Varausjärjestelmän vaihto: asiakkaat, ajanvaraukset ja siirtyminen

Vaihda ajanvarausjärjestelmää arvailematta ja hallintaa menettämättä.

Hyvä siirtymä ei ala tuonnista. Määritä ensin tietojen laajuus, jokaisen päätöksen vastuuhenkilö, laatukriteerit ja hetki, jolloin asiakkaiden ajanvarauslinkki voidaan vaihtaa turvallisesti.

1. Aloita kartoituksesta, älä CSV-tiedostosta

Luettele, missä asiakkaat, palvelut, henkilöstö, resurssit, tulevat käynnit, suostumukset, muistiinpanot ja peruutussäännöt ovat nyt. Määritä jokaiselle tietojoukolle liiketoiminnasta vastaava henkilö ja yksi päätös: siirrä, arkistoi tai jätä pois.

Erota palvelun jatkamiseen tarvittavat tiedot historiasta, joka voi jäädä arkistoon, jonka pääsyä hallitaan. Pienempi laajuus vähentää virheitä, kaksoiskappaleita ja tarpeetonta henkilötietojen käsittelyä.

• asiakkaat ja yhteystiedot, joiden käytön jatkamiselle on peruste
• palvelut, vaihtoehdot, hinnat, kestot ja aikapuskurit
• henkilöstö, roolit, työajat, poissaolot ja jaetut resurssit
• vain siirtymän jälkeen tarvittavat tulevat käynnit
• ajanvarauksen, peruutusten, muistutusten ja suostumusten säännöt

2. Määritä kenttien vastaavuudet ja laatusäännöt

Sarakkeiden nimet eivät ole sopimus. Määritä puhelinnumeron muoto, aikavyöhyke, kaksoiskappaleiden tunnistus, pakolliset arvot ja toiminta tuntemattoman palvelun tai tiimin jäsenen kohdalla.

Koeajon tulee päättyä raporttiin: luetut rivit, hylätyt tietueet, kaksoiskappaleet, puuttuvat suhteet ja otos käsin tarkistettavaksi. Yksi virheellinen tietue ei saa muuttaa muuta tuontia huomaamatta.

3. Tee harjoitus ja lyhyt rinnakkaisen käytön jakso

Määritä ensin palvelut, henkilöstö ja resurssit. Tee sitten koetuonti julkaisematta uutta linkkiä. Tarkista otos asiakkaista ja käynneistä, mukaan lukien aikapuskurit, vaikutusajat, poissaolot ja jaettujen laitteiden tilanteet.

Nimeä rinnakkaisjakson ajaksi yksi järjestelmä uusien ajanvarausten ensisijaiseksi tietolähteeksi. Älä anna henkilöstön kirjata samoja käyntejä erikseen kahteen järjestelmään ilman täsmäytysmenettelyä.

4. Siirry vasta, kun selkeät kriteerit täyttyvät

Siirtymä kattaa verkkosivun linkin, Google-yritysprofiilin, sosiaalisen median kanavat, QR-koodit ja vastaanoton ohjeet. Säilytä lähdevienti, tuontiraportti ja muutosloki, mutta älä tee paikallisesta tiedostosta pysyvää tietovarastoa.

Paluusuunnitelman on kerrottava, miten aiempaan ajanvarauskanavaan palataan kriittisen tilanteen epäonnistuessa. Paluu ei saa riippua siitä, että henkilöstö palauttaa käynnit muistinsa varassa.

Tarkistuslista ennen siirtymää

• Lähdetietueiden, kelvollisten tietueiden, hylättyjen tietueiden ja kaksoiskappaleiden määrät on täsmäytetty.
• Tulevilla käynneillä säilyvät oikea palvelu, henkilö, aika, hinta ja resurssi.
• Tiimin käyttöoikeudet on testattu eri roolien tileillä.
• Ajanvarauksen, ajan siirron, peruutuksen ja muistutuksen polut ovat läpäisseet harjoituksen.
• Liikkeellä on ajantasainen vienti, ja se ymmärtää koko poistumispolun.
• Uudella linkillä, QR-koodilla ja asiakastiedotteella on vastuuhenkilö ja julkaisuaika.
• Paluun kynnys, päätöksen vastuuhenkilö ja menettely on dokumentoitu.

Tilauksen hinta ei ole ajanvarausjärjestelmän koko kustannus.

