Laske varausjärjestelmän todellinen kustannus

Päätä mitä haluat parantaa

Haluatko pienentää kiinteitä kuluja, vähentää puhelimeen käytettyä aikaa vai lisätä toteutuneita käyntejä? Nämä ovat eri tavoitteita, ja ne tarvitsevat erilaisen laskelman. Halvempi tilaus ei paljon auta, jos jokainen ajanmuutos vie vastaanotolta enemmän aikaa. Varausmäärä ei myöskään automaattisesti kasvata tulosta, jos uudet ajat vaativat alennuksia tai tulevat jo täyteen päivään. Kirjoita yksi päätavoite ja rajat, joita et halua ylittää. Silloin vertailu kertoo, ratkeaako salongin ongelma vai vaihtuuko vain laskun nimi.

Valitse tavallinen kuukausi lähtötasoksi ja tee lisäksi hiljaisen ja vilkkaan kuukauden laskelma. Merkitse toimipaikat, aktiiviset työntekijät, varaukset, toteutuneet käynnit ja lähetetyt viestit. Pidä varattu ja toteutunut käynti erillään. Peruutettu aika voi aiheuttaa viestikuluja ilman myyntiä. Yksi keskimääräinen kustannus varausta kohti ei siksi välttämättä kuvaa toimitetun palvelun kustannusta. Käytä samoja määritelmiä molemmille ohjelmille, jotta erot eivät johdu laskutavasta tai siitä, mitä rivejä olet poistanut vertailusta.

Kerää kiinteät ja muuttuvat erät

Tilaus, lisätoimipaikat, tarvittavat lisäosat ja koulutus kuuluvat laskelmaan. Kulutuksen mukana muuttuvat muun muassa viestit, mahdolliset provisiot ja erillisen maksupalvelun kulut. Kysy jokaisesta erästä, sisältyykö se hintaan, onko se valinnainen vai välttämätön juuri sinun toimintatavallesi. Tarkista valuutta, verot, laskutusjakso ja uusiutuminen. EU:n ohjeet selkeistä kokonaishinnoista koskevat kuluttajasopimuksia; salongin ohjelmistohankinta yrityksenä ei ole automaattisesti sama oikeudellinen tilanne kuin asiakkaan ostama hoito. [1]

Selvitä myös kulut, joita ensimmäinen lasku ei näytä. Maksaako vienti, päättyminen, rinnakkainen käyttö tai poikkeavan tuonnin tuki? EU:n julkaistu Data Act -kehys voi vaikuttaa tietojenkäsittelypalvelun vaihtomaksuihin, mutta se ei poista omien työntekijöidesi aikaa. [3] Pidä palveluntarjoajan maksu ja yrityksen oma työ erillisinä kenttinä. Siten voit tarkistaa, mikä erä johtuu sopimuksesta ja mikä salongin todellisesta tehtävästä. Pelkkä sana maksuton ei kerro, onko aineisto jo käyttökelpoinen toisessa ohjelmassa.

Mittaa nykyistä työtä samalla tavalla

Ota aikaa varauksen luomisesta, muuttamisesta, peruutuksen käsittelystä ja kaksoiskappaleen korjaamisesta useana päivänä. Valitse sama alku ja loppu jokaiselle mittaukselle. Jos mittaat vain tallennuspainikkeen klikkausta, asiakkaan hakeminen ja palvelun selvittäminen jäävät pois. Työaikamittaus voi olla karkea, mutta sen pitää kuvata samaa tehtävää molemmissa ohjelmissa. Anna myös toiselle työntekijälle mahdollisuus tehdä koe. Omistaja, joka tuntee kaikki asetukset, voi suorittaa tehtävän paljon helpommin kuin vastaanoton tavallinen käyttäjä.

Määritä tunnille sisäinen arvo ja kerro sen peruste. Se voi olla työntekijän kustannus tai omistajan realistinen vaihtoehtoinen tehtävä. Älä nimeä vapautuneita minuutteja automaattisesti kassasäästöksi. Jos palkka ja aukioloaika eivät muutu, ensimmäinen tulos on vapautunut kapasiteetti. Se voi tuottaa vähemmän ylitöitä, parempaa asiakaspalvelua tai enemmän käyntejä, mutta vain jos työtapaa todella muutetaan. Kirjaa käyttö erikseen. Muuten laskelma lupaa euroja ajasta, joka jää päivän muiden tehtävien sisään eikä muuta rahavirtaa.

