Työvuorolista, joka tarkistaa varatut ajat ennen julkaisua.

Määritä toimipaikan peruskehys

Aloita sijainnista, aikavyöhykkeestä ja aukiolosta. Ne eivät ole sama asia kuin yhden työntekijän varattavat ajat. Liike voi olla avoinna silloin kun tietty hoitaja ei työskentele. Jos henkilön saatavuus seuraa automaattisesti koko aukioloa, asiakkaalle voi tulla mahdoton valinta. Kirjoita odotettu yhteys ja vertaa sitä oikeaan työvuoroon. Pyydä toinen henkilö tarkistamaan asetus. Tämä löytää virheen, jonka omistaja voi ohittaa siksi, että hän lukee näytöstä sen minkä jo tietää oikeaksi, eikä sitä mitä asiakas tosiasiassa näkee.

Aikavyöhykkeen pitää vastata toimipaikkaa ja asiakkaan odotusta. Kokeile kesä- ja talviajan vaihtumisen lähellä olevat päivät jos ne ovat relevantteja. Kalenterin, viestin ja henkilön kellonajan pitää tarkoittaa samaa hetkeä. Älä paikkaa väärää asetusta siirtämällä vain yhtä varausta tunnilla. Selvitä syy, korjaa perusta ja tarkista kaikki vaikutetut ajat. Pieni kalenterivirhe voi toistua useassa sarjassa pitkälle tulevaisuuteen. Sen vuoksi aikavyöhyke kuuluu alkuun tehtävään kokeeseen eikä vasta asiakkaan ilmoittaman ensimmäisen myöhästymisen selvitykseen.

Aseta tavallinen työaika ja muut tehtävät

Kirjaa henkilön normaali läsnäolo ensin. Lisää tauot, koulutus, varasto ja muu työ, jota asiakkaan ei pidä varata. Asiakas ei tarvitse sisäisen tehtävän yksityiskohtia, mutta kalenterin pitää suojata aika. Muuten sama tunti luvataan sekä asiakkaalle että yrityksen omalle toiminnalle. Aloita todellisesta päivästä ja päätä sitten tarjottava kapasiteetti. Työaika ei ole sama kuin asiakasaika, vaikka ohjelman ensimmäinen oletus tekisi ne yhtä pitkiksi. Tämä ero kannattaa näyttää myös uuden työntekijän lyhyessä käyttöohjeessa.

Noudata paikallisia sääntöjä ja työntekijöiden sopimuksia työajan, levon sekä muutosten osalta. Tämä ohje ei määritä yleistä eurooppalaista taukoa. EU-OSHA korostaa alan työympäristöriskien arviointia. [1] Oikea asetus on vain osa toteutettavaa päivää. Omistaja arvioi edelleen kuorman ja palvelujen järjestyksen. Näkyvä vapaa aika ei todista, että lisää työtä voidaan tehdä kohtuullisesti. Testaa siksi sisäiset tehtävät saman päivän kanssa. Jos ne katoavat suunnitelmasta, tarjottu asiakaskapasiteetti voi olla suurempi kuin työntekijän käytännössä toimitettava kapasiteetti.

Liitä palvelut hyväksyttyihin henkilöihin

Käytä oikeaa osaamista eikä pelkkää nimikettä. Kaksi samaa työtä tekevää henkilöä voi suorittaa eri palveluvalikoiman. Tee koe, jossa palvelu näkyy hyväksytyllä henkilöllä ja ei vielä koulutuksessa olevalla henkilöllä. Uusi osaaminen tarvitsee asetuksen muutoksen ja uuden tarkistuksen. Nimeä vastuullinen, jotta jokainen voi sanoa kuka hyväksyi näkyvän valinnan. Tämä vähentää jälkikäteen tapahtuvaa vastaanoton korjausta. Asiakkaan ei pitäisi saada väärää lupausta vain koska työntekijä oli vapaana ja ohjelma ei saanut oikeaa tietoa hänen palveluvaltuudestaan.

Merkitse myös palvelut, jotka tarvitsevat ensin konsultoinnin tai manuaalisen päätöksen. Ariveno varaa tavallisia aikoja mutta ei arvioi vasta-aiheita eikä käsittele lääketieteellistä dokumentaatiota. Vapaa aika ei ole ammatillinen hyväksyntä. Pidä erityiset arviointiprosessit erillään ja käytä vastaanotolle tarvittaessa selkeää hallinnollista tilaa. Ei tarvita asiakkaan terveystaustaa kertomaan, että seuraava vaihe on vielä tekemättä. Kun tämä raja on selvä, työntekijä voi auttaa ajan valinnassa ilman että hän vahingossa kerää tietoa, jota tuote ei ole tarkoitettu säilyttämään.