Vertaa samaa ajanjaksoa, toimintojen laajuutta ja oletuksia. Mallin tulee erottaa kiinteät kustannukset, käyttökustannukset, sisäinen työ ja asiakashankinnan arvo.

1. Valitse tarkastelujakso ja yksi vertailukaava

Kahdentoista kuukauden tarkastelujakso on käytännöllinen pienelle hoitolalle. Kokonaiskustannus sisältää tilauksen, käyttömaksut, viestit, käyttöönoton, sisäisen työn, lisäosat ja arvioidut järjestelmästä luopumisen kustannukset. Älä vähennä asiakashankinnan arvoa ilman erillistä, näyttöön perustuvaa oletusta.

Laskentakaava: TCO = kiinteät maksut + käyttömaksut + käyttöönotto + henkilöstön aika + lisäosat + järjestelmästä luopumisen kustannukset. Käytä johdonmukaisesti verottomia tai verollisia summia.

2. Erota kiinteät ja muuttuvat kustannukset

Tilausta on helppo vertailla, mutta provisiot kasvavat käyntien arvon ja määrän mukana. Tekstiviestit voivat sisältyä pakettiin, olla järjestelmän jälleenmyymiä tai tulla suoraan hoitolan maksettaviksi. Kirjaa hinta, tapahtumien määrä ja kausivaihtelun vaihteluväli.

Älä oleta, että jokaisesta hakemiston kautta tulevasta käynnistä peritään provisio tai että jokainen varaus tarkoittaa uutta asiakasta. Käytä kyseistä sopimusta ja erota asiakashankinta hoitolan oman asiakaskunnan palvelemisesta.

• toimipaikkakohtainen tilaus ja aktiivisten henkilöiden enimmäismäärät
• provisio ensimmäisestä tai jokaisesta käynnistä sopimuksen mukaan
• tekstiviestit, sähköposti ja muut viestintäkanavat
• maksulliset integraatiot, laitteet ja lisätallennustila
• maksujen käsittelykulut soveltuvin osin

3. Hinnoittele henkilöstön aika ja toiminnalliset virheet

Käyttöönotto vaatii palvelujen, työvuorojen ja käyttöoikeuksien määrityksen, tietojen tuonnin ja koulutuksen. Kerro todelliset tunnit työn tekijän täydellä tuntikustannuksella. Lisää toistuva tietojen täsmäytysaika, jos järjestelmä ei pysty käsittelemään yhteisiä resursseja tai aikatauluristiriitoja.

Perusta virhekustannukset todellisiin tapahtumiin: laitteiden päällekkäisiin varauksiin, tyhjiin väleihin, saapumatta jääneisiin asiakkaisiin tai tietojen manuaalisiin korjauksiin. Älä syötä mielivaltaista summaa ilman historiatietoja tai selkeää skenaariota.

4. Huomioi järjestelmästä luopumisen kustannukset ja kanavan omistajuus

Tarkista, voiko asiakkaat, palvelut, henkilöstön ja tulevat käynnit viedä uudelleenkäytettävässä muodossa. Järjestelmästä luopumisen kustannuksiin kuuluvat vienti, tietojen siivous, linkkien vaihto ja henkilöstön aika uuteen siirtymään.

Markkinapaikka voi luoda arvoa asiakashankintakanavana. Oma järjestelmä palvelee hoitolan hankkimia asiakkaita. Perusteltu päätös voi yhdistää molemmat sen sijaan, että niitä pidettäisiin samanlaisina.

Laskelman lähtötiedot

• Paketin hinta, laskutusjakso, toimipaikkojen määrä ja aktiivisten henkilöiden enimmäismäärä.
• Provision alaiset käynnit ja sopimuksen mukainen provisio.
• Viestien määrä kanavittain ja yksikköhinta.
• Määrityksiin, tuontiin, koulutukseen ja kuukausittaiseen hallintaan käytetyt tunnit.
• Integraatioiden, maksujen, laitteiden ja lisäosien kulut.
• Viennin kustannukset ja sopimuksen päättämisehdot.
• Erikseen: markkinapaikan kautta todella hankitut asiakkaat ja arvo.

