Deux esthéticiennes, un appareil : éviter les doubles réservations

Logiciel de réservation sans commission pour instituts de beauté

Ariveno propose la réservation en ligne aux instituts de beauté qui ont leur propre marque et des clients issus des recommandations, d’Instagram et de Google. Le calendrier vérifie la disponibilité du professionnel, de l’appareil de soin et du poste de travail avant d’accepter une réservation. Les clients réservent sans compte, via votre propre lien, sans place de marché ni commission sur les réservations.

• Pour les instituts de beauté
• Configurez vous-même, étape par étape
• Résiliez quand vous le souhaitez

Équipe, appareils et clients dans un seul calendrier. Sans commission sur les réservations.

• Deux clients, un appareil, la même heure.

Dans un institut de beauté, la disponibilité ne dépend pas uniquement du professionnel. Un laser ou un poste de travail peut aussi être nécessaire, et un planning papier ne permet pas de vérifier les deux de façon fiable.

• Quand vous gérez tout à la main

Deux clients sont inscrits pour le même appareil à la même heure

Les notes clients sont dans un carnet accessible à toute l’équipe

• Un client qui manque régulièrement ses rendez-vous est accepté automatiquement
• Vous passez vos soirées à appeler les clients du lendemain
• Chaque appareil nécessaire dispose de sa propre disponibilité

Les fiches clients contiennent des préférences et l’historique des rendez-vous, pas de données médicales

• Les absences répétées peuvent nécessiter une validation manuelle

Les rappels par e-mail sont envoyés automatiquement ; les SMS restent facultatifs

• Des appareils et postes de travail avec leur propre disponibilité.

Associez une ressource nécessaire à une prestation : laser, lampe ou poste de travail. Ariveno vérifie ensemble le professionnel et la ressource avant de proposer le créneau.

• Des fiches clients qui prennent en compte le RGPD

Conservez les préférences, l’historique des rendez-vous et les notes de soins. Ariveno ne propose volontairement aucun champ pour les données médicales.

Une fois le seuil choisi par l’institut atteint, la prochaine réservation du client nécessite une validation manuelle.

• Des offres de liste d’attente à durée limitée

Lorsqu’un soin est annulé, Ariveno propose le créneau à une seule personne compatible à la fois et vérifie à nouveau la disponibilité avant confirmation.

• Comment fonctionne la liste d’attente
• Les clients réservent dans votre institut, pas simplement à proximité.

Votre lien ouvre la page de votre institut avec votre marque, votre équipe, vos prestations et vos tarifs. Sans liste d’établissements concurrents ni commission sur les réservations. Votre institut est responsable du traitement ; Ariveno traite les données clients selon vos instructions.

• Voir la comparaison complète avec un annuaire de services
• Soin du visage à l’hydrogène
• tarif de l’institut · 60 min
• Soin au laser : demi-jambes
• tarif de l’institut · 45 min

Les données de l’institut restent dans des ressources configurées pour l’UE.

Les données métier de chaque institut utilisent une base D1 distincte et une ressource R2 privée configurée pour la juridiction de l’UE. Téléchargez un export complet sans demander d’autorisation.

Importez les clients, les prestations et les rendez-vous à venir depuis un fichier CSV avec aperçu et vérification des doublons. Gardez l’ancien système actif pendant la transition et contactez support@ariveno.com si vous avez besoin d’aide pour préparer les fichiers.

Comment Ariveno évite-t-il de réserver deux fois un appareil ?

Associez le laser, la lampe ou le poste de travail nécessaire à la prestation. Ariveno vérifie simultanément le membre de l’équipe et la ressource avant de proposer le créneau.

Puis-je enregistrer des contre-indications médicales dans la fiche client ?

Non. Les données de santé constituent une catégorie particulière au sens du RGPD et nécessitent des garanties spécifiques. Ariveno conserve les préférences, l’historique des rendez-vous et les notes de soins non médicaux. Réalisez l’évaluation de santé selon votre procédure approuvée, en dehors d’Ariveno.

Que se passe-t-il lorsqu’un client manque régulièrement ses rendez-vous ?

Ariveno compte les absences. Une fois le seuil que vous avez choisi atteint, la prochaine réservation du client nécessite une validation manuelle.

Puis-je valider manuellement certaines réservations ?

Oui. Le créneau est retenu pendant votre décision et le client ne reçoit la confirmation qu’après validation.

Un client peut-il déplacer son rendez-vous sans appeler ?

Oui. Un lien sécurisé permet au client de déplacer ou d’annuler son rendez-vous sans se connecter. Le créneau libéré peut être proposé à la liste d’attente.

Comment passer d’un autre logiciel à Ariveno ?

Une question légitime : tableur ou logiciel ?

• Un tableur ne connaît pas vos rendez-vous.

Un tableur gratuit ou un tableau imprimé peut convenir à une ou deux personnes. Avec une équipe de 3–10 personnes, les problèmes commencent lorsque les horaires et les rendez-vous sont gérés séparément : un client réserve un créneau qui vient d’être retiré du planning, ou un congé disparaît quand quelqu’un écrase le fichier.

