Saml telefon, hjemmeside og sociale kanaler i én kalender

Kortlæg alle indgange til salonen

Skriv en liste over de steder, hvor kunderne bestiller eller spørger om en tid. Det kan være telefon, hjemmeside, Google-profil, sociale beskeder, e-mail eller besøg i døren. Notér om kanalen giver en bekræftet aftale eller blot en forespørgsel. Den forskel bliver ofte overset. En kunde kan tro at en besked om fredag er en reservation, mens receptionen stadig venter på valg af behandling og tidspunkt.

Tegn ikke først en kompliceret automatisering. Find de almindelige arbejdsopgaver og de steder, hvor oplysninger kopieres. Hvor mange gange skriver teamet samme navn? Hvem kontrollerer, at en tid stadig er ledig? Hvornår ved kunden at aftalen er bekræftet? Brug en arbejdsdag til at notere konkrete eksempler. Du behøver ikke læse private samtaler eller hente gamle kontakter for at forstå hvilke trin, der skaber dobbeltarbejde i dagens bestillinger.

Udpeg en kalender, som afgør ledigheden

Alle medarbejdere skal vide hvor den gældende aftale findes. En beskedtråd kan give baggrund, men den bør ikke være en ekstra kalender. Registrér derfor den aftalte behandling, starttid, medarbejder og nødvendige ressourcer samme sted. Ariveno bruger en fælles kalender for onlinebookinger og manuelt indtastede besøg. En telefonreservation skal dermed blokere den relevante onlinekapacitet, når den er registreret korrekt. Test arbejdsgangen før du ændrer kundernes links.

Fastlæg hvem der tager ansvar, når kanalen endnu mangler information. En simpel regel kan være, at medarbejderen beder kunden vælge behandling og angiver, at tiden først er bekræftet efter registrering. Det er et driftsforslag, ikke en retlig standardtekst. Tilpas det til din aftalemodel. Hvis en forespørgsel kræver faglig vurdering, skal den ikke omdannes til en bestemt service alene for at få kunden hurtigt ind i kalenderen.

Brug samme URL overalt. QR-koden skal åbne den offentlige salonside, aldrig det private panel eller et engangslink til administration.

Ariveno opretter en side til ét sted; kunden behøver ingen konto, og salonen kan hente en QR-kode. Det er ikke et katalog eller en partnerintegration med Google eller Instagram.

Gør dit direkte link nemt at genkende

Brug den samme bookingside fra de kanaler, hvor et link giver mening. Kunden skal kunne genkende salonen, se relevante behandlinger og finde de samme kontaktoplysninger. En kort tekst som "Bestil tid" er normalt mere brugbar end flere forskellige knapper med uklare navne. Kontrollér også gamle links i profiltekster, fastgjorte opslag og e-mailsignaturer. Et link kan være aktivt længe efter, at teamet har glemt at det findes.

Google Business Profile kan indeholde links til aftalebooking, og et foretrukket link kan vælges blandt flere. [1] Det er noget andet end en dokumenteret integration med Reserve with Google. Beskriv derfor din konkrete løsning som et link, medmindre du har bevis for den anden funktion. Google-synlighed giver heller ikke i sig selv reservationer. Kunden skal lande på en side, der gør næste handling klar og viser en faktisk brugbar tid.

Kontrollér oplysninger på tværs af kanaler

Adresse, åbningstider, telefonnummer og servicebeskrivelser skal stemme. Hvis salonen åbner klokken ni, men medarbejderen først kan tage den konkrete behandling fra ti, skal kalenderens tilgængelighed håndtere forskellen. En profil med forældede åbningstider kan skabe henvendelser, som receptionen må afvise. Lav derfor en lille oversigt over kanal, link, kontaktoplysninger og dato for seneste kontrol. Giv én person ansvar for at holde den opdateret.

Beskriv væsentlige prisforhold og hvad kunden faktisk vælger. EU's vejledning om forbrugeraftaler kræver klare oplysninger om ydelse, samlet pris og relevante aftalevilkår. [2] Hvis en pris afhænger af vurdering, skal forklaringen være forståelig før aftalen bliver bindende. Undgå at en kanal lover en fast pris, mens en anden alene viser en fra-pris. Det skaber ikke fleksibilitet for kunden, men usikkerhed om hvad vedkommende har accepteret.