Harjoitus kahdentoista asiakkaan kanssa ja viisi tulevaa ajanvarausta

Tee pieni harjoitus selvittääksesi, kuinka uusi järjestelmä käsittelee varsinaista työtäsi. Seuraava esimerkki on synteettinen. Siinä kuvataan salonki, jossa on kolme tiimin jäsentä, neljä palvelua, kaksitoista asiakasrekisteriä ja viisi tulevaa ajanvarausta. Luvut ovat hallittavissa oleva testikoko, eivät vertailuarvo tai lupaus siirtymisnopeudesta. Korvaa kuvitteelliset tietueet omilla testitietueillasi ennen kuin päätät, sopiiko prosessi salonkiisi.

Anna siirrolle yksi omistaja. Tämä henkilö säilyttää alkuperäisen viennin, työkopion, muutosluettelon ja päätöksen varauslinkkien vaihtamisesta. Muut ihmiset voivat auttaa tietueiden tarkistamisessa, mutta heidän ei pitäisi itsenäisesti muuttaa samaa tiedostoa. Kun kaksi henkilöä korjaa eri kopioita, teknisesti onnistunut tuonti voi silti tuottaa kalenterin, johon kukaan ei luota.

Aloita lataamalla CSV-mallit, jotka ovat käytettävissä haluamaasi toimintaa varten. Ariveno kuvaa CSV-tuontia asiakkaille, palveluille, tiimin jäsenille ja tuleville tapaamisille kartoituksella, päällekkäisillä tarkistuksilla ja validoinnilla ennen tallennusta. Käytä nykyistä mallia muotosopimuksena. Toisen toimittajan viemä tiedosto ei välttämättä käytä samoja sarakkeita, tunnisteita, päivämääräkäytäntöjä tai suhdemallia. Tiedostonimen muuttaminen ei muunna tietoja.

Ota harjoitukseen mukaan kaksi samannimistä asiakasta ja yksi toistuva puhelinnumero. Sisällytä myös palvelu, jonka vanha nimi eroaa uudesta palvelun nimestä. Nämä tietueet paljastavat, kuinka voit tunnistaa kaksoiskappaleet ja kartoittaa suhteita. Käytä osoitteita ja puhelinnumeroita, joita hallitset, jos sinun on testattava viestejä. Kuvitteellinen asiakas ei saa vahingossa saada todellista muistutusta.

Valmistele tiedot ennen tuontia

Pidä alkuperäinen vienti ennallaan ja käsittele kopiota. Kirjoita muistiin jokainen korjaus: puuttuva maaetuliite, tarpeeton välilyönti, vanha palvelutarra, ei-aktiiviselle tiimin jäsenelle määrätty ajanvaraus. Tämä lyhyt muutosluettelo antaa toisen henkilön ymmärtää, kuinka tuodut tiedot eroavat lähteestä. Se auttaa myös erottamaan lähdeongelman tuontiongelmasta.

Älä yhdistä ihmisiä pelkän sukunimen perusteella. Kaksi perheenjäsentä voi jakaa numeron, ja yhdellä henkilöllä voi olla kaksi yhteysosoitetta. Päätä, mitä määritteitä käytät ja kuinka moniselitteiset osumat tarkistetaan. Jos et pysty ratkaisemaan osumaa, säilytä se manuaalista tarkistusta varten. Pienempään hyväksyttyyn joukkoon on helpompi luottaa kuin suurempaan joukkoon, joka sisältää hiljaisia ​​virheitä.

Käsittele muistiinpanot erikseen. Ajanvarausohjeilla, yhteydenottoasetuksilla, markkinointiluvalla ja arkaluontoisilla tiedoilla on eri tarkoitus. Yhteystiedon tuominen ei luo lupaa lähettää mainoksia. Älä tuo lääketieteellisiä tietoja tai hoidon vasta-aiheita yleiseen varaustietueeseen vain siksi, että vanha vienti sisältää ne. Tarkista kunkin kentän tarkoitus ja laillinen peruste. GDPR- ja EDPB-ohjeet selittävät rekisterinpitäjien ja käsittelijöiden vastuut. salonkisi on edelleen vastuussa siitä, mitä sen on käsiteltävä.

Luo kalenteri ennen tapaamisten tuontia

Luo ensin palvelumääritykset. Käytä harjoituksissa lyhyttä hiustyyliä, hiustenleikkausta muotoilulla, väriaikaa ja konsultaatiota. Syötä kesto ja valmistus- tai siivousaika, jota salongisi todella tarvitsee. Määritä sitten tiimi ja näiden palvelujen käyttämät resurssit. Jos väripalvelu käyttää jaettua tuolia tai laitetta, tämä riippuvuus kuuluu kokoonpanoon ennen sen tapaamisten testaamista.