Aseta resurssit vaiheiden mukaan

Määritä huone, paikka tai laite joka palvelu tarvitsee ja milloin sitä käytetään. Ariveno tarkistaa työntekijän ja vaaditut resurssit yhdessä. Kokeile molemmat poikkeukset: vapaa henkilö varatun huoneen kanssa ja vapaa huone varatun henkilön kanssa. Molemmat voivat estää ajan. Kaikkien vapaiden olosuhteiden koe ei näytä tätä mekanismia. Jos palvelun kesto tai vaihe muuttuu, testaa resurssi uudelleen. Vanha asetus voi edelleen näyttää paljon aikaa mutta jättää uuden jälkityön pois, jolloin asiakas saisi liian aikaisen aloituksen.

Monivaiheisessa palvelussa henkilö voi vapautua vaikutusajaksi vaikka paikka ei. Tee palveluketju ja katso mitä toista aikaa siihen tarjotaan. Resurssille voi kuulua myös siivousta asiakkaan poistuttua. Käytä paikallista menettelyä kestossa. HSE kuvaa beauty-työssä altistuksen ja hallinnan tarvetta, mutta ei anna yhtä varauspuskuria kaikille palveluille. [2] Kuvaa tarkoitus asetuksessa. Tiimi pystyy silloin arvioimaan muutoksen seurauksen, eikä nimetön kalenterin blokki muutu helposti käyttämättömäksi aukoksi, jonka toinen työntekijä täyttää uudella asiakkaalla.

Erota puskuri ja tauko

Valmisteluaika voi olla ennen palvelua ja jälkityö sen jälkeen. Työntekijän tauko ja asiakkaan vaikutusaika ovat eri asioita. Nimeä tehtävä ja sijoita jakso oikeaan kohtaan. Yleinen ylimääräinen aika ilman perustetta vaikeuttaa ylläpitoa: kukaan ei tiedä, voiko sitä lyhentää ja mihin se vaikuttaa. Mittaa tavallisia palveluja ja yksi pidempi poikkeus. Tarkista milloin seuraava asiakas voi aloittaa. Nopein esimerkkikäynti ei ole välttämättä sopiva perusmalli, jos tavallinen päivä sisältää keskustelua, valmistelua ja eri tilanteiden korjaamista.

Päivitä asetus havaintojen mukaan ja toista sama koe. Työntekijän pitää pystyä selittämään mitä jokainen suojattu aika mahdollistaa. Se auttaa myös vastaanottoa tarjoamaan myöhempää aikaa asiakkaalle realistisesti. Jos palvelu tarvitsee erityisen tilanteen arvioinnin, älä muuta kaikkien palvelujen aikaa sen vuoksi automaattisesti. Tee variantti tai selkeä poikkeusmenettely. Tavoite ei ole suurin määrä kalenterin rivejä, vaan sellaiset lupaukset, jotka tiimi voi toimittaa yhdessä muiden tehtävien kanssa. Tämän eron pitää näkyä myös siinä, miten mittaat uuden asetuksen onnistumista.

Lisää poissaolot ja poikkeavat päivät

Kirjaa loma, sairaus ja muut estot erillisinä poikkeuksina. Tarkista heti vanhat ajat alueella. Uusi esto voi estää uuden varauksen ratkaisematta jo sovittuja käyntejä. Kirjaa asiakkaan yhteydenotto, vastuullinen ja valmistuminen. Korvaava henkilö tarvitsee oikean osaamisen ja asiakkaan hyväksynnän. Älä oleta kaikkien päivän palvelujen siirtyvän yhdellä liikkeellä. Tämä on käytännön tarkistus, jota vastaanotto voi tehdä listasta. Väärä oletus tulee usein näkyviin vasta asiakkaan saapuessa, jolloin tilan ja sopivan työntekijän löytäminen on paljon vaikeampaa.

