Tarjoa peruutettu aika yhdelle sopivalle henkilölle kerrallaan.

Kirjaa asiakkaan todellinen toive

Aikaisempi aika ei välttämättä tarkoita mitä tahansa aikaa. Kysy palvelu, henkilötoive ja käyttökelpoinen jakso. Joku voi tulla vain illalla, toinen tarvitsee tietyn hoitajan tai palveluyhdistelmän. Rajaa tiedot tähän tarkoitukseen. Jonotuslista ei ole syy kerätä yksityisiä selityksiä ja huomautuksia, joita tiimi ei tarvitse tarjouksen tekemiseen. Selkeä toive auttaa sovittamisessa, mutta liian pitkä vapaa teksti voi tehdä siitä epävarman. Vastaanoton pitää pystyä löytämään nopeasti mitä asiakas voi hyväksyä eikä tulkitsemaan vanhaa keskustelua uudelleen jokaisen vapautuneen ajan kohdalla.

Kerro asiakkaalle mitä listalla oleminen tarkoittaa: konkreettinen tarjous, vastaustapa ja mahdollisen vanhan varauksen tila. Aikaisempi aika ei automaattisesti siirrä vanhaa. Jos prosessi on käsin tehtävä, vastaanotto käyttää samaa selitystä joka kerta. Asiakkaan pitää tietää, että kutsu ei välttämättä ole lopullinen varaus ilman hyväksyntää. Epäselvä viesti voi saada ihmisen järjestämään kuljetuksen paikkaan, jota hänelle ei ole vielä vahvistettu. Yksi ymmärrettävä ohje vähentää tätä riskiä enemmän kuin lista lisätoiminnoista, jotka asiakas ei tunne eikä tarvitse.

Tarkista vapautunut kapasiteetti kokonaan

Peruutus voi vapauttaa eri määrän aikaa henkilölle ja resurssille. Palvelu, valmistelu, jälkityö ja seuraava käynti pitää tarkistaa yhdessä. Kalenterin aukko ei ole automaattisesti henkilön koko vapaus. Katso aloitus, loppu, puskuri ja osaaminen ennen tarjousta. Yksi relevantti kutsu on parempi kuin monta kutsua paikkaan, jota ei oikeasti voi toimittaa. Vastaanotto tarvitsee tähän selvän testin. Jos uusi asiakas käyttää aikaa, joka tarvittiin seuraavan palvelun valmisteluun, aukko näyttää täytetyltä mutta päivän muiden asiakkaiden lupaukset alkavat rikkoutua.

Keksitty esimerkki: 60 minuutin aukkoon voi sopia 50 minuutin palvelu, jos puskurit ovat yhteensä kymmenen ja resurssi on käytettävissä. 60 minuutin palvelu, jonka valmistelu tulee lisäksi, ei mahdu samaan paikkaan. Luvut näyttävät menetelmän eivätkä määritä oikeaa aikaa kaikille yrityksille. Käytä omia havaintoja ja menettelyjä. Erityinen palveluketju voi tarvita ammattilaisen arvion ennen tarjousta. Jonotuslista ei ohita konsultaation tarvetta eikä tee väärän variantin valinnasta oikeaa vain siksi, että asiakas haluaa nopeasti aikaisemman päivän.

Sovita ensin palvelu ja vasta sitten järjestys

Ensimmäinen listalla ei välttämättä tarvitse tarjolla olevaa lyhyttä palvelua tai voi tulla siihen aikaan. Käytä järjestystä sopivien toiveiden joukossa ja selitä peruste. Myöhemmin liittynyt voi saada paikan, jos aiempi ei voi sitä käyttää. Tämä ei tarkoita piilotettuja suosikkeja vaan todellisen yhteensopivuuden arviointia. Kirjaa yhteiset kriteerit vastaanotolle. Asiakkaan ei pitäisi joutua päättelemään, miksi häntä ei koskaan kontaktoida, jos hänen toiveensa on liian yleinen tai sitä ei ole päivitetty palveluvalikoiman muuttumisen jälkeen.

Päätä myös miten useita sopivia asiakkaita käsitellään. Yksi mahdollinen sääntö on toiveen kirjausaika relevanteissa tilanteissa. Poikkeus voi vaatia päätöksen, mutta sen pitää olla selitettävä. Älä tee korkeammasta hinnasta piilotettua jonokriteeriä, jos asiakas odottaa tavallista järjestystä. Omistajan kannattaa tarkistaa muutama poikkeus ja vastaanoton ohje. Näin prosessi pysyy kohtuullisena eikä yhden työntekijän muistissa olevana tapana. Selkeä sääntö vähentää myös työn määrää, koska jokaista vapautunutta aikaa ei tarvitse ratkaista alusta kaikilla eri tulkinnoilla.