Tarkista seuraavaksi työajat, hyväksytyt poissaolot ja julkaistu aikataulu. Laskentataulukossa oikealta näyttävä ajanvaraus voi olla ristiriidassa työntekijän saatavuuden kanssa uudessa järjestelmässä. Tarkista aikavyöhykkeen ja päivämäärän muoto selvästi. Tiedosto, joka sisältää 10/11, ei kerro ilman muotosopimusta, onko suunniteltu päivämäärä lokakuussa vai marraskuussa.

Sisällytä yksi ajanvaraus lähellä sulkemisaikaa ja yksi tapaamispäivänä, kun määrätty henkilö on poissa. Nämä ovat tahallisia negatiivisia esimerkkejä. Harjoituksessa tulee tehdä ristiriita näkyväksi, jotta voit korjata levyn tai aikataulun. Älä muuta aukioloaikoja vain saadaksesi tiedoston läpi. Kokoonpanon tulee edustaa tapaa, jolla salonki todella toimii siirron jälkeen.

Lue esikatselu ja tarkista jokainen rivi

Tarkista kartoitus- ja validointitulos ennen tuonnin hyväksymistä. Vertaa syötteiden määrää hyväksyttyihin, hylättyihin tai kaksoiskappaleiksi tunnistettuihin tietueisiin. Älä oleta, että kaksitoista riviä tarkoittaa kahtatoista uutta asiakasta. Jotkut rivit saattavat päivittää olemassa olevan tietueen tai vaatia päätöksen. Tallenna, mitä kullekin poikkeukselle tapahtui, ja korjaa sitten työtiedosto tai ratkaise se tuetun toiminnon avulla.

Avaa valitut tietueet tallennuksen jälkeen. Tarkista tavallinen asiakas, epäselvä kaksoiskappale ja tapaamisaika muuttuneella palvelutarralla. Vertaa tapaamispäivämäärää, aloitusaikaa, määrättyä henkilöä ja palvelun kestoa lähteeseen. Tarkista sitten kalenterinäkymä. Tietue voi sisältää oikean tekstin ja silti ilmestyä väärään aikaan tai väärässä suhteessa.

Jos yrität korjata korjattua tiedostoa uudelleen, tarkista ensin, mitä edellinen yritys on jo tallentanut. Älä oleta, että jokainen tuontitoiminto käsittelee uudelleenyrityksiä samalla tavalla. Käytä esikatselua ja nykyisiä tietueita välttääksesi kaksoiskappaleiden luomisen. Pidä kirjaa kussakin yrityksessä käytetystä tiedostosta ja laajuudesta, jotta tiimisi voi selittää, mitkä tiedot hyväksyttiin ja mikä vaatii vielä työtä.

Testaa varausmatkaa hallitsemillasi tietueilla

Ennen kuin julkaiset uuden varauslinkin, käy läpi asiakaspolku. Valitse palvelu ja sopiva tiimin jäsen, valitse vapaa aika, anna hallitsemasi yhteydenottokanava ja tutustu salongin varaussääntöihin. Tarkista, vahvistetaanko ajanvaraus automaattisesti vai vaatiiko se salongin hyväksynnän valitsemissasi asetuksissa. Tarkista sitten tuettu muutos- tai peruutusprosessi hallintalinkin avulla.

Testaa tavallista ajanvarausta ja vaikeaa ajanvarausta. Vaikea tapaus voi yhdistää pitkän palveluksen, poissaolon ja yhteisen resurssin. Tavoitteesi on nähdä, vastaako saatavuus määritettyjä rajoituksia. Käytä julkista esikatselua tai erillistä testiasetusta ennen oikeiden asiakkaiden kutsumista. Tämän artikkelin esimerkki on toistomenettely, ei väite, että tietueiden siirto on jo suoritettu.

Sähköpostimuistutukset ovat osa Arivenon kuvattua tarjousta. Valinnainen SMS käyttää salongin omaa SMSAPI-tiliä ja siitä veloitetaan erikseen. Tarkista määritetty kanava ja kohde ennen testin käyttöönottoa. Onnistunut kalenterimerkintä ei todista, että muistutus on saapunut vastaanottajalle. Vahvista vastaanottaminen hallitsemallasi yhteyskanavalla ja kirjaa kaikki puuttuvat vaiheet.

