Valitse varausjärjestelmä oman salongin työtilanteilla

Kuvaa tarve ennen esittelyä

Listaa tilanteet, jotka salongissa toistuvat ja joissa syntyy eniten korjauksia. Tavallinen varaus, puhelimessa sovittu muutos ja työntekijän poissaolo ovat hyvä alku. Lisää oman alan poikkeus, kuten monivaiheinen värjäys, hiusten ja parran yhdistelmä tai yhteinen hoitohuone. Kirjoita kuka tekee tehtävän ja mitä asiakas saa lopuksi vahvistettuna. Näin esittelystä tulee oman toimintasi koe eikä vain ohjelmatoimittajan valitsemien onnistuneiden näkymien seuraamista. Tiimi pystyy arvioimaan tuloksen, vaikka se ei tuntisi ohjelmaa ennestään.

Erota välttämätön vaatimus toiveesta. Välttämätön asia voi olla palvelun tarjoaminen vain siihen hyväksytylle työntekijälle. Toive voi olla tietty väri kalenterissa. Jos välttämätön vaatimus ei toteudu, älä peitä virhettä antamalla paljon pisteitä pienemmille ominaisuuksille. Selvitä sen sijaan tarvittava käsityö, sen yleisyys ja vastuuhenkilö. Muutaman manuaalisen poikkeuksen hyväksyminen voi olla järkevää, mutta niiden kustannus ja vaikutus asiakkaaseen pitää nähdä ennen päätöstä, ei vasta kun koko tiimi käyttää uutta kalenteria kiireessä.

Kuvaa palvelun koko kulku

Palvelulla on nimen ja hinnan lisäksi kesto, edellytykset, työntekijä ja mahdollinen tila tai laite. Värjäyksessä voi olla keskustelu, levitys, vaikutusaika, pesu ja viimeistely. Työntekijä voi olla vapaa osan ajasta, vaikka asiakkaan paikka pysyy varattuna. Ariveno kuvaa monivaiheisia palveluja sekä henkilön ja resurssien erillistä käyttöä. Kokeile tätä omilla palveluilla. Pelkkä ominaisuuden olemassaolo ei osoita, että vanha palveluvalikoima ja sen kestot on oikein sovitettu uuden ohjelman asetuksiin.

Parturissa lyhyt palvelu voi toistua tiiviisti, mutta työvälineet ja valmistelu tarvitsevat silti aikaa. Beauty-palvelussa sopiva työntekijä voi olla vapaa ja tarvittu huone varattu. Tatuointistudiossa konsultaatio ja varsinainen istunto voivat olla eri varauksia. Käytä paikallisesti mitattuja kestoja, älä toisen yrityksen verkkosivulta kopioitua yleistä aikaa. Testin tarkoitus on sovittaa ohjelma todelliseen toimitukseen. Hyvä valintaprosessi ei paina kaikkia alan palveluja samaan lyhyeen muottiin vain siksi, että se on helpoin näyttää näytöllä.

Erota vaikutusaika ja puskuri

Puskuri on aikaa valmisteluun, siivoukseen tai muuhun tehtävään, joka mahdollistaa seuraavan käynnin. Se on eri asia kuin asiakkaan vaikutusaika, jolloin työntekijä voi ehkä tehdä jotakin muuta. Jos ohjelma käsittelee nämä samalla tavalla, se voi näyttää kapasiteettia väärin. Luo palvelu, jossa molemmat esiintyvät, ja tarkista asiakkaan, työntekijän ja resurssin tila vaiheittain. Kirjoita odotettu tulos ensin. Muuten yllättävä vapaa aika voi näyttää ominaisuudelta, vaikka se todellisuudessa lupaa toisen asiakkaan vielä tarvittuun paikkaan.

Mittaa tavallinen palvelu ja yksi pidempi poikkeus. Katso milloin seuraava asiakas voi aidosti aloittaa, älä vain milloin ensimmäinen nousee tuolista. Työ voi vielä vaatia puhdistusta, keskustelua ja valmistelua. Anna puskurille tarkoitus ja tarkista sen sijainti. Yleinen lisäminuuttien määrä ei ole kaikkien yritysten turvallinen standardi. Ohjelman pitää kuvata salongin oikeaa menettelyä, ja tiimin pitää ymmärtää, mitä varattu aika suojaa. Muuten kiireessä tehty pieni muutos voi vaikuttaa koko iltapäivän töihin tavalla, jota muuttaja ei näe.

Käy asiakkaan reitti läpi

Avaa sivu puhelimella ilman omistajan kirjautumista. Valitse palvelu, työntekijä ja aika, ja katso mitä asiakas saa tietää hinnasta, paikasta ja sisällöstä. EU:n kuluttajaohjeet edellyttävät olennaisten tietojen, kokonaishinnan ja ehtojen selkeyttä ennen sitoutumista. [1] Varauspyyntö ei silti automaattisesti ole sama kuin lopullinen palvelusopimus. Oman mallisi ja paikallisten vaatimusten pitää olla selviä. Tarkista myös tilanteet, joissa hinta määräytyy konsultaatiossa, jotta asiakkaan valinta ei lupaa enemmän kuin salonki on todella arvioinut.

