Yhdistä puhelin, verkkosivu ja muut varauskanavat

Listaa kaikki paikat, joissa sovitaan aika

Kirjoita käytetyt kanavat ja niiden tehtävä. Puhelin, verkkosivu, yritysprofiili, sähköposti, viestikeskustelu ja henkilökohtainen käynti voivat tuoda eri tilanteita. Merkitse syntyykö kanavassa vahvistettu varaus vai pelkkä pyyntö. Tämä ero on tärkeä: asiakas voi tulkita viestin perjantaista sovituksi ajaksi, vaikka vastaanotto odottaa vielä palvelua ja kellonaikaa. Selkeä malli kertoo, missä vaiheessa salonki antaa lopullisen lupauksen ja mikä tieto siihen vielä tarvitaan. Ilman mallia sama lause saa eri merkityksen eri työntekijöiltä.

Seuraa yhden päivän työvaiheita ennen automaation suunnittelua. Kuinka monta kertaa sama nimi kirjoitetaan? Kuka tarkistaa ajan? Milloin asiakas saa vahvistuksen? Käytä nykyisiä tehtäviä ja keksittyjä esimerkkejä, älä kerää yksityisiä vanhoja keskusteluja tarpeettomasti. Ongelma löytyy usein kopioinnin kohdasta eikä kanavan nimestä. Vastaanotto voi tietää, että yksi tietty viestityyppi jää helposti odottamaan, koska kukaan ei ole vastuussa sen seuraavasta vaiheesta. Kirjaa tämä vastuu ennen kuin lisäät uuden lomakkeen tai viestin, joka kasvattaa saman odotusjonon kokoa.

Valitse yksi kalenteri varauksille

Yhteydenottokeskustelu voi antaa taustaa, mutta sen ei pidä muodostaa erillistä varauskalenteria. Kirjaa sovittu palvelu, aika, työntekijä ja resurssi samaan järjestelmään. Arivenossa online-varaukset ja käsin lisätyt käynnit jakavat kalenterin. Puhelimessa annettu aika vaikuttaa siis tarjottavaan kapasiteettiin vasta, kun se kirjataan oikein. Sovi kuka tekee tämän ja missä vaiheessa. Muuten yksi työntekijä voi luvata viestissä paikan, joka näkyy yhä toiselle asiakkaalle vapaana. Hyvä tarkoitus ei estä tätä ristiriitaa, jos tieto jää eri paikkaan.

Määritä myös keskeneräisen pyynnön käsittely. Työntekijä voi pyytää tarvittavan palveluvalinnan ja kertoa, että aika vahvistetaan rekisteröinnin jälkeen. Tämä on toimintamalli, joka pitää sovittaa salongin omaan sopimustapaan ja paikallisiin vaatimuksiin. Jos palvelu vaatii ammatillisen arvioinnin, ohjaa asiakas konsultaatioon. Älä valitse hänen puolestaan tavallista palvelua vain saadaksesi pyynnön nopeasti kalenteriin. Nopeus hyödyttää asiakasta vain, jos luvattu palvelu ja siihen varattu aika vastaavat todellista tarvetta eivätkä vaadi myöhemmin selittämistä.

Käytä samaa URL-osoitetta kaikkialla. QR-koodin tulee avata julkinen salonkisivu, ei yksityistä hallintaa tai kertakäyttöistä hallintalinkkiä.

Ariveno luo sivun yhdelle toimipisteelle; asiakas ei tarvitse tiliä ja salonki voi ladata QR-koodin. Se ei ole hakemisto eikä Googlen tai Instagramin kumppani-integraatio.

Käytä tunnistettavaa suoraa linkkiä

Ohjaa sopivista kanavista samaan varaussivuun. Salongin nimen, palveluiden ja yhteystietojen pitää olla tunnistettavia. Selkeä toimintoteksti auttaa enemmän kuin monta erilaista painiketta, joiden tarkoitus jää arvattavaksi. Tarkista vanhat profiilitekstit, kiinnitetyt viestit ja sähköpostin allekirjoitukset. Linkki voi olla asiakkaan käytössä pitkään sen jälkeen kun tiimi on jo unohtanut koko julkaisun. Tee siksi luettelo sijainnista, osoitteesta ja viimeisestä tarkistuspäivästä. Yksi vastuuhenkilö pystyy ylläpitämään sitä, jos tieto ei ole vain omistajan muistissa.