Valitse yksi paikka uusille varauksille muutoksen aikana

Lyhyt vertailujakso voi olla hyödyllinen, mutta kaksi itsenäisesti muokattavaa kalenteria luo uuden ongelman. Päätä, mikä järjestelmä on uusien varausten lähde. Jos vanha järjestelmä jää auki, määritä kuka kopioi jokaisen uuden ajanvarauksen ja miten kalenterit täsmäytetään. Vältä käskemästä koko tiimiä pitää molemmat ajan tasalla ilman vastuun osoittamista. Tämä ohje kuulostaa yksinkertaiselta ja epäonnistuu juuri silloin, kun salonki on kiireinen.

Valitse vaihtoaika, jolloin omistaja ja henkilö, joka voi tarkistaa ajanvaraukset, ovat käytettävissä. Päivitä verkkosivusto, sosiaalinen profiili ja Google-yritysprofiilin varauslinkki suunnitellussa järjestyksessä. Vaihda tulostetut QR-koodit vasta skannattuasi uuden koodin puhelimella. Pidä luetteloa paikoista, joissa vanha osoite ilmestyi; muuten asiakkaat jatkavat sisäänpääsyä unohtuneen linkin kautta.

Kerro olemassa oleville asiakkaille, kuinka hallita ennen muutosta tehtyjä ajanvarauksia. Älä lupaa, että vanhat vahvistuslinkit yhtäkkiä toimivat uudessa järjestelmässä. Säilytä vanhoja tietueita yrityksesi ja lakisääteisten tarpeidesi edellyttämän ajan ja noudata sitten sovittuja säilytyssääntöjä. Siirto on valmis, kun tiimi voi ohjata uutta prosessia ja selittää jäljellä olevat poikkeukset.

Määritä paluupolku ennen kuin tarvitset sitä

Kirjoita muistiin, mikä pysäyttäisi vaihdon: virheelliset tapaamisajat, ratkaisemattomat kaksoistunnukset, puuttuvat resurssitarkistukset tai käyttökelvoton asiakashallintalinkki. Nimeä henkilö, joka voi päättää palauttaa vanhan varauskanavan. Määritä myös, kuinka uudessa järjestelmässä hyväksytyt ajat sovitaan, jos palaat. Linkin palauttaminen ottamatta huomioon näitä ajanvarauksia voi menettää juuri ne varaukset, jotka aiot suojata.

Säilytä lähdevienti turvallisesti, kun harjoitus ja sovitus ovat käynnissä. Rajoita pääsyä siirtoa tekeviin ihmisiin. Älä lähetä täyttä asiakasluetteloa tavallisessa tukiviestissä. Toimittaja voi usein tutkia muotoongelmaa käyttämällä synteettistä riviä ja virhekuvausta. Poista tarpeettomat työkopiot, kun niiden tarkoitus on valmis.

Määritä ensin seuraavan työpäivän tulos

Kuka saapuu aamulla, mikä palvelu on varattu ja mistä työntekijä löytää tiedon? Aloita vaihto näistä kysymyksistä. Uuden ohjelman ominaisuuksien määrä ei ratkaise, ovatko huomisen ajat oikein. Kuvaa tavallinen päivä ja hankala päivä erikseen. Hankalaan päivään voi kuulua sairastunut työntekijä, siirretty värjäys, asiakas ilman varausta ja huone, jota tarvitaan kahteen palveluun. Näistä tilanteista tulee vaihtoa koskevat hyväksymiskokeet, joita tiimi voi arvioida yhdessä ilman todellisia asiakastietoja.

Nimeä yksi vastuuhenkilö ja toinen henkilö tarkistamaan tulos vastaanoton näkökulmasta. Pienessä yrityksessä omistaja voi hoitaa molemmat tehtävät, mutta tarkastus on silti erillinen vaihe. Merkitse päätöspäivä, vaihtoaika ja tapa, jolla ongelma ilmoitetaan. Vastuuhenkilön pitää tietää, mitä hän voi päättää itse ja mikä pysäyttää vaihdon. Kun vastuu on sovittu etukäteen, kiireinen aamu ei muutu keskusteluksi siitä, kuka asiaa oikeastaan hoitaa ja miksi sitä ei ole vielä korjattu.

