Bookingsystem til barberer

Vælg hvad en reservation skal betyde

Kunden skal vide om tidspunktet er en fast aftale, et forventet køtidspunkt eller en forespørgsel, som salonen først skal godkende. Hvis de tre betydninger blandes, kan en god kalender stadig give en dårlig oplevelse. Beskriv derfor salonens model i et enkelt sprog. En kunde med aftale forventer normalt at planlægge sin dag efter tiden. En walk-in skal have et realistisk svar om ventetid og hvilken service der kan leveres.

Start med jeres egen arbejdsdag. Notér hvor mange kunder der kommer med en tid, hvor mange der kommer ind fra gaden, og hvornår de to forløb kolliderer. Undersøg årsagen, før du vælger en køregel. Nogle problemer skyldes for korte slots, andre et uklart løfte ved døren. En softwarefunktion kan støtte registreringen, men ejeren skal stadig beslutte hvordan kunder prioriteres og hvordan teamet forklarer det samme princip konsekvent.

Beskriv services med en realistisk varighed

Adskil almindelig klipning, skæg, kombinationsbehandling og eventuelle særlige varianter. Et kort navn bør fortælle kunden hvad der er inkluderet. Hvis en kombination tager længere tid end en almindelig service, skal kalenderen også vise den forskel. Brug ikke en standardvarighed fra en anden salon som sandhed. Tag tid på egne besøg med samme afgrænsning, og kontrollér om afslutning, rådgivning og klargøring faktisk ligger inden for den afsatte ramme.

En lokal måling kan være enkel: vælg flere almindelige besøg, notér start, afslutning og hvornår stolen er klar til næste kunde. Gennemgå også en længere variant med teamet. Formålet er ikke at rangere medarbejdere efter den hurtigste klipning, men at undgå en plan, som kun virker når alt går perfekt. En medarbejder med en anden arbejdsmetode kan have behov for en anden ramme, uden at behandlingen dermed er dårligere.

Giv klargøring en plads i planen

Rengøring, værktøj og forberedelse er del af leveringen. Definér tiden ud fra de faktiske procedurer og regler, som gælder for jeres sted og service. EU-OSHA's frisørvejledning omtaler blandt andet risiko for hud, luftveje og bevægeapparat samt behovet for vurdering af arbejdsmiljøet. [1] Den fastlægger ikke en universel barberbuffer eller én bestemt klippetid. Kopiér derfor ikke et antal minutter uden at kende den opgave, som tiden skal bruges til.

Skeln mellem en buffer før kunden, en buffer efter kunden og en medarbejderpause. De kan ligge forskellige steder og have forskellig betydning. Hvis en walk-in automatisk fylder enhver blokering, kan teamet miste den tid, der gør næste behandling mulig. Giv receptionen eller den ansvarlige barber en enkel regel for hvornår et hul reelt er bookbart. Den regel skal også gælde på en travl dag, hvor det er fristende at gøre en undtagelse.

Hold alle besøg i samme kalender

En telefonreservation, onlinebooking og manuelt indtastet walk-in skal påvirke samme tilgængelighed. Ariveno understøtter denne fælles kalender. Registrér service, udførende medarbejder og nødvendig ressource, før kunden får et endeligt løfte. En aftale, der ligger på en løs seddel ved siden af skærmen, kan let blive glemt. Den giver heller ikke en kollega en pålidelig forklaring af, hvorfor en tilsyneladende ledig stol ikke må bruges endnu.

Prøv med en opdigtet situation: en onlinekunde vælger tiden, mens en medarbejder opretter en walk-in i samme område. Se hvad de to brugere får vist, og hvordan en konflikt bliver håndteret. Test ikke kun den pæne rækkefølge, hvor alle handlinger kommer én efter én. Formålet er at kende mekanismen og teamets næste handling. Beskriv aldrig kalenderen som en garanti for at fejl er umulige, når korrekt registrering stadig kræver en menneskelig opgave.

Fordel opgaver efter færdighed og arbejdsdag

En barber kan være ledig uden at udføre den ønskede specialservice. Knyt derfor services til medarbejdernes godkendte kompetencer. Opdater opsætningen når en ny person starter, når oplæring afsluttes, eller når sortimentet ændres. Udpeg én ansvarlig for ændringerne. Hvis alle medarbejdere kan gøre enhver service synlig online, kan kalenderen give et løfte, som ingen bagefter har ansvar for at opfylde eller forklare over for kunden.

