Ajanvarausjärjestelmä partureille

Kerro mitä varaus tarkoittaa

Asiakkaan pitää tietää, onko kellonaika vahvistettu palvelu, arvioitu jonon aika vai pyyntö, jonka vastaanotto hyväksyy myöhemmin. Jos nämä sekoittuvat, hyväkin kalenteri voi tuottaa huonon kokemuksen. Kuvaa toimintamalli lyhyesti ja käytä samaa selitystä verkossa sekä liikkeessä. Ajan varannut asiakas suunnittelee usein muut tehtävänsä sen mukaan. Ilman varausta tullut tarvitsee realistisen odotusajan ja tiedon siitä, mitä voidaan tehdä. Näiden odotusten sovittaminen on omistajan päätös, jota ohjelman asetukset tukevat mutta eivät ratkaise itsestään.

Seuraa omaa päivää ennen jonosäännön valintaa. Milloin varatut ja ilman aikaa tulevat asiakkaat kohtaavat? Johtuuko ongelma liian lyhyestä palveluajasta vai ovella annetusta epäselvästä lupauksesta? Kirjaa esimerkki ja vastuullinen henkilö. Lisätoiminto ei korjaa sellaista tilannetta, jossa kaksi työntekijää käyttää eri sääntöä asiakkaiden järjestykseen. Selkeä ohje auttaa myös uutta henkilöä vastaamaan. Asiakkaan ei pitäisi saada parempaa paikkaa vain siksi, että hän kysyi samaa asiaa toisen työntekijän vuorolla ja sai erilaisen tulkinnan jo sovitusta ajasta.

Mittaa palvelut paikallisesti

Erota leikkaus, parta, yhdistelmä ja olennaiset variantit. Nimen pitää näyttää asiakkaalle sisältö, eikä pitkä yhdistelmä saa käyttää lyhyen palvelun kestoa. Älä kopioi toisen parturin vakioaikaa omaan yritykseen ilman koetta. Ota aikaa omista käynneistä samalla alulla ja lopulla. Tarkista viimeistely, neuvonta ja paikan valmistuminen. Jos mittaat vain varsinaisen leikkauksen, muut tehtävät jäävät seuraavan asiakkaan ajalle. Hyvä kesto kuvaa toimitettavan palvelun kokonaisuutta, ei hetkeksi näkyvää työntekijän nopeutta esittelyssä tai poikkeuksellisen hiljaisena aamuna.

Valitse useita tavallisia käyntejä ja yksi pidempi tilanne, jonka tiimi tunnistaa. Merkitse milloin seuraava asiakas olisi todella voinut aloittaa. Tavoitteena ei ole laittaa työntekijöitä järjestykseen nopeimman leikkauksen perusteella. Tavoite on välttää suunnitelma, joka toimii vain ilman kysymyksiä, siivousta ja poikkeuksia. Työmenetelmä voi muuttaa tarvittavaa aikaa. Jos yksi palvelu on liian karkea, tee käyttökelpoinen variantti tai ohjaa asiakas arviointiin. Älä piilota kaikkia eroja huomautukseen, jota asiakkaan valinta tai kalenterin tilan laskenta ei huomioi.

Varaa valmistelulle oma paikka

Välineet, siivous ja valmistelu kuuluvat toimitukseen. Määritä aika paikallisen menettelyn sekä sääntöjen mukaan. EU-OSHA käsittelee kampaamoalan riskejä iholle, hengitysteille ja tuki- ja liikuntaelimille sekä arvioinnin tarvetta. [1] Se ei määrää yhtä parturipalvelun kestoa tai puskuriarvoa. Kopioitu minuuttiluku ilman tehtävää on heikko peruste. Selitä tiimille mitä kyseinen aika suojaa ja milloin sitä pitää muuttaa. Näin varattu jakso ei näytä turhalta aukolta, jonka joku käyttää nopeasti uudelle asiakkaalle ja siirtää siivouksen muiden käyntien väliin.

Erota valmistelupuskuri, jälkityö ja työntekijän tauko. Ne voivat sijaita eri kohdissa ja palvella eri tarvetta. Jos ilman aikaa tullut asiakas täyttää automaattisesti jokaisen eston, päivä voi menettää sen työn, jonka vuoksi seuraava palvelu on mahdollinen. Anna vastaanotolle tai vastuuparturille kriteeri todellisesta vapaasta ajasta. Sen pitää toimia myös kiireessä. Omistajan on helpompi perustella asiakkaalle myöhempi aika, kun hän voi osoittaa palvelun vaatiman kokonaisuuden eikä vain sanoa, että järjestelmä jostain tuntemattomasta syystä estää muuten tyhjän paikan.