Selvitä mitä tietoja todella siirretään

Listaa asiakkaat, tulevat varaukset, palvelut, hinnat, työntekijät, työajat, resurssit ja mahdolliset toistuvat ajat. Kirjoita jokaiselle, missä tieto on ja missä muodossa sen saa ulos. Asiakaslista ei sisällä automaattisesti varauskalenteria. Luettava PDF voi auttaa hätätilanteessa, mutta se ei vielä ole valmis tuontitiedosto. Tarkista myös, milloin pääsy vanhaan palveluun päättyy. Pelkkä tilauksen loppumispäivä ei välttämättä kerro, kuinka kauan voit tarkastella tai viedä vanhoja tietoja sen jälkeen.

Tee kenttäkartta: vanhan kentän nimi, merkitys ja uuden järjestelmän vastaava kenttä. Puhelinnumeron maatunnus, varauksen aikavyöhyke ja palvelun kesto ovat käytännössä tärkeitä. Selvitä myös, tarkoittaako vanha työntekijäkenttä varauksen luojaa vai palvelun suorittajaa. Niiden sekoittaminen muuttaa päivän työjärjestystä. Älä siirrä jokaista vanhaa huomautusta vain siksi, että tiedostossa on sille sarake. Tarpeellisuus, käyttötarkoitus ja turvallinen käsittely koskevat myös siirron väliaikaisia tiedostoja. [1] [2]

Tarkista vienti sopimuksesta ja todellisesta tiedostosta

GDPR:n siirrettävyysoikeus on rekisteröidyn henkilön oikeus tietyillä edellytyksillä. Se ei ole salongin omistajalle automaattinen lupaus koko yrityksen tietokannan siirtämisestä valmiina uuteen ohjelmaan. Selvitä siksi palveluntarjoajan sopimus, vientitoiminto ja käytännön tiedostomuoto erikseen. Asiakastiedot, varaukset, metatiedot ja asetukset voivat kuulua eri vientiin. Henkilötietojen käsittelijää koskevassa sopimuksessa on myös käsiteltävä tietojen palauttamista tai poistamista palvelun päättyessä. [3] [1]

EU:n Data Act sisältää sääntöjä tietojenkäsittelypalvelujen vaihtamisesta. Julkaistu kehys käsittelee muun muassa koneellisesti luettavaa vientiä soveltamisalaan kuuluvissa ohjelmistopalveluissa. Se ei tarkoita, että jokainen salonki saa maksuttoman ja täysin valmiin muuton kaikissa sopimuksissa. Soveltamisala ja sopimus on tarkistettava. Omat työtunnit, tietojen siivous, koulutus ja kahden ohjelman rinnakkainen käyttö ovat edelleen kustannuksia, vaikka jokin palveluntarjoajan vaihtomaksu olisi rajoitettu. Pidä nämä kustannukset erillisinä riveinä, jotta vertailu pysyy ymmärrettävänä. [4]

Kokeile pienellä mutta vaihtelevalla aineistolla

Aloita keksityistä asiakastiedoista ja realistisista palveluasetuksista. Valitse saman nimisiä ihmisiä, kansainvälinen numero, peruutettu varaus ja toistuva aika. Arivenon CSV-tuonti sisältää esikatselun, sarakkeiden kohdistamisen ja kaksoiskappaleiden tarkistuksen. Näistä on apua, mutta omistajan pitää silti ratkaista, kuvaavatko kaksi riviä samaa henkilöä. Perheen yhteinen numero ei yksin todista kaksoiskappaletta. Samalla nimellä voi myös olla useita täysin eri asiakkaita, joita ei saa yhdistää vain helpomman kalenterin vuoksi.

Vertaa rivimääriä ennen tuontia ja sen jälkeen, ja tarkista esimerkit jokaisesta tietotyypistä. Tarkista nimi, yhteystieto ja varauksen tila erikseen. Jos tuonti hylkää rivejä, selvitä syy ennen uutta yritystä. Muuten seuraava ajo voi luoda lisää kopioita ratkaisematta alkuperäistä virhettä. Kirjaa löydös, vastuuhenkilö, korjaus ja uuden kokeen tulos. Tiimi tarvitsee lyhyen luettelon ratkaistavista asioista, eikä muistikuvaa siitä, että tuonnissa oli ehkä jokin huomautus mutta lopulta tiedosto näytti avautuvan.