Kokeile ajan siirtämistä ja perumista. Arivenossa asiakkaalla on turvallinen linkki muutokseen ilman asiakastilin tarvetta. Katso mitä tapahtuu tavallisessa siirrossa ja mitä jos palvelun kesto ei mahdu uuteen aukkoon. Näytä lisäksi selkeä yhteydenottotapa poikkeuksille. Hyöty syntyy koko käynnin hallinnasta, ei vain ensimmäisen lomakkeen helppoudesta. Yksinkertainen aloitus voi silti aiheuttaa monta puhelua, jos myöhempi muutos on epäselvä tai asiakas ei tiedä, onko hänen tekemänsä toimenpide todella vahvistettu.

Kokeile vastaanoton työtä

Pyydä työntekijää kirjaamaan puhelinvaraus ja asiakas, joka tulee ilman aikaa. Molempien pitää vaikuttaa samaan kalenteriin kuin online-varauksen. Ariveno tukee yhteistä kalenteria näille käynneille. Kokeile kahta lähes samanaikaista toimintaa ja tarkista näkyvä tulos. Älä testaa pelkästään rauhallista järjestystä, jossa kaikki ehtivät nähdä edellisen tallennuksen. Vastaanoton on tiedettävä mikä toiminta vahvistaa ajan ja miten toinen asiakas ohjataan, jos ensimmäinen on jo ottanut sen.

Kokeile seuraavaksi sairastumista, lomaa ja käytöstä poistettua resurssia. Uusi esto voi estää uusia varauksia ratkaisematta jo vahvistettuja aikoja. Kirjaa kuka käy vaikutukset läpi ja ottaa yhteyttä asiakkaisiin. Korvaavan työntekijän pitää sopia palveluun ja muutoksen pitää sopia asiakkaalle. Ohjelma voi näyttää tilanteen, mutta omistaja päättää osaamisesta, kuormasta ja lupauksista. Hyvä järjestelmä tekee poikkeuksesta ymmärrettävän eikä jätä tiimiä päättelemään sen vaikutuksia kalenterin väreistä tai yksittäisistä omistajan muistamista säännöistä.

Tarkista, että asiakas valitsee palvelun, tekijän ja ajan salonkin linkistä ja saa selvän vahvistuksen. Arivenossa asiakas ei tarvitse tiliä ja hallitsee aikaa suojatulla linkillä.

Vapautunut aika voidaan tarjota oikeaa palvelua odottavalle. Saatavuus on tarkistettava uudelleen ennen vahvistusta, jotta päällekkäistä varausta ei synny.

Mikään järjestelmä ei voi luvata poistaa niitä. Arvioi muistutukset, historia ja manuaalinen hyväksyntä salonkin määrittämän rajan jälkeen. Ariveno kirjaa poisjäännin hylkäämättä asiakasta automaattisesti.

Tarkista tietojen käyttö ja vienti

Kysy kuka saa nähdä asiakkaat, viedä listan ja hallita työntekijöitä. EDPB suosittelee yksilöllisiä tunnuksia, tarpeeseen perustuvia oikeuksia ja vanhan pääsyn poistamista. [3] Käsittelysopimus pitää arvioida todellisten roolien mukaan. [4] Testaa tavallisella työntekijän roolilla, koska omistajan käyttö ei näytä koko tiimin rajoja. Tarkista myös mitä jaettu tai ulkoinen kalenteri sisältää. Tietojen näkyvyys ja oikeus muuttaa niitä ovat eri asioita, eikä useampi katselupaikka tee niistä automaattisesti yhtä luotettavaa varauslähdettä.

Vie pieni aineisto ja avaa se. Ymmärrätkö kentät, päivämäärät ja yhteydet? Ariveno kuvaa CSV-tuontia esikatselulla, kohdistuksella ja kaksoiskappaleiden tarkistuksella sekä täyttä vientiä. Valitse silti realistiset poikkeukset kokeeseen. GDPR:n minimointi tarkoittaa, ettei tarpeettomia vanhoja huomautuksia pidä kopioida vain täydellisyyden vuoksi. [2] Ariveno ei ole tarkoitettu terveystiedoille tai lääketieteellisille asiakirjoille. Sopiva varausjärjestelmä voi pitää hallinnollisen ajan järjestyksessä samalla kun ammatillinen arviointi ja siihen liittyvät erityiset tiedot hoidetaan erillisessä sopivassa prosessissa.

Erota salonkin jo löytäneiden asiakkaiden työkalu useiden salonkien hakemistosta. Ariveno ei ole hakemisto eikä lupaa hankkia asiakkaita.