Kirjaa käynnit samaan kalenteriin

Puhelin, online-varaus ja käsin lisätty käynti pitää sovittaa samaan kapasiteettiin. Ariveno tukee yhteistä kalenteria näille varauksille. Tallenna palvelu, suorittaja ja resurssi ennen lopullista lupausta. Paperi näytön vieressä voi unohtua eikä kerro kollegalle oikeaa tilaa. Testaa lähes samanaikaiset toiminnot, joissa vastaanotto kirjaa käynnin ja online-asiakas etsii samaa aikaa. Tiimin pitää nähdä mitä vahvistettiin ja miten toiselle asiakkaalle vastataan. Rauhallinen koe antaa toimintatavan tilanteeseen, joka muuten tulee vastaan ensimmäistä kertaa kiireisessä palvelupäivässä.

Kokeessa käytetään keksittyjä asiakkaita ja selkeitä odotuksia. Tarkista myös viesti vastaanottajan näkökulmasta, sillä sisäinen merkintä ja asiakkaan saama aika voivat erota virheellisessä asetuksessa. Älä kuvaa ohjelmaa lupauksena siitä, ettei ristiriitaa koskaan voi syntyä. Oikea kirjaaminen ja poikkeuksen käsittely ovat yhä ihmisen tehtäviä. Hyvä kalenteri tekee mekanismin ymmärrettäväksi ja kertoo todellisen tilanteen. Sen arvo ei ole virheettömyyden iskulause vaan se, että vastaanotto voi sopia toteutettavan palvelun ja korjata vahingon hallitusti jos tietoa syötettiin väärin.

Sovita osaaminen ja työpäivä

Vapaa parturi ei ole automaattisesti oikea henkilö kaikille erikoispalveluille. Kytke valikoima hyväksyttyyn osaamiseen ja päivitä se koulutuksen tai uuden työntekijän alkaessa. Nimeä hyväksyjä. Jos kaikki voivat tehdä minkä tahansa palvelun näkyväksi, asiakkaalle voi syntyä lupaus jota kukaan ei ole arvioinut. Kokeile uuden henkilön varauksia tavallisella ja erikoispalvelulla. Myös kokeneen työntekijän poissaolo tarvitsee tarkastuksen: kuka pystyy jatkamaan tehtävää ja mitä asiakas pitää hyväksyä ennen uuden suorittajan vahvistamista. Kalenterin muutos ei ole sama kuin ratkaistu palvelu.

Tarkastele viiveitä ja ylitöitä ennen kaikkien aikojen lyhentämistä. Työaika, lepo ja tauot määräytyvät paikallisten sääntöjen ja sopimuksen mukaan. Tämä ohje ei korvaa sitä arviointia. Suunnittele myös koulutus ja välineiden huolto, jotta ne eivät riipu sattumalta tyhjistä kohdista. Työpäivä pitää voida selittää työntekijälle ilman että kaikki näkymät ovat vihreitä. Jos jokainen asiakas vaatii poikkeuksen, ongelma voi olla palvelujen määrittelyssä. Korjaa yhtä asiaa kerrallaan ja seuraa, paraneeko toimitus vai siirtyykö viive vain toiseen ajankohtaan.

Näytä hinta ja sisältö

Asiakas tarvitsee tiedon siitä, mitä palvelu sisältää ja miten aika muutetaan. EU:n kuluttajaohjeissa korostetaan olennaisia tietoja, kokonaishintaa ja sopimuksen ehtoja ennen sitoutumista. [2] Lisäpalvelun hinta ei saisi tulla yllätyksenä käynnin päättyessä. Käytä samaa nimeä varaussivulla, hinnastossa ja puhelimessa. Jos palvelun sisältö arvioidaan ensin, selitä miten lopullinen valinta tehdään. Vastaanotto tarvitsee selkeän tavan tunnistaa konsultaatio, ettei se vahvista väärää palvelua vain siksi, että asiakkaan käyttämä nimi muistuttaa yhtä menun kohtaa.