Käy tulevat varaukset läpi

Aloita lähimmistä työpäivistä ja tarkista sitten pitkät palvelut, sarjat ja poikkeavat kestot. Vertaa vanhaa ja uutta kalenteria rinnakkain. Sama varausmäärä ei todista, että aloitus, työntekijä ja tarvittava huone ovat oikein. Tarkista aikavyöhyke sekä kesä- ja talviajan vaihtumisen lähellä olevat ajat. Asiakkaan vahvistuksessa näkyvän kellonajan on tarkoittava samaa hetkeä kuin tiimin kalenterissa. Älä korjaa yksittäistä aikaa lisäämällä tuntia ennen kuin olet selvittänyt asetuksen perussyyn ja muut mahdolliset vaikutukset.

Monivaiheinen värjäys tarvitsee erillisen tarkistuksen. Asiakkaan tuoli voi olla varattu käsittelytauolla, vaikka kampaaja tekee muuta työtä. Tatuointikonsultaatio ja varsinainen pitkä istunto voivat puolestaan olla eri palveluja. Varmista, ettei vanha suljettu aika muutu siirrossa asiakkaalle tarjottavaksi vapaaksi ajaksi. Kokeile myös siirtoa ja peruutusta uudessa kalenterissa. Tarkista vastaanottajan näkökulmasta, mitä viestejä lähtee ja mihin aikaan ne liittyvät. Sisäinen kalenteri ja asiakkaalle annettu lupaus pitää saada vastaamaan toisiaan.

Sovita vaihto yhteen vastaanoton kanssa

Päätä, milloin vanha järjestelmä lakkaa ottamasta vastaan uusia varauksia. Vie viimeiset muutokset tämän hetken jälkeen ja merkitse ne erilliseen muutoslistaan. Jos puhelin on yhä käytössä, vastaanoton pitää tietää, mihin uudet ajat kirjataan. Kaksi kalenteria, jotka molemmat vastaanottavat uusia lupauksia, muodostavat kaksi eri versiota päivän työstä. Yhden työntekijän hyvä muisti ei riitä niiden yhdistämiseen, kun vuoro vaihtuu tai asiakas kysyy samaa aikaa toiselta henkilöltä.

Yksi mahdollinen tapa on tehdä vaihto sulkemisen jälkeen ja tarkistaa seuraava päivä ennen avaamista. Tämä on ehdotus, ei kaikkien salonkien sääntö. Iltatyö tai useat toimipaikat voivat vaatia toisen rytmin. Varaa lisäksi tarvittava lukupääsy vanhoihin tietoihin ilman, että vanhaa kalenteria käytetään uusiin varauksiin. Rajaa pääsy henkilölle, joka sitä työssään tarvitsee. Pidä myös vanha automaattinen viestitys hallinnassa, ettei asiakas saa kahdesta järjestelmästä ristiriitaisia muistutuksia samasta käynnistä.

Kerro asiakkaalle tarvittava toiminta

Asiakkaan ei yleensä tarvitse tietää tiedostomuotoa tai vanhan ohjelman nimeä. Hänen pitää tietää, onko aika voimassa, miten sitä muutetaan ja mistä saa apua. Älä lähetä koko asiakaslistalle viestiä ilman tarpeen ja vastaanottajien arviointia. Nykyistä varausta koskevaa neutraalia tiedotetta ei pidä muuttaa samalla markkinointikampanjaksi. Valitse vastaanottajat todellisen tilanteen mukaan ja tarkista viestin ymmärrettävyys ennen lähetystä. Lyhyt toimintaohje auttaa asiakasta enemmän kuin kuvaus salongin kaikista uusista teknisistä ominaisuuksista.

Päivitä verkkosivun linkki, käytetyt profiilit, allekirjoitukset ja mahdolliset painetut QR-koodit. Kokeile niitä puhelimella ilman työntekijän kirjautumista. Vanha lomake voi yhä ottaa vastaan pyyntöjä, vaikka uusi kalenteri toimii hyvin. Kirjaa siksi jokainen sisääntulopaikka ja sen uusi osoite. Pyydä kollegaa tekemään koevaraus ja näyttämään saamansa vahvistus. Tämä tarkistus löytää asiakkaan reitin virheen, jonka omistajan onnistunut kirjautuminen hallintapaneeliin ei voi paljastaa, koska nämä ovat kaksi eri työvaihetta.