Google Business Profile voi sisältää ajanvarauslinkkejä, ja käytetyistä linkeistä voidaan valita ensisijainen. [1] Tämä ei ole sama asia kuin vahvistettu Reserve with Google -integraatio. Kuvaa oma ratkaisu linkiksi, jos siitä on kyse. Profiilin näkyvyys ei myöskään takaa varauksia. Asiakkaan pitää päästä sivulle, jossa toiminta on ymmärrettävä ja tarjottu aika käyttökelpoinen. Mittaa siis reitin myöhempi tulos äläkä nimeä pelkkää lisättyä linkkiä todistetuksi kasvukeinoksi ennen kuin tiedät, mitä sen kautta tuleville asiakkaille tapahtuu.

Yhdenmukaista tiedot eri kanavissa

Osoitteen, aukioloajan, puhelimen ja palvelun sisällön pitää vastata toisiaan. Aukioloaika ei silti ole sama kuin jokaisen työntekijän varattava aika. Liike voi avata yhdeksältä, vaikka tietty palvelu alkaa vasta kymmeneltä. Kalenterin pitää käsitellä ero. Tarkista vanhentuneet tiedot ennen uuden kampanjan tai kanavan avaamista. Väärä aika tai osoite voi kasvattaa yhteydenottoja, mutta se ei lisää hyödyllistä kysyntää. Vastaanotto joutuu silloin korjaamaan ongelmaa, jonka ylläpito voisi ratkaista jo ennen asiakkaan pyyntöä.

EU:n kuluttajaohjeet edellyttävät ymmärrettäviä tietoja palvelusta, kokonaishinnasta ja olennaisista ehdoista ennen asiakkaan sitoutumista. [2] Jos hinta riippuu arvioinnista, sen peruste pitää selittää. Yksi kanava ei saisi luvata kiinteää hintaa ja toinen näyttää pelkkää alkaen-hintaa ilman syytä. Käytä samaa palvelun nimeä myös puhelimessa. Kun vastaanotto joutuu arvaamaan mitä asiakas tarkoittaa ulkopuolisen profiilin sanalla, varauksesta voi tulla väärän pituinen tai väärän sisältöinen jo ennen kuin kukaan huomaa kalenterissa virhettä.

Tee puhelimesta selkeä työvaihe

Kysy palvelu, toivottu ajanjakso ja mahdollinen työntekijätoive. Etsi asiakas tai luo tarpeelliset yhteystiedot, tarkista kapasiteetti ja tallenna aika ennen lopullista vahvistusta. Toista sitten päivämäärä, kellonaika, paikka ja palvelu. Tämä järjestys auttaa havaitsemaan resurssin ristiriidan ennen asiakkaalle annettua lupausta. Henkilötietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaan eikä varmuuden vuoksi. [4] Vastaanotto tarvitsee lyhyen ohjeen, jonka uusi henkilö voi seurata. Jos menettely toimii vain kokeneen työntekijän muistilla, sama tehtävä voi muuttua epävarmaksi vuoron vaihtuessa.

Jos puhelimeen ei voi vastata hoidon aikana, kerro realistinen vaihtoehto: suora linkki tai takaisinsoitto sovittuna ajankohtana. Älä lupaa kaikkien palvelujen omatoimista varausta, jos osa vaatii konsultaatioita. Asiakkaalla pitää olla toimiva tapa saada apua myös silloin kun lomake ei sovi tilanteeseen. Halpa kanava ei ole onnistunut, jos se siirtää tarpeellisen työn asiakkaan arvattavaksi. Arvioi siis digitaalinen reitti ja ihmisen antama apu yhtenä kokonaisuutena. Niiden pitää tukea toisiaan, eikä asiakkaan pitäisi joutua vaihtamaan kanavaa useita kertoja.

Kokeile samanaikainen tilanne

Puhelinasiakas ja online-asiakas voivat haluta saman paikan. Työntekijän pitää käyttää kalenterin senhetkistä tulosta ja tuntea vahvistuksen sääntö. Vältä ajan lupaamista yksityisessä viestissä, jos se on vielä yleisesti tarjolla. Jos käytätte väliaikaista estoa, sen tila ja loppuminen pitää olla ymmärrettävää. Muuten muistamatta jäänyt esto voi pitää todellisen vapaan kapasiteetin suljettuna, kun taas keskeneräinen pyyntö näkyy jossain muualla valmiina varauksena. Kummassakin tapauksessa asiakkaalle annetut tiedot ja tiimin kalenteri alkavat erota toisistaan.

Tee koe testitiedoilla: yksi työntekijä lisää puhelinajan ja toinen avaa samaa paikkaa varaussivulta. Katso kumpi saa vahvistuksen ja mitä toinen näkee. Tarkista myös viesti vastaanottajalle. Tarkoitus on tuntea mekanismi ja korjaus, ei julistaa virheiden mahdottomuutta. Kirjaa havaittu tulos ja poikkeuksen vastuu. Kun sama tapahtuu oikeana kiirepäivänä, tiimi tarvitsee tutun toimintatavan. Yleinen ohje olla huolellinen ei auta, jos kukaan ei tiedä, mikä näkymä kertoo lopullisen varauksen ja mitä asiakkaalle pitää sen perusteella sanoa.