Laskentakaava: TCO = kiinteät maksut + käyttömaksut + käyttöönotto + henkilöstön aika + lisäosat + järjestelmästä luopumisen kustannukset. Käytä johdonmukaisesti verottomia tai verollisia summia.

Käytä avointa numeroesimerkkiä

Seuraavat luvut ovat keksittyjä ja havainnollistavat menetelmää, eivät markkinahintoja. Oletetaan 400 toteutunutta käyntiä kuukaudessa. Tilaus maksaa 200, viestit 100 ja sisäinen hallinnollinen työ 200 samassa valuutassa ja samalla veroperusteella. Kokonaiskuluksi tulee 500. Kulu toteutunutta käyntiä kohti on 500 jaettuna 400:lla eli 1,25. Tätä arvoa voi verrata vaihtoehtoon vain, jos myös siinä lasketaan samat erät ja sama määrä toteutunutta palvelua eikä pelkästään kalenteriin merkittyjä pyyntöjä.

Jos toinen ratkaisu maksaa 120 enemmän mutta säästää kolme tuntia hallinnollista työtä, tunnin arvon pitää ylittää 40 kattaakseen eron pelkällä ajalla. Lasku on 120 jaettuna kolmella. Jos vapautuneelle ajalle ei löydy hyödyllistä käyttöä, perustelu on heikompi. Jos se vähentää todellisia ylityötunteja, yhteys rahaan on selkeämpi. Tee molemmat laskelmat näkyviksi. Yrityksen päätös ei silloin riipu yhdestä toiveikkaasta oletuksesta, että kaikki säästetty aika voidaan aina muuttaa laskutettavaksi palveluksi.

Perusta virhekustannukset todellisiin tapahtumiin: laitteiden päällekkäisiin varauksiin, tyhjiin väleihin, saapumatta jääneisiin asiakkaisiin tai tietojen manuaalisiin korjauksiin. Älä syötä mielivaltaista summaa ilman historiatietoja tai selkeää skenaariota.

Erota myynti ja katetuotto

Pelastettu käynti, jonka hinta on 100, ei välttämättä lisää tulosta 100:lla. Palveluun liittyvät materiaalit, muuttuvat työmenot ja muut suorat kulut voivat seurata mukana. Jos niitä on esimerkissä 35, katetta jää 65 ennen kiinteitä kuluja. Jos uusi toimintatapa maksaa 130 enemmän kuukaudessa, kaksi lisäkäyntiä tällä katteella kattaisi erotuksen. Luvut ovat vain havainnollistus. Salonkin pitää käyttää omia palvelukohtaisia arvoja ja arvioida, syntyvätkö lisäkäynnit todella vai korvaavatko ne jonkin jo olemassa olevan ajan.

Tutki myös vapaan kapasiteetin sijainti. Täydessä lauantai-iltapäivässä yksi lisävaraus ei ole sama mahdollisuus kuin tyhjässä tiistaissa. Määritä, mihin aikaan mahdollinen asiakas voisi tulla, kuka palvelun tekee ja mitkä resurssit tarvitaan. Varausohjelma voi tukea vapaan ajan käyttöä, mutta se ei luo uusia työntekijätunteja. Hyötylaskelman on liityttävä sellaisiin aukkoihin, jotka voivat täyttyä ilman että hoidon laatu, tauot tai seuraavan asiakkaan sovittu aloitus joutuvat maksamaan uuden ajan kustannuksen.

Tarkista Arivenon hinnoittelun rajat

Ariveno ei peri varausprovisiota ja antaa salongille oman varaussivun sekä linkin. Tilaus koskee toimipaikkaa, jossa voi olla enintään 16 aktiivista henkilöä. Automaattiset sähköpostimuistutukset sisältyvät palveluun. Valinnainen SMS toimii salongin oman SMSAPI-tilin kautta ja laskutetaan erikseen. Käytä oman maan ajantasaista hintaa maksuvaiheessa. Vanhan toisen markkinan hinnan muuntaminen omaksi valuutaksi ei ole sama kuin voimassa oleva tarjous, ja veroperuste pitää selvittää ennen kuin vertailet lukua yrityksen nykyiseen laskuun.