Päätä etukäteen milloin vaihto pysäytetään

Väärä aloitusaika, puuttuvat tulevat varaukset tai epäselvä pääsy asiakastietoihin ovat hyviä syitä keskeyttää. Otsikon pieni ulkoasuerotus on tavallisesti eri asia. Säilytä viimeinen tarkistettu vienti ja muutosten lista turvallisesti. Jos palaat vanhaan kalenteriin, myös uuden kokeilun aikana syntyneet varaukset pitää siirtää siihen. Muuten palautus luo oman tietovajeensa. Selkeä pysäytyskriteeri estää tiimiä jatkamasta ongelmallista vaihtoa vain siksi, että aikaa on jo käytetty ja omistaja toivoo kaiken järjestyvän aamuksi.

Tarkista ensimmäisen viikon jälkeen vienti uudesta järjestelmästä ja kysy tiimiltä konkreettisista virheistä. Voitteko löytää asiakkaan, siirtää ajan ja nähdä suorittavan työntekijän? Onko vanhat käyttöoikeudet poistettu ja väliaikaiset tiedostot käsitelty suunnitelman mukaan? Kirjaa lopuksi hyväksyntä, päivämäärä, tunnetut rajoitukset ja jäljellä olevat tehtävät. Onnistuneen vaihdon todiste on toimiva seuraava työpäivä ja tarkistettava aineisto. Epämääräinen tunne siitä, että tiedot ehkä siirtyivät, ei riitä, kun vastaanotto lupaa asiakkaalle uuden ajan.

Tarkista poikkeukset, joita rivimäärä ei näytä

Valitse toistuva ajanvaraus, josta yksi käynti on aiemmin peruttu. Tarkista että poikkeus säilyy eikä peruuntunut käynti palaa uuden tuonnin mukana. Käy läpi myös palvelu, jossa eri henkilö on luonut varauksen ja toinen suorittaa sen. Nämä kentät voivat näyttää samalta tavallisessa esimerkissä mutta tarkoittaa eri asiaa poikkeuksessa. Pyydä vastaanottoa näyttämään molemmat tilanteet vanhasta ja uudesta kalenterista. Kirjaa havainto ennen kuin hyväksyt koko sarjan siirtyneeksi.

Tutki asiakkaan vanhan tunnisteen merkitys muissa työvaiheissa. Jos laskutus tai toinen hyväksytty prosessi käyttää samaa numeroa, uuden numeron muodostaminen voi katkaista yhteyden. Älä tulkitse onnistunutta tuontia automaattisesti kaikkien ulkoisten yhteyksien säilymiseksi. Dokumentoi tarpeellinen vastaavuus ja testaa yksi esimerkki käytännössä. Väliaikainen taulukko tarvitsee edelleen rajatun tarkoituksen ja turvallisen käsittelyn.

Lopuksi tarkista, ettei vanha muistutuspalvelu jää lähettämään viestejä uuden rinnalla. Lähetysten sulkeminen pitää ajoittaa samoihin varauksiin kuin kalenterin vaihto. Asiakas voi saada kaksi ristiriitaista ohjetta, vaikka molemmissa järjestelmissä on sinänsä oikea tieto eri hetkeltä. Kun lähettäminen ja kalenteri on tarkistettu yhdessä, ensimmäisen päivän virhe on helpompi ehkäistä eikä vain korjata jälkikäteen.

Miltä hyödyllinen kokeilutulos näyttää

Viimeistele tiimisi tarkistama kalenteri, poikkeusluettelo ilman selittämättömiä rivejä ja varausmatka, joka toimii hallitsemillasi yhteystiedoilla. Kirjaa ylös puhdistukseen, konfigurointiin ja tarkistamiseen käytetty todellinen aika. Vertaa tätä työtä uuden prosessin arvoon käyttämällä omia lukujasi. Kokeilu ei voi taata, että myöhempi täysi siirto on kivutonta, mutta se voi paljastaa tehtävät ja rajoitukset ennen sitoutumista.

Ariveno tarjoaa 14 päivän kokeilujakson, joka vaatii maksukortin. Tilaus uusiutuu automaattisesti, ellet peruuta ennen kokeilujakson päättymistä julkaistujen ehtojen mukaisesti; valinnainen tekstiviesti on erillinen. Tarkista maasi ja sijaintisi nykyinen hinta ennen rekisteröinnin vahvistamista. Aloita tässä kuvatulla pienellä harjoituksella. Siirrä suurempi tietojoukko vasta, kun olet pystynyt selittämään pienen tuloksen.