Rajaa viestien tarkoitus

Nykyistä varausta koskeva viesti ja markkinointikampanja ovat eri tehtäviä. Palvelun välttämättömään käsittelyyn soveltuva sopimusperuste ei automaattisesti kata mainontaa. [3] Arvioi lisäksi paikalliset säännöt sähköiselle markkinoinnille. Älä liitä jokaiseen muistutukseen tarjousta vain siksi, että osoite on olemassa. Pidä aika, paikka, muutoslinkki ja yhteydenotto selkeinä. Tällöin asiakas pystyy löytämään toiminnan, jonka vuoksi viesti lähetettiin, eikä tärkeä tieto huku tarpeettomaan sisältöön tai uusiin lupauksiin, joita vastaanotto ei ole arvioinut.

Ariveno sisältää sähköpostimuistutukset. Valinnainen SMS toimii salongin oman SMSAPI-tilin kautta erikseen laskutettuna. Tarkista lähettäjä, yhteystieto ja asiakkaan kieli kokeessa. Älä lähetä terveystietoja tai lääketieteellisiä huomautuksia; Ariveno ei ole tarkoitettu niille. Selvitä myös mitä tehdään, jos viesti ei tule perille. Lähettämisen onnistuminen ei yksin osoita, että asiakkaalla on oikea tieto. Tiimillä pitää olla rajattu tapa korjata yhteystieto ja tarvittaessa selvittää ajan tiedot ilman loputonta sarjaa automaattisia uusia viestiyrityksiä.

Mittaa kanava toteutuneeseen käyntiin asti

Valitse muutama kanavan nimi ja käytä niitä johdonmukaisesti. Puhelin, verkkosivu ja profiili ovat helpompia analysoida kuin monta samaa tarkoittavaa vapaata tekstiarvoa. Liitä lähde vahvistettuun aikaan ja myöhemmin toteutumiseen, jos prosessisi sen sallii. Klikki tai keskustelu kertoo kiinnostuksesta, ei vielä tuotosta. Suuri kanava voi antaa paljon epäselviä pyyntöjä ja vähän käyntejä. Pieni kanava voi antaa selviä, nopeasti käsiteltäviä aikoja. Siksi vertailussa pitää nähdä myös vastaanoton työ ja asiakkaan reitillä syntyvät virheet.

Tarkastele peruutukset, kaksoiskappaleet ja kesken jääneet pyynnöt erikseen. Sama asiakas voi ensin soittaa ja sitten käyttää linkkiä, joten älä laske häntä kahdeksi uudeksi asiakkaaksi. Merkitse epävarma lähde epävarmaksi sen sijaan että päätät sen automaattisesti viimeisen klikkauksen perusteella. Pienessä yrityksessä muutaman viikon havainnot voivat antaa suunnan, mutta ne eivät ole varma kasvuprosentti. Paras seuraava muutos kohdistuu konkreettiseen kohtaan, jossa asiakas ei ymmärrä palvelua tai vahvistusta ja tiimi joutuu käsittelemään asian uudestaan.

Sulje vanhat reitit hallitusti

Vanha lomake tai painettu QR-koodi voi edelleen ohjata asiakkaan väärään palveluun. Päätä jokaiselle vanhalle osoitteelle ohjaus, tiedote tai sulkeminen ja tarkista tulos ilman sisäistä kirjautumista. Pidä myös lyhyt ohje viesteihin vastaavalle työntekijälle: milloin linkki riittää ja milloin tarvitaan ammattilaisen arvio. Palvelun edellytyksiä koskeva kysymys ei ole sama kuin vapaan ajan kysyminen. Yhdenmukainen vastaus auttaa vain silloin kun se todella sopii tilanteeseen eikä katkaise asiakkaan tarvitsemaa keskustelua.

Hyväksy uusi reitti, kun kaikki käytetyt kanavat johtavat samaan luotettavaan kalenteriin ja asiakas tietää milloin aika on vahvistettu. Arivenon kokeilu kestää 14 päivää, tarvitsee kortin ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Tarkista oman maan hinta ja päätä ennen kokeilun loppua. Arvioi kokonaisuus yhdellä oikean työpäivän kaltaisella kokeella. Vastaanoton vähentynyt korjaustyö ja selkeästi toteutuneet käynnit ovat käyttökelpoisempia todisteita kuin se, että lisäsitte jälleen yhden näkyvän painikkeen asiakkaan löydettäväksi.