Verkkoajanvarausjärjestelmä kampaamoille

Tee asiakkaan valinnasta selkeä

Pelkkä klikkaus "leikkaus" tai "värjäys" voi olla liian karkea valinta. Hiusten pituus, uusi sävy, korjaus ja viimeistely voivat muuttaa aikaa ja tarvittavaa työtä. Aloita usein tehdystä palvelusta ja kirjoita mitä se sisältää. Asiakkaan pitää ymmärtää ero ja työntekijän nähdä varattu tehtävä. Älä käytä nimeä, joka tarkoittaa jotakin vain tiimin sisällä, jos asiakas tekee valinnan itse. Väärä nimi voi luoda väärän palvelun jo ennen kalenterin ensimmäistä mahdollista ristiriitaa.

Tunnista tilanteet, jotka tarvitsevat konsultoinnin. Suuren värimuutoksen aikaa ja hintaa ei aina voi ratkaista tavallisella valinnalla. Kuvaa konsultaatio omana vaiheena ja selitä mitä sen jälkeen päätetään. EU:n kuluttajaohjeet edellyttävät selkeitä olennaisia tietoja ja hintaperustetta ennen sitoutumista. [2] Pelkkä alkaen-hinta ilman selitystä voi jättää asiakkaalle eri odotuksen kuin kampaajalle. Käytä samaa sanastoa puhelimessa ja sivulla. Tiimi tarvitsee myös keinon ohjata väärin valittu palvelu oikeaan arviointiin ennen kuin se vie sopimattoman ajan.

Erota aktiivinen työ ja vaikutusaika

Värjäyksessä on useita tehtäviä, mutta niiden välillä voi olla vaikutusaika. Asiakas ja tuoli pysyvät käytössä, vaikka kampaaja tekee hetkeksi muuta. Jos kaikki blokkaa työntekijän, vapaa työkapasiteetti voi jäädä piiloon. Jos tauko vapauttaa kaiken, tuoli voidaan luvata toiselle asiakkaalle liian aikaisin. Kuvaa siksi vaiheet erikseen: henkilö, asiakkaan paikka, pesupaikka ja muu tarvittava väline. Yksi kokonaiskesto ei kerro, mitä samaan aikaan voi tehdä ja mikä pitää suojata seuraavan vaiheeseen asti.

Ariveno tukee monivaiheisiä palveluja sekä työntekijän ja resurssien erilaista käyttöä. Kokeile tätä tavallisella värjäyksellä ja pidemmällä variantilla. Katso mitä aikaa tarjotaan vaikutusjaksoon ja voiko pesu sekä viimeistely edelleen toteutua. Kirjoita odotettu tulos ennen koetta, jotta vapaa aika ei automaattisesti näytä onnistumiselta. Ominaisuus tarvitsee oikeat asetukset. Salongin vanha palvelulista voi olla liian yksinkertainen uuteen vaihekohtaiseen malliin, jolloin sitä pitää tarkentaa eikä vain kopioida sellaisenaan ja toivoa työntekijöiden paikkaavan erot.

Mittaa palvelun varsinainen kesto

Valitse joukko tavallisia käyntejä ja merkitse alku, loppu sekä tarvittava jälkiaika. Käytä samaa rajaa kaikilla työntekijöillä. Loppuun voi kuulua neuvonta tai uusi varaus, kun maksu ehkä tapahtuu vastaanotossa. Eri rajat tekevät vertailusta epätasaisen. Paikallisen arvion pitää kuvata tarvittava palvelu eikä nopeinta muistettua päivää. Kokeile myös poikkeus, jonka tiimi tuntee pitkänä. Näin palvelun tavallinen aika voidaan asettaa realistisesti ilman että jokainen vaikeampi käynti pakottaa päivään uuden korjauksen.

Luo käyttökelpoiset palveluvariantit sen sijaan, että piilotat kaikki erot huomautuksiin. Tavallisen variantin voi kuvata vakiokestolla, suurempi korjaus voi vaatia arvioinnin. Tämä ei ole kehotus kerätä terveystietoja kalenteriin. Ariveno ei ole tarkoitettu terveystiedoille tai lääketieteelliselle dokumentaatiolle. Allergiaan liittyvät ammatilliset menettelyt pitää arvioida erillisessä sopivassa prosessissa. Varausvalikko ei diagnosoi eikä vahvista hoidollisia edellytyksiä. Vastaanotto voi nähdä konsultoinnin tarpeen ilman yksityisiä yksityiskohtia, jotka eivät kuulu sen tehtävään tai muistutuksen sisältöön.