Brug en kort telefonrutine

Receptionen kan begynde med behandling, ønsket tidsrum og eventuel medarbejderpræference. Find derefter kunden eller opret de nødvendige kontaktoplysninger, kontrollér ledighed og gentag tid, sted og behandling. Registrér først aftalen i kalenderen og bekræft derefter over for kunden. Den rækkefølge mindsker risikoen for, at et løfte bliver givet før en ressourcekonflikt opdages. Skriv kun oplysninger, som har et konkret formål i forløbet. [4]

Hvis telefonen ringer under en behandling, kan en ensartet besked hjælpe: kunden kan bruge det direkte link eller blive kontaktet efter et oplyst tidspunkt. Lov ikke at alle tjenester kan bestilles selv, hvis nogle kræver konsultation. Der skal være en rimelig kontaktvej for kunder, der ikke kan gennemføre formularen. Vurder derfor både onlineoplevelsen og den manuelle hjælp. En billig kanal er ikke nyttig, hvis den skubber nødvendigt arbejde over på kunden.

Håndtér samtidige forespørgsler uden løfter

En telefonkunde og en onlinekunde kan ønske samme tid. Teamet skal derfor bruge kalenderens aktuelle resultat og en klar regel for bekræftelse. Undgå at reservere en tid i en privat besked, mens den stadig står til rådighed online. Hvis I anvender en midlertidig blokering, skal dens status og udløb være forståelige for medarbejderne. Ellers bliver reserverede pladser glemt, mens reelt ledige kunder må vente.

Prøv en konkret situation med testdata: én medarbejder registrerer en telefonkunde, mens en anden åbner den samme tid fra bookingsiden. Kontrollér hvad de ser, hvem der får en aftale, og hvordan den anden kunde får besked. Formålet er at kende mekanismen og undtagelsen, ikke at hævde at fejl er umulige. Sammenhold også kundens bekræftelse med kalenderen, så du ved, at begge beskriver samme besøg.

Adskil aftalebeskeder fra markedsføring

En besked om en eksisterende aftale har et andet formål end en kampagne. Den kontrakt, der kan begrunde nødvendig behandling til ydelsen, dækker ikke automatisk reklamering. [3] Lokale regler for elektronisk markedsføring skal desuden vurderes. Tilføj ikke et tilbud til enhver påmindelse, blot fordi du kan. Hold tidspunkt, sted, ændringsmulighed og relevant kontaktvej tydelige, og brug en særskilt vurderet proces til kampagner.

Ariveno inkluderer automatiske e-mailpåmindelser. SMS er valgfri via salonens egen SMSAPI-konto og afregnes særskilt. Kontrollér afsender, kontaktoplysning og kundens sprog i en test. Send ikke følsomme oplysninger eller helbredsnoter i påmindelsen; Ariveno er ikke beregnet til sådanne data. Spørg også hvad der sker, hvis en besked ikke bliver leveret. En plan for opfølgning er mere nyttig end at antage, at afsendt altid betyder modtaget.

Mål hvor den brugbare booking kommer fra

Vælg få kanalnavne og brug dem konsekvent. Et felt med "telefon", "hjemmeside" eller "profil" er bedre end tyve varianter af det samme. Tilknyt kanalen til en bekræftet aftale og senere til gennemførelse, hvis din proces giver mulighed for det. Klik og forespørgsler kan forklare interessen, men de viser ikke alene en indtægt. En stor kanal med mange uafklarede henvendelser kan belaste teamet mere end en lille kanal med klare bestillinger.

Gennemgå resultatet efter en fast periode. Se på gennemførte besøg, tidsforbrug til håndtering, dubletter og kundehenvendelser om uklare oplysninger. Ret først de indgange, hvor kunden går i stå, og lad derefter en kollega teste dem på en telefon. Den samlede arbejdsgang er godkendt, når alle kanaler fører til samme pålidelige kalender, og kunden ved hvornår aftalen er bekræftet. Det er et resultat, som receptionen faktisk kan mærke i sin arbejdsdag.

Luk gamle indgange med en synlig handling

En tidligere bookingside kan stadig findes i et gammelt opslag eller via en trykt QR-kode. Registrér derfor hvad der sker med hvert gammelt link: viderestilling, tydelig information eller lukning. Test resultatet uden et internt login. Kunden skal kunne forstå hvor en ny bestilling hører hjemme, også hvis vedkommende starter på en side, som salonen ikke længere bruger aktivt.

Gem en kort vejledning til medarbejdere, der svarer i sociale beskeder. Den skal angive hvilke spørgsmål der kan løses ved at sende et link, og hvilke der skal vurderes af en fagperson. Et link bør ikke være et standardsvar på enhver bekymring. Kunden, der spørger om forudsætninger for en behandling, har et andet behov end kunden, der blot mangler en ledig tid.

Efter en uge kan receptionen gennemgå de henvendelser, som stadig endte uden en aftale. Notér den konkrete årsag, eksempelvis manglende servicevalg eller uklare åbningstider, og ret den relevante indgang i stedet for at tilføje endnu en kanal.