger og manuelt indtastede besøg. Test det med to næsten samtidige handlinger. Formålet er at forstå hvad teamet ser, hvilke fejl der bliver vist, og hvordan I retter en konflikt uden at love to kunder den samme plads.

Prøv derefter sygdom, ferie og en ressource, der bliver utilgængelig. En ændring skal vise konsekvensen for de eksisterende aftaler; den må ikke blot fjerne problemet fra skærmen. Notér hvilke kunder der skal kontaktes, hvilke medarbejdere der kan overtage, og hvad der kræver manuel beslutning. En god løsning gør undtagelser forståelige. Den erstatter ikke lederens vurdering af kompetence, kundens ønske eller hensyn til medarbejderens arbejdsdag.

Kontrollér valg af ydelse, medarbejder og tid via salonens link samt en tydelig bekræftelse. I Ariveno behøver kunden ingen konto og håndterer aftalen via et sikkert link.

Tiden kan tilbydes en person, som venter på den rette ydelse. Tilgængeligheden skal kontrolleres igen før bekræftelse for at undgå dobbeltbooking.

Intet system kan love at fjerne dem. Vurder påmindelser, historik og manuel godkendelse efter salonens grænse. Ariveno registrerer udeblivelsen uden automatisk at afvise kunden.

Kontrollér data, adgang og afslutning

Spørg hvem der kan se kundelisten, eksportere den og ændre medarbejderadgang. EDPB anbefaler individuelle konti, rettigheder efter arbejdsbehov og fjernelse af forældet adgang. [3] Salonen skal også forstå leverandørens rolle og den aftale, der regulerer behandling af kundedata. [4] Lav en adgangsprøve med en almindelig medarbejderkonto. Ejeren ser ofte flere muligheder end teamet og kan derfor overse et praktisk problem.

Eksportér et lille datasæt og åbn filen. Kan du forstå kolonner, datoer og sammenhænge? Kontrollér hvilken hjælp der findes, hvis du senere vil skifte system. GDPR kræver blandt andet begrænsning af oplysninger til relevante formål; derfor skal du ikke importere gamle følsomme noter alene for at gøre flytningen komplet. [2] Ariveno er ikke beregnet til medicinske journaler eller helbredsdata. Hold sådanne processer uden for bookingens almindelige felter.

Skeln mellem et værktøj til kunder, som allerede kender salonen, og et katalog med flere saloner. Ariveno er ikke et katalog og lover ikke kundetilgang.

Brug en enkel prøverapport

Lav en tabel med situation, forventet resultat, observeret resultat og beslutning. Et muligt sæt er normal reservation, flertrinsbehandling, delt ressource, kundens aflysning, ferie og eksport. Mærk hver prøve som godkendt, kræver opsætning eller ikke dækket. Tilføj hvor meget manuelt arbejde undtagelsen giver. Det er lettere at træffe en ærlig beslutning på seks konkrete prøver end på en samlet vurdering som "virker intuitivt".

Gennemfør prøverne i en realistisk rækkefølge. Opsæt medarbejdere og services, før du vurderer ledige tider. Registrér en aflysning, før du prøver en venteliste. Hvis der opstår fejl, afgør først om årsagen er forkert opsætning eller en manglende funktion. Ret opsætningen og gentag prøven én gang. En leverandør bør ikke få skylden for et forkert testgrundlag, men en nødvendighed, der ikke kan dækkes, skal heller ikke bortforklares.

Beslut med både pris og arbejdsbehov

Sammenlign abonnement, beskeder, relevante tilkøb, oplæring og tidsforbrug. Ariveno har ingen bookingprovision, inkluderer e-mailpåmindelser og tilbyder valgfri SMS gennem salonens egen SMSAPI-konto. Det betyder ikke nul samlede driftsomkostninger. Systemet modtager heller ikke kundebetalinger eller depositummer. Hvis forudbetaling er et nødvendigt krav, skal du kende den særskilte løsning og dens arbejdsopgaver, før du accepterer hele forløbet.

Afslut testen med en kort beslutning: hvilke nødvendige krav er opfyldt, hvilke undtagelser accepterer du, og hvad er næste kontrolpunkt? Arivenos 14-dages prøve kræver kort og bliver automatisk fornyet som abonnement, medmindre du opsiger det. Sæt beslutningsdatoen før udløb. Vælg først systemet, når du kan vise en sammenhængende arbejdsdag fra kundens første valg til medarbejderens gennemførte behandling. Den dokumenterede prøve giver en langt stærkere begrundelse end en liste med funktionernes navne.

Test vejen ud før import: kunder, fremtidige aftaler, ydelser, team, indstillinger og billeder i genbrugelige formater. Kontrollér adgang efter opsigelse og tidsplan for sletning.

Ariveno er lavet til én salon med et lille team: onlinebooking, fælles kalender, vagtplan, ressourcer og trin, påmindelser, venteliste, historik og eksport.

Test hjælpen, før du bliver afhængig af den

Send et konkret spørgsmål til leverandøren under prøven, eksempelvis hvordan en ressourcekonflikt skal undersøges. Vurder om svaret er forståeligt for den medarbejder, der arbejder med opgaven. En hurtig besked uden en brugbar løsning fortæller mindre end et svar, der forklarer både opsætningen og dens begrænsning. Gem løsningen sammen med din prøverapport, så teamet ikke skal begynde forfra næste gang.

Kontrollér også om en vikar kan lære en afgrænset opgave. Lad vedkommende finde dagens aftaler og registrere en flytning med testdata ud fra en kort instruktion. Det viser om salonens daglige drift kræver konstant hjælp fra ejeren. Hvis der opstår en fejl, skal I kunne rette den med en kendt handling og kontrollere kundens besked bagefter.

Spørg til sidst hvem der ejer ændringer i opsætningen efter indførelse. Et system med korrekte standarder kan hurtigt blive forkert, når en ny medarbejder, behandling eller lokation tilføjes uden samme kontrol.