Etsi päivän todellinen rajoite

Luettele tuolit, pesupaikat ja erityiset välineet. Selvitä milloin ja kuinka kauan palvelu käyttää niitä. Työntekijöiden määrä ei yksin ole kampaamon kapasiteetti. Yhteinen pesupaikka voi rajoittaa värjäyspäivää, vaikka jokaisella kampaajalla näyttäisi olevan aikaa. Testaa kaksi palveluketjua eri aloituksilla ja tarkista levitys, pesu ja viimeistely yhdessä. Paikallinen ristiriita ei ratkea vain siirtämällä yksi blokki, jos siirto aiheuttaa toisen törmäyksen myöhemmin tai vie työntekijän seuraavasta vahvistetusta palvelusta.

Valmistelu ja siivous ovat oikeaa työtä. Asiakas voi olla poistunut ennen kuin paikka on valmis. Anna puskurille tehtävä ja arvioi kesto menettelyn sekä havaintojen perusteella. EU-OSHA käsittelee kampaamoalan riskejä esimerkiksi iholle, hengitysteille ja tuki- ja liikuntaelimille. [1] Tämä tukee työn vakavaa arviointia mutta ei määrää yhtä yleistä siivousaikaa tai leikkausvarauksen kestoa. Älä kopioi yleistä minuuttimäärää ilman tehtävää. Tiimin pitää tietää miksi aika on varattu ja mitä seuraa, jos joku käyttää sen toiselle asiakkaalle.

Varaa osaamisen mukaan

Liitä palvelut työntekijöihin, jotka voivat ne tehdä. Uusi kampaaja ja vaativaan värikorjaukseen erikoistunut henkilö voivat tarvita eri valikoiman. Päivitä asetukset koulutuksen tai vastuun muuttuessa, ja nimeä hyväksyjä. Jos asiakas voi valita sopimattoman yhdistelmän, virhe näkyy ehkä vasta saapuessa. Silloin korjaus on vaikea ja asiakkaan muu päivä voi jo olla suunniteltu palvelun ympärille. Koevaraus uudelle työntekijälle on pieni tehtävä, joka auttaa varmistamaan, että sisäinen osaamispäätös näkyy oikein myös asiakkaan valinnoissa.

Jos palveluun osallistuu useita henkilöitä, määritä luovutus ja loppuvastuu. Kuka jatkaa työtä, vastaa kysymykseen ja tarkistaa seuraavan ajan? Älä kopioi tarpeettomia yksityisiä tietoja kaikille. EDPB suosittelee tehtävän mukaista pääsyä ja henkilökohtaisia tunnuksia. [4] Vastaanotto tarvitsee käytännön ajan ja palvelun tiedot, mutta ei jokaista erillisessä prosessissa syntyvää ammatillista arviota. Selkeä vastuu auttaa myös sijaisia ymmärtämään missä palvelun päätös tehdään. Muuten luovutus voi perustua siihen, että yksi kokenut työntekijä muistaa koko asiakkaan tilanteen.

Yhdistä puhelin ja online-varaus

Puhelimessa sovittu aika pitää vaikuttaa asiakkaalle verkossa näkyvään kalenteriin. Ariveno yhdistää online-ajat ja käsin lisätyt käynnit. Käytä molemmissa samaa varianttia, henkilöä ja resurssia. Vastaanotto toistaa päivämäärän, ajan ja palvelun tallennuksen jälkeen ja vahvistaa vasta silloin. Irrallinen muistilappu ei kerro kollegalle luotettavasti, miksi näennäinen vapaa paikka ei ole käytössä. Testaa myös kaksi lähes samanaikaista varausta, jotta tiimi tietää mitä se näkee ja miten asiakkaalle kerrotaan muuttunut tilanne ilman kahta päällekkäistä lupausta.

Kokeile asiakkaan ajan siirtoa. Pitkä palvelu ei mahdu lyhyempään aukkoon, ja uusi työntekijä voi tarvita eri palveluvaltuuden. Arivenon turvallinen muutoslinkki toimii ilman asiakastiliä, mutta erikoistilanne voi silti tarvita yhteydenoton. Näytä asiakkaalle selvä vaihtoehto, jos normaali siirto ei sovi. Tarkista vahvistus hänen näkökulmastaan. Hyöty ei synny siitä, että asiakas löytää linkin, vaan siitä että muutos johtaa ymmärrettävään, käytännössä toimitettavaan aikaan ja tiimi näkee saman lopputuloksen ilman uuden puhelukierroksen tarvetta.