Ariveno ei vastaanota asiakkaiden hoitomaksuja tai ennakkomaksuja eikä korvaa kassajärjestelmää. Jos toimintatapasi vaatii ennakkomaksun, tarvitaan erillinen ratkaisu ja sen työvaiheiden arviointi. Varausprovision puuttuminen ei tarkoita kaikkien kustannusten puuttumista. Suora varaus voi silti vaatia viestintää, markkinointia ja muun palvelun kautta käytettyä maksutapaa. Tee tästä erillinen rivi laskelmaan, jotta uusi ohjelma ei saa ansiota sellaisen kulun poistamisesta, jota se ei oikeasti poista eikä edes käsittele asiakkaan käynnin aikana.

Laske ensimmäinen vuosi ja vakiintunut arki erikseen

Ensimmäiseen vuoteen kuuluu asetuksia, tietojen siivousta, koulutusta ja ehkä kaksi samanaikaista tilausta. Näytä kertakulut erikseen toistuvista eristä. Keksitty 600:n siirtokulu merkitsee 50:tä kuukaudessa, jos se jaetaan kahdentoista kuukauden yli. Se ei tarkoita, että sama kulu toistuu seuraavana vuonna. Esitä siksi ensimmäisen vuoden näkymä ja tavallisen kuukauden näkymä rinnakkain. Näin omistaja näkee sekä alkuvaiheen rahantarpeen että sen, mitä järjestelmä maksaa kun uusi työtapa on oikeasti käytössä.

Lue loppumiseen liittyvä sopimus ennen aloitusta. Henkilötietojen käsittelijää koskeva sopimus pitää muun muassa selvittää tietojen palauttamisen tai poistamisen palvelun päättyessä. [2] Tarkista käytännössä myös tiedosto, jonka saat ulos. Pystytkö avaamaan sen ja ymmärtämään päivämäärät, sarakkeet ja yhteydet? Vientilupaus, jota et koskaan testaa, on heikko peruste vaihtokustannuksen arvioinnille. Merkitse, kuinka kauan pääsy jatkuu ja kuka salonkissa tekee viennin ajoissa. Halpa tilaus ei ole hyvä päätös, jos sen päättämisestä tulee myöhemmin hallitsematon projekti.

Tarkista maksuhetki ja normaali hinta

Vuositilaus voi olla kuukautta kohti edullinen, mutta koko summa voi silti erääntyä heti. Näytä laskelmassa sekä kuukausivertailu että todellinen rahameno. Selvitä myös mahdollisen aloitustarjouksen kesto ja normaali hinta sen jälkeen. Kertaluonteinen hyvitys vanhalta palveluntarjoajalta voi parantaa ensimmäisen vuoden laskelmaa, mutta se ei osoita pysyvästi alempaa kulua. Pidä hyvitykset ja kampanjat erillään normaalista toiminnasta. Omistaja tarvitsee päätöksen, joka kestää myös sen jälkeen kun väliaikainen tarjous tai aiemman sopimuksen hyvitys on käytetty loppuun.

Jos toimipaikkoja on useita, tee jokaiselle oma rivi ennen yhteenvetoa. Sama tilaushinta voi olla käyntiä kohti edullinen yhdessä paikassa ja kallis toisessa. Eri aukioloajat ja palveluvalikoimat vaikuttavat työn määrään. Yksi keskiarvo voi peittää juuri sen toimipaikan, jossa tarvitaan muutos. Tarkista myös, vaatiiko yhteinen omistajan työ ylimääräisiä oikeuksia tai menettelyjä. Älä oleta yhden toimipaikan kokeen osoittavan koko yrityksen hyötyä ennen kuin toisistaan poikkeavat työpäivät ja kustannukset on käsitelty.

Tee kokeilusta päätös

Valitse kolme tavallista tehtävää ja yksi vaikea tilanne, joiden pitää olla käytännössä parempia. Mittaa aika, virheet ja avun tarve. Pyydä työntekijää tekemään tehtävät ilman, että omistaja klikkaa mukana. Arivenon kokeilu kestää 14 päivää, edellyttää maksukorttia ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Aseta päätöspäivä ennen päättymistä ja tarkista ajantasaiset ehdot. Hyväksy vaihto, kun tarpeelliset tehtävät toimivat ja kokonaislaskelma on järkevä myös varovaisessa skenaariossa. Silloin hinta tukee todellista toimintapäätöstä, jonka voit perustella omilla havainnoillasi.

Älä oleta, että jokaisesta hakemiston kautta tulevasta käynnistä peritään provisio tai että jokainen varaus tarkoittaa uutta asiakasta. Käytä kyseistä sopimusta ja erota asiakashankinta hoitolan oman asiakaskunnan palvelemisesta.