Pidä tuotteiden myynti erillään palveluajasta ja sen mittaamisesta. Asiakas voi saada neuvontaa ilman että leikkausvarauksen nimi muuttuu. Jos haluat seurata tuotemyyntiä, arvioi sen tarkoitus ja prosessi erikseen. Ariveno ei korvaa kassajärjestelmää eikä vastaanota asiakkaiden palvelumaksuja tai ennakkomaksuja. Suunnittele siksi maksaminen erilliseksi työvaiheeksi. Ominaisuuden puuttuminen ei ole ongelma silloin kun muu sopiva prosessi on jo olemassa, mutta sitä ei saa peittää lupaamalla asiakkaalle toiminta, jota varausohjelma ei tosiasiassa suorita.

Tarjoa seuraava aika asiakkaan tarpeeseen

Toistuva varaus voi tukea sopivaa rytmiä, mutta sen pitää sopia asiakkaan omaan toiveeseen. Ariveno tukee sarjoja. Kokeile vapaapäivää ja yhden käynnin siirtoa ennen oikeaa sarjaa. Kerro ero yhden ajan ja koko sarjan muuttamisen välillä. Pitkälle eteenpäin näkyvä täysi kalenteri ei ole hyöty, jos osa ajoista osuu lomaan tai asiakas luuli sopineensa vain yhden käynnin. Tällainen virhe voi löytyä vasta viikkojen päästä, joten poikkeuksen koe kannattaa tehdä jo ensimmäisen käytännön testipäivän aikana.

Kerää tarpeelliset yhteystiedot tarkoituksen mukaan. Nimi, numero ja ajan viite voivat olla henkilötietoja, ja GDPR edellyttää minimointia sekä tarkoituksen rajausta. [3] Toistuva aika ei ole yleinen lupa kampanjoihin. EDPB suosittelee lisäksi henkilökohtaisia tunnuksia ja työtehtävän mukaista pääsyä. [4] Vastaanoton käyttö ja koko asiakaslistan vienti ovat eri oikeuksia. Päätä kumpi kuuluu kullekin henkilölle ja poista vanha pääsy lähdössä. Se on helpompi tehtävä omilla tunnuksilla kuin kaikille yhteisellä salasanalla, jonka kopioita kukaan ei enää tunne.

Täytä peruttu aika järkevästi

Jonon ensimmäinen henkilö ei välttämättä mahdu palveluineen aukkoon. Tarkista kesto, henkilö ja puskuri ennen tarjousta. Arivenon jonotuslista tarjoaa paikan yhdelle kerrallaan rajatulla vastausajalla ja uudella vapaan ajan tarkistuksella. Kokeile hyväksyntä ja vanhentuminen. Tiimin pitää tietää onko tarjous yhä auki, ettei sama aika luvata ovella toiselle asiakkaalle. Pieni selkeä koe antaa enemmän tietoa kuin monta lähetettyä kutsua, joiden lopullista tilaa vastaanotto ei osaa näyttää yhdestä paikasta.

Seuraa korvaavaa käyntiä toteutukseen asti ja mittaa sen vaikutus päivään. Jos uusi asiakas täyttää aukon mutta viivästyttää kolmea muuta, kokonaisuus ei parane automaattisesti. Arivenon muutoslinkki antaa asiakkaalle keinon siirtää tai perua ilman tiliä. Testaa mitä vastaanotto näkee jälkeenpäin ja miten jäljelle jäänyt aikataulu toimii. Paras päätös perustuu toteutuneeseen palveluun, selvään työhön ja asiakkaan ymmärtämään vahvistukseen. Pelkkä täysi näyttö tai hyväksytty tarjous ei vielä kerro näitä asioita eikä osoita taloudellista hyötyä yritykselle.

Kokeile tavallinen vilkas päivä

Luo kalenteriin lyhyt palvelu, yhdistelmä, walk-in, peruutus ja tauko. Pyydä kahta työntekijää hoitamaan tilanteet saman ohjeen mukaan. Kirjaa missä tarvitaan omistajaa ja millainen ohje puuttui. Testaa myös viennin käyttökelpoisuus ja oikeudet. Arivenon kokeilu kestää 14 päivää, vaatii kortin ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Päätä ennen loppua ja tarkista maan hinta. Hyvä valinta antaa selkeän kuvan lupauksista, jotka parturiliike todella pystyy toimittamaan, myös kiireisenä päivänä ja silloin kun yksi tuoli näyttää vapaalta.