Kokeile yhden poikkeuksen muutos toistuvassa sarjassa. Ariveno tukee sarjoja, mutta käyttäjän pitää tietää muuttuuko yksi vai useampi käynti. Testaa myös sijainen tai muuttunut aukiolo jos ne kuuluvat arkeen. Säilytä aiempi asetus tai muutosten kuvaus palautusta varten. Näin virhe ei vaadi muistin varassa koko viikon rakentamista uudelleen. Poikkeuksella pitää olla alku ja loppu, eikä tilapäinen sääntö saisi jäädä pysyvästi aktiiviseksi ilman päätöstä. Yksi uusi hyväksymiskoe auttaa löytämään tämän ennen kuin tulevat asiakkaat alkavat valita väärän ajan.

Rajaa käyttöoikeudet ja ulkoiset näkymät

Anna henkilökohtainen pääsy tehtävän mukaan. EDPB suosittelee yksilöllisiä tunnuksia, rajattuja oikeuksia ja vanhan pääsyn poistamista. [3] Päivän käyntejä hoitava henkilö ei välttämättä tarvitse koko asiakaslistan vientiä tai muiden saatavuuden muokkausta. Kokeile tavallisena työntekijänä ja omistajana. Jälkimmäisen onnistuminen ei yksin osoita arjen tehtävän sopivuutta. Kirjaa myös väliaikaisten sijaisten oikeuksien loppuminen. Jos ne jäävät voimaan, hyvä alkuasetuksen tarkastus ei enää kuvaa todellista pääsyä yrityksen tietoihin seuraavan työjakson aikana.

Arivenon vahvistettu iCal-vienti on yksisuuntainen ja jättää puhelinnumerot pois. Sitä ei pidä kuvata täydelliseksi kaksisuuntaiseksi synkronoinniksi. Ulkoinen näkymä voi näyttää tiedot olematta oikea paikka ajan muuttamiseen. Testaa sisältö ja päivitys sekä kerro tiimille mikä kalenteri ratkaisee varauksen. Useampi näkyvä pinta ei automaattisesti lisää turvallisuutta, jos ihmiset tulkitsevat ne eri versiona päivästä. Vastaanoton pitää pystyä löytämään nykyinen tila yhdellä sovitulla reitillä, eikä valitsemaan sen mukaan mikä puhelimen tai työpisteen näkymä sattui ensin avautumaan.

Tee kokeet järjestyksessä

Rakenna kehys, henkilöt ja palvelut ensin. Lisää sitten resurssit, puskurit ja poikkeukset. Kokeile jokaisen vaiheen jälkeen ja kirjoita odotus ennen klikkausta. Mikä aika saa näkyä ja mikä pitää estyä? Käytä keksittyjä yhteystietoja. Satunnainen varailu kunnes näkymä tuntuu hyvältä ei ole yhtä toistettava koe. Yksi selkeä testitapa auttaa myös toimittajan tukea ymmärtämään kysymyksen. Se näyttää asetusketjun, halutun tilanteen ja konkreettisen eron eikä pelkkää epämääräistä ilmoitusta, että kalenteri toimii jotenkin oudosti.

Hyväksymisjoukko sisältää tavallisen palvelun, puuttuvan osaamisen, jaetun resurssin, tauon, loman ja asiakkaan siirron. Lisää puhelinvaraus samaan kalenteriin ja tarkista sen vaikutus online-aikaan. Katso viesti asiakkaan puhelimesta. Kalenteri voi näyttää oikein omistajalle ja silti vahvistaa väärän variantin tai ajan asiakkaalle. Yhtenäinen tulos vaatii molemmat näkökulmat. Jos koe epäonnistuu, korjaa yksi osa ja toista sama tilanne. Muutoin onnistunut satunnainen uusi varaus voi vain ohittaa aiemman virheen osoittamatta, että varsinainen ongelma on ratkaistu.

Sovi ylläpidon vastuu

Nimeä uusien palvelujen, henkilöiden ja tilojen asetusten vastuullinen. Päätä mikä koe toistetaan muutoksessa: huone tarvitsee resurssitestin, työntekijä osaamisen ja oikeudet, palvelu keston sekä puskurin. Pidä lyhyt loki ajasta, muuttajasta ja tuloksesta. Arivenon kokeilu kestää 14 päivää, vaatii kortin ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Tarkista maa ja hinta sekä päätä ennen loppua. Hyväksy, kun asiakkaan valinta ja työntekijän tehtävät sopivat yhteen. Todiste on toteutettava varaus, jossa on tilaa myös näkymättömälle työlle.