Tee lyhyt koeraportti

Kirjaa tilanteen nimi, odotettu tulos, havaittu tulos ja päätös. Merkitse hyväksytty, vaatii asetusta tai ei kuulu tuotteeseen. Lisää poikkeuksen tarvitsema työ ja vastuuhenkilö. Hyvä joukko sisältää tavallisen ajan, monivaiheisen palvelun, jaetun resurssin, asiakkaan muutoksen, poissaolon ja viennin. Kuusi selkeää koetta kertoo enemmän kuin yleinen arvio "tuntuu helpolta". Jos asetus on virheellinen, korjaa se ja toista kyseinen koe. Puuttuvaa välttämätöntä ominaisuutta ei silti pidä nimetä käyttäjän koulutusongelmaksi ilman näyttöä.

Kokeile myös avun saamista. Lähetä toimittajalle konkreettinen kysymys esimerkiksi resurssin ristiriidan selvittämisestä ja arvioi, ymmärtääkö tavallinen työntekijä vastauksen. Tallenna toimiva ohje salongin käyttöön. Pyydä sitten sijaiselta rajattu tehtävä testitiedoilla ilman omistajan jatkuvaa apua. Tämä paljastaa oppimistarpeen paremmin kuin nopea esittely. Määritä samalla kuka päivittää asetukset myöhemmin, kun palvelu, työntekijä tai toimipaikka muuttuu. Oikea lähtötilanne ei säily itsestään, jos muutokset tehdään ilman samaa kontrollia.

Päätä hinnan ja tehtävien perusteella

Laske tilaus, viestit, koulutus, erilliset palvelut ja työaika yhdessä. Ariveno ei peri varausprovisiota ja sisältää sähköpostimuistutukset. Valinnainen SMS laskutetaan salongin oman SMSAPI-tilin kautta. Tuote ei vastaanota asiakkaiden maksuja tai ennakkomaksuja eikä korvaa kassaa. Jos ennakkomaksu on välttämätön, arvioi erillinen ratkaisu ja sen tehtävät. Varausohjelman edullisuus ei ratkaise puuttuvaa maksuprosessia, eikä yksi hyvä ominaisuus korvaa välttämätöntä tarvetta, jota tiimin pitäisi jatkuvasti hoitaa käsin.

Arivenon kokeilu kestää 14 päivää, edellyttää maksukorttia ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Aseta päätöspäivä ennen päättymistä ja tarkista oman maan ajantasainen hinta. Hyväksy järjestelmä vasta, kun tarpeelliset tehtävät on kokeiltu ja poikkeukset ovat hallittuja. Kirjaa myös mitä et vielä tiedä. Todellinen peruste valinnalle on asiakkaan ja työntekijän yhteensopiva päivä, jota voit näyttää koeraportissa, eikä ominaisuuksien pitkä luettelo tai toive siitä, että käyttöönoton jälkeen kaikki ratkaisematon muuttuu itsestään helpoksi.

Testaa poistuminen ennen tuontia: asiakkaat, tulevat ajat, palvelut, tiimi, asetukset ja kuvat uudelleenkäytettävissä muodoissa. Tarkista pääsy irtisanomisen jälkeen ja poistoaikataulu.

Ariveno on suunniteltu yhdelle toimipisteelle ja pienelle tiimille: verkkovaraus, yhteinen kalenteri, työvuorot, resurssit ja vaiheet, muistutukset, jonotuslista, historia ja vienti.

Varmista poikkeuksen korjaus ennen hyväksyntää

Valitse yksi väärin luotu testivaraus ja pyydä työntekijää korjaamaan se ohjeen perusteella. Tarkista asiakkaalle lähtevä vahvistus ja jäljelle jäänyt kalenterin tila. Tämä osoittaa, voiko tiimi palauttaa tavallisen tilanteen ilman omistajan jatkuvaa apua. Kirjaa myös mitä tietoa tukipyyntö tarvitsee, jotta ongelma voidaan kuvata ilman todellisen asiakkaan yksityisiä tietoja.

Vertaa lopuksi toimintoja samassa roolissa ja samalla laitteella kuin arjen käyttäjä. Työpöydän omistajan näkymässä onnistunut tehtävä voi olla puhelimen vastaanottoroolissa vaikeampi. Testin tarkoitus ei ole löytää mahdollisimman monta virhettä, vaan selvittää tarpeellinen työ juuri siinä ympäristössä, jossa se tehdään. Jos asetus tai ohje ratkaisee tilanteen, toista koe sen jälkeen ja tallenna hyväksytty versio.

Pidä samat hyväksymisrajat myös uuden työntekijän, palvelun tai toimipaikan lisäämisessä. Silloin valintakoe jatkaa hyötyään käytön aikana eikä katoa käyttöönoton jälkeen. Omistaja saa konkreettisen jäljen siitä, että asiakkaalle luvattu palvelu ja tiimin saatavilla oleva kapasiteetti vastaavat edelleen toisiaan.