Käsittele toistuvat ajat ymmärrettävästi

Tarjoa seuraavaa aikaa asiakkaan oman tarpeen mukaan. Toistuva sarja voi auttaa, mutta sen päivien pitää sopia myös työntekijälle. Ariveno tukee toistuvia aikoja. Kokeile lomaa, vapaapäivää ja yhden kerran muuttamista. Asiakas ja vastaanotto tarvitsevat saman ymmärryksen siitä, muuttuuko yksi käynti vai koko sarja. Poikkeus ei saa palautua vahingossa käyttöön seuraavassa muutoksessa. Tällainen virhe voi jäädä piiloon viikoiksi, vaikka ensimmäinen varaus tehtiin täysin oikein ja esittelyssä kalenteri näytti selvältä.

Pidä yhteystiedot tarpeellisina ja päivitettyinä. GDPR:n tarkoituksen rajaus ja minimointi koskevat myös palveluhistoriaa ja vanhoja toiveita. [3] Toistuva aika ei anna yleistä lupaa myöhempiin kampanjoihin. Selitä tavallinen muistutus nykyisen käynnin avulla ja arvioi markkinointi erikseen. Siisti asiakaslista auttaa myös löytämään virheelliset osoitteet ja kaksoiskappaleet. Älä kuitenkaan yhdistä saman nimisiä asiakkaita automaattisesti. Työntekijä tarvitsee selkeän kriteerin ja mahdollisuuden tarkistaa tietue ennen korjausta, jotta hyvä tarkoitus ei muuta toisen henkilön tulevaa varausta.

Käytä vapautuva aika vain oikeaan palveluun

Peruutuksen paikka sopii seuraavalle asiakkaalle vain, jos palvelu, henkilö, resurssi ja tarvittava puskuri mahtuvat. Arivenon jonotuslista tarjoaa aikaa yhdelle henkilölle kerrallaan rajatulla vastausjaksolla ja tarkistaa vapaan kapasiteetin uudelleen. Kokeile hyväksyntä, kieltäytyminen ja vanhentuminen. Katso erityisesti, voiko lyhyemmän korvaavan palvelun loppu toteutua ennen seuraavaa asiakasta. Täysi näyttö ei ole tavoite itsessään. Uusi käynti voi olla hyvä vain, jos se sopii siihen ketjuun, jonka muut asiakkaat ovat jo vahvistaneet.

Seuraa toteutunutta korvaavaa käyntiä, ei vain lähetettyä kutsua. Mittaa lisäksi viive, vastaanoton työ ja mahdolliset palautteet. Jos uusi tapa täyttää lisää aikoja mutta vie tarpeelliset tauot ja siivouksen, kustannus on siirtynyt työntekijöille. Tarkista syy ja korjaa asetusta. Hyvä kalenteri tukee asiakkaan palvelua sekä työtä, jolla se toimitetaan. Yksi onnistunut päivä on hyödyllinen esimerkki, mutta vasta useamman päivän samanlainen seuranta kertoo, onko palveluvariantti tai puskurin muutos vakiintumassa käytännössä käyttökelpoiseksi tavaksi.

Kokeile kokonainen palvelupäivä

Luo testiasiakkaat ja realistiset kestot leikkaukseen, monivaiheiseen värjäykseen, yhteiseen pesupaikkaan, poissaoloon ja peruutukseen. Pyydä vastaanottoa sekä kampaajaa käymään sama päivä läpi ilman omistajan jatkuvaa selitystä. Kirjaa odotus ja havainto jokaisesta tilanteesta. Jos henkilöt tulkitsevat saman ajan eri tavalla, selvennä asetusta tai ohjetta. Testin pitää sisältää myös päivän lopetus ja seuraavan asiakkaan valmistelu. Muuten saat todisteen vain onnistuneesta yksittäisestä kirjauksesta etkä toimivasta työpäivästä, jota ohjelman pitäisi auttaa hallitsemaan.

Ariveno ei peri varausprovisiota ja sisältää sähköpostimuistutukset. SMS on valinnainen ja laskutetaan salongin oman tilin kautta. Kokeilu kestää 14 päivää, tarvitsee kortin ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Päätä ennen kokeilun päättymistä ja tarkista maan ajantasainen hinta. Valitse testatun päivän perusteella. Kampaamon todellinen hyöty näkyy toteutettavina palveluina, selvinä tehtävinä ja hallittuina poikkeuksina. Se pitää todentaa omassa työssä ennen kuin siitä tehdään suurempi lupaus kapasiteetista tai tuoton kasvusta.