Lähetä tarjous yhdelle kerrallaan

Arivenon vahvistettu jonotusmekanismi tarjoaa paikan yhdelle henkilölle kerrallaan rajatulla vastausajalla. Vapaan ajan tilanne tarkistetaan uudelleen ennen varausta. Kokeile hyväksyntä, hylkäys ja vastaamatta jääminen testiasiakkailla. Katso mitä vastaanotto näkee jokaisessa vaiheessa ja milloin seuraava tarjous voidaan tehdä. Rajattu ikkuna on osa kapasiteetin käytännön hallintaa, ei syy piilottaa asiakkaan sopimusehtoja. Hänen pitää ymmärtää mikä toiminta hyväksyy ajan ja mitä tapahtuu jos vastaus tulee myöhemmin. Tiimi tarvitsee saman tulkinnan myös puhelimessa.

Kaikille lähetetty viesti voi tuottaa yhtäaikaisia vastauksia ja useita odotuksia samasta paikasta. Jos käytätte muuta tai käsin tehtävää varamenettelyä, tarkista kapasiteetti ennen vahvistusta ja kerro ehdollisuus selvästi. Nopea vastaus ei ole varaus jos toinen on jo saanut paikan. Näytä lopullinen toiminta asiakkaalle ja vertaa hänen viestiään kalenteriin. Tarkoitus ei ole kasvattaa lähetysten määrää. Tarkoitus on toimittaa yksi sopiva palvelu hallitusti ilman että vastaanotto joutuu jälkeenpäin pyytämään usealta ihmiseltä anteeksi samaa väärää lupausta.

Ratkaise vanhan varauksen kohtalo

Jonottava asiakas voi jo omistaa myöhemmän ajan. Aikaisemman hyväksynnässä pitää päättää poistetaanko vanha, säilytetäänkö se vai arvioidaanko yhteys erikseen. Älä arvaa, etenkin sarjassa. Asiakas voi tarvita eri tarkoitukseen useita käyntejä. Yksi uusi paikka voi korvata yhden vaiheista eikä koko palveluketjua. Kysy tai seuraa selvästi sovittua mallia. Ariveno tukee toistuvia aikoja, mutta ammatillinen eteneminen on eri prosessi. Kalenterin muutos ei yksin osoita, mitä asiakkaan arvioidussa suunnitelmassa pitää seuraavaksi tehdä ja kuka sen hyväksyy.

Tee koe asiakkaalla, jolla on vanha varaus sekä uusi tarjous. Tarkista kalenteri, vahvistukset ja muistutukset hyväksynnän jälkeen. Kaksi eri kellonaikaa voi muodostaa ei-toivotun kaksoisvarauksen vaikka ne eivät törmää samana päivänä. Vastaanoton pitää havaita ja ratkaista tämä. Kirjaa tulos ennen oikeaa käyttöä. Asiakas voi suunnitella vapaan tai kuljetuksen saamansa viestin perusteella, joten myöhempi selitys ohjelman mekanismista ei korvaa alkuperäistä epäselvää vahvistusta. Koe antaa käytännössä selkeän vastauksen siihen, mitä käyttäjä tekee seuraavan hyväksynnän yhteydessä.

Pidä viestin tarkoitus rajattuna

Tarjous asiakkaan toivomasta aikaisemmasta palvelusta ei ole automaattinen lupa myöhempiin kampanjoihin. Käsittelyperuste arvioidaan tarkoitukselle, eikä välttämätön sopimuskäsittely kata ilman muuta mainontaa. [1] Selvitä myös paikalliset sähköisten viestien vaatimukset. Käytä lyhyttä sisältöä päivästä, ajasta, palvelusta ja toiminnasta. Älä piilota muiden tuotteiden myyntiä mukaan. Relevantti viesti auttaa asiakasta päättämään, pystyykö hän käyttämään paikan. Muu sisältö kasvattaa lukemista ja voi muuttaa sekä asiakkaan kokemusta että sen oikeudellista arviointia, miksi tietoa käytetään.