Se også på arbejdsbelastning og fordeling af populære tider. Undersøg startforsinkelse og overarbejde på konkrete dage, før du løser problemet ved at forkorte alle slots. Regler om arbejdstid, hvile og pauser afhænger af landet og medarbejderens aftale. En bookingguide erstatter ikke den vurdering. Planlæg dage, hvor der er tid til oplæring og vedligehold, så de opgaver ikke kun udføres når en kunde uventet bliver væk.

Vis pris og aftalevilkår klart

Kunden skal kunne se hvad behandlingen omfatter, hvilket prisgrundlag der gælder, og hvordan aftalen ændres. EU's forbrugervejledning fremhæver klare oplysninger om væsentlige egenskaber, samlet pris og relevante aftalevilkår. [2] Hvis et tillæg kræver kundens valg, skal det være forståeligt. En ekstra service bør ikke først dukke op som en økonomisk overraskelse ved afslutning. Brug de samme navne og forklaringer på bookingside, prisliste og ved telefonbestilling.

Hold salg af produkter adskilt fra den tid, som en service kræver. En kunde kan få rådgivning om et produkt uden at en behandlingstype automatisk ændrer sig. Hvis I ønsker at måle produktsalg, skal det have sit eget formål og sin egen proces. Ariveno erstatter ikke salonens kasseapparat og modtager ikke betalinger eller depositummer for behandlingsbesøg. Planlæg derfor betalingsarbejdet som en separat, konkret del af kundens forløb frem for en antaget kalenderfunktion.

Gør næste besøg let uden at skabe pres

Spørg om kunden ønsker en ny tid, når behovet er relevant. En tilbagevendende aftale kan understøtte en fast rytme, men dato og hyppighed skal passe til kunden. Ariveno understøtter gentagelser. Prøv en serie med en medarbejderfridag og en enkelt flytning, så receptionen ved hvad der sker med resten. Forklar forskellen på at ændre ét besøg og hele serien, før en rigtig kunde bruger arbejdsgangen.

Indsaml ikke flere kontaktoplysninger end nødvendigt for formålet. Kundens navn, telefonnummer og aftalereference kan være persondata, og GDPR kræver formålsbegrænsning og minimering. [3] En fast aftale er ikke i sig selv en generel tilladelse til kampagner. En påmindelse skal hjælpe kunden med det eksisterende besøg. Overvej også hvem i teamet der kan eksportere kontaktlisten; individuelle konti og adgang efter behov gør ansvar og fratrædelse lettere at håndtere. [4]

Håndtér aflysning uden at skabe en ny køkonflikt

Når en tid bliver ledig, skal den næste kunde passe til varighed, service og medarbejder. Lad ikke køens første person få et hul, som er for kort til den ønskede kombination. Arivenos venteliste tilbyder en tid til én person ad gangen med begrænset svarperiode og ny kontrol af ledighed. Test både accept og udløb. Teamet skal vide hvornår en invitation stadig er åben, så samme plads ikke samtidig loves ved døren.

Kunden kan ændre eller aflyse en Ariveno-aftale gennem et sikkert link uden kundekonto. Kontrollér hvad receptionen ser efter handlingen, og om de resterende tider stadig hænger sammen. Mål resultatet som gennemført genbesat besøg, ikke alene en sendt besked. Hvis en ny kunde fylder hullet men skaber forsinkelse for tre andre, er dagen ikke forbedret. En konkret gennemgang viser hvor jeres regel for walk-ins eller servicevarighed skal justeres.

Godkend løsningen gennem en almindelig lørdag

Lav en testkalender med en kort service, en kombination, en walk-in, en aflysning og en pause. Bed to medarbejdere håndtere forløbet ud fra den samme instruktion. Notér hvilke beslutninger der stadig kræver ejeren. Det giver et praktisk billede af oplæringsbehovet. En demonstration med kun én ukompliceret aftale viser ikke hvordan systemet virker, når barbersalonen har flere indgange og tidspres på én gang.

Kontrollér pris, eksport og adgang før prøveperiodens udløb. Ariveno har ingen bookingprovision og inkluderer e-mailpåmindelser. Valgfri SMS afregnes gennem salonens egen SMSAPI-konto. Prøven varer 14 dage, kræver betalingskort og bliver automatisk til et fornyet abonnement, medmindre du opsiger det. Beslut på baggrund af de gennemførte prøver og teamets realistiske arbejdsdag. En god bookingløsning giver overblik over de løfter, salonen faktisk kan levere, også når stolen ser ledig ud.