GDPR:n minimointi ja säilytyksen tarkoitussidonnaisuus koskevat myös jonotustoivetta. [2] Määritä milloin toive päättyy tai tarkistetaan. Asiakas, joka voi tulla vain tällä viikolla, ei kuulu pysyvään kaikkien aikojen vastaanottajajoukkoon. Poista vanha toive hallitusti ja anna tapa lopettaa tämä yhteydenotto. Tiimi tarvitsee siihen käytännön merkinnän eikä vain yleisen lupauksen kunnioittaa yksityisyyttä. Vanha epämääräinen lista tuottaa lisää kutsuja, joiden vastaanottaja ei voi käyttää aikaa. Selkeästi rajattu lista on sekä hyödyllisempi että helpompi ylläpitää päivästä toiseen.

Vahvista sisältö ja ehdot ennen sitoutumista

Asiakas tarvitsee palvelun, hintaperusteen ja merkitykselliset ehdot. EU:n kuluttajaohjeet korostavat selkeyttä, ja kohtuuttomien ehtojen ohje käsittelee muun muassa piilotettuja vaatimuksia sekä liian suurta korvausta. [3] [4] Lyhyt vastausaika ei ole oikeus tehdä päätöksen taloudellisesta seurauksesta epäselvää. Todellinen kapasiteetin rajaus voidaan kertoa rehellisesti. Asiakkaan pitää nähdä mitä hän hyväksyy. Jos palvelun hinta riippuu arvioinnista, pelkkä kutsu tiettyyn kellonaikaan ei muuta sitä automaattisesti kiinteäksi hinnaksi, jonka studio tai salonki voisi myöhemmin tulkita toisin.

Ariveno ei vastaanota palvelun maksuja tai ennakkomaksuja. Jos käytätte erillistä ratkaisua, sovita jonotus siihen todellisen ja arvioidun sopimuksen mukaan. Kalenterin hyväksyntä ei ole todiste maksusta toisessa palvelussa. Nimeä tarkistaja ja kerro asiakkaalle missä vaiheessa aika on vahvistettu. Eri vaiheet pitää nähdä myös manuaalisessa varamenettelyssä. Teknistä arkkitehtuuria ei tarvitse selittää asiakkaalle, mutta yhtä selkeää toimintaa ei saa jättää arvattavaksi. Vastaanotto puolestaan tarvitsee tiedon siitä, mitä vielä puuttuu ja mistä valmistunut vaihe voidaan todentaa.

Mittaa toteutunut korvaava käynti

Laske tarjoukset, vastaukset, vahvistukset ja toteutuneet palvelut erikseen. Suuri vastausmäärä kertoo vähemmän, jos moni hyväksytty aika perutaan myöhemmin. Laske myös täytetty kesto ja jäljelle jäänyt aukko, jotta lyhyt käynti ei muutu raportissa kokonaisen pitkän istunnon pelastamiseksi. Käytä samaa määritelmää joka jaksossa. Pieni määrä antaa suunnan, ei varmaa vaikutusprosenttia kaikille yrityksille. Päätöksen pitäisi näkyä myös vastaanoton työssä: miten paljon aikaa käytettiin yhden todellisen korvaavan käynnin saamiseen ja millaisia virheitä vielä syntyi.

Sisällytä kysymykset ja työn määrä. Jos vastaanotto lähettää paljon kutsuja ja selittää saman epäselvän asian, paranna matchia tai viestiä. Jonotus voi olla hyödyllinen ilman täyttä pelastumista, mutta hyöty vertautuu kuluihin. Erota myynti katteesta, jonka muuttuvat palvelukulut jättävät. Uusi käynti on käytännössä hyvä, kun se mahtuu päivän ketjuun eikä siirrä viivettä muille asiakkaille. Seuraa siksi myös aloituksia ja palautetta. Täysi kalenteri voi piilottaa kustannuksen, jonka työntekijät maksavat tauoilla ja asiakkaat odottamisella.

Harjoittele käsin tehtävä varamenettely

Jos työntekijä hoitaa tarjouksen muulla tavalla, kirjaa se samaan kalenteriin ja tarkista ennen lupausta. Sovi yhteydenottaja, odotus ja tilan muutos. Yksityinen huomautus "ehkä tulee" ei riitä. Arivenon 14 päivän kokeilu vaatii kortin ja jatkuu automaattisesti uusiutuvana tilauksena, ellet peru sitä. Tarkista ajantasainen hinta ja päätä ennen loppua. Hyväksy lista kun match, vastausikkuna, vahvistus ja kalenteri toimivat yhdessä. Todiste on toteutunut sopiva käynti, eikä asiakkaan rajattu aikatoive saa muuttua hallitsemattomaksi yleiseksi viestilistaksi.