Si vous avez seulement besoin d’un tableau à imprimer, Ariveno va au-delà de vos besoins. Si vous souhaitez relier les disponibilités du personnel à la réservation en ligne, poursuivez votre lecture.

• Tableur ou tableau imprimé et Ariveno
• Les conflits sont vérifiés manuellement
• Les conflits avec les rendez-vous réservés sont signalés avant publication
• Les saisies peuvent être écrasées

Le membre de l’équipe soumet ; le responsable valide ; l’historique des modifications est conservé

• Ce que voient les clients
• Les disponibilités doivent être gérées séparément
• Les clients ne voient que les créneaux du planning publié
• Une photo ou un fichier partagé

Export iCal vers un calendrier privé sans les numéros de téléphone des clients

• De la demande au planning publié
• Le membre de l’équipe soumet
• Disponibilités, congés ou demande de changement d’horaire depuis un téléphone.

Validez ou refusez la demande. Ariveno affiche les conflits avec les rendez-vous réservés.

Seule la version publiée est transmise à l’équipe et aux disponibilités en ligne. Les brouillons restent des brouillons.

Un changement d’horaire incompatible avec un rendez-vous est signalé avant que les clients ou l’équipe ne le voient.

• Planning du personnel sur téléphone

Chaque personne peut exporter son propre planning via iCal. Les numéros de téléphone des clients restent dans Ariveno.

• Chaque rôle voit les informations adaptées

Le personnel voit ses propres rendez-vous et son planning. Les propriétaires et responsables disposent d’une vue complète du salon.

Un membre de l’équipe peut-il modifier directement le planning ?

Un membre de l’équipe soumet ses disponibilités, ses congés ou un changement d’horaire. Un responsable valide la modification et publie le planning. Rien ne change automatiquement.

Que voient les clients pendant que je prépare un brouillon du planning ?

Uniquement les créneaux basés sur la dernière version publiée. Les brouillons et les demandes non validées n’affectent pas les disponibilités en ligne.

Que se passe-t-il si une modification du planning entre en conflit avec un rendez-vous ?

Ariveno signale le conflit avant publication pour vous permettre de décider de déplacer le rendez-vous ou de refuser la modification.

Un membre de l’équipe peut-il consulter le planning sur téléphone ?

Oui, dans le navigateur ou via un export iCal à sens unique vers un calendrier privé. L’export ne contient pas les numéros de téléphone des clients.

Ariveno remplace-t-il un planning sur tableur ?

Oui, si vous avez besoin de relier le planning aux réservations. Si vous souhaitez seulement un tableau gratuit à imprimer, Ariveno va probablement au-delà de vos besoins.

Testez deux esthéticiennes avec un seul appareil

Utilisez une configuration synthétique avec deux praticiens, un appareil de traitement et deux services. Les deux personnes sont qualifiées, selon les règles du salon, pour fournir le service d'exemple. Chaque rendez-vous nécessite le même appareil. L'exercice vérifie les dépendances de planification ; il n’établit pas l’adéquation clinique, n’évalue pas un traitement et n’autorise pas quelqu’un à utiliser un équipement. Conservez ces décisions dans le processus spécialisé dont votre entreprise a besoin.

Notez les ressources nécessaires à chaque service avant de saisir les rendez-vous. Un appareil, une salle de soins et une zone de préparation peuvent imposer différentes contraintes. Deux praticiens disponibles ne créent pas deux appareils disponibles. Donnez à chaque ressource partagée un nom reconnaissable afin qu'un collègue puisse identifier l'élément physique représenté par la règle de calendrier.

Ariveno décrit des chèques de réservation qui combinent la personne, le service et les ressources requises. Configurez la relation à l’aide des opérations de service et de ressources actuelles. La répétition doit montrer si votre utilisation particulière de l'appareil est représentée correctement. Ne présumez pas que la création d’un enregistrement appelé « appareil » l’attribue automatiquement à chaque service qui en a besoin.

Identifiez l'intervalle occupé complet

Demandez au praticien de décrire la préparation, le traitement actif et le nettoyage. Identifiez quand l’appareil est occupé et quand la pièce est indisponible. Si le traitement face au client se termine avant que la désinfection ou la préparation ne soit terminée, le prochain rendez-vous devra respecter ce temps restant. Entrez les paramètres de durée et de tampon pris en charge, puis inspectez leur effet sur les créneaux proposés.

Utilisez votre propre procédure pour déterminer l’heure. Un numéro rond choisi pour une démonstration ne constitue pas une preuve de l'intervalle requis. L'exemple synthétique laisse délibérément la durée comme entrée pour votre salon. Si deux variantes de service consomment la ressource différemment, représentez-les séparément là où le produit prend en charge cette distinction.

Incluez toute période connue de maintenance ou d’indisponibilité dans l’accord commercial et utilisez le mécanisme pris en charge pour la bloquer. Vérifiez comment le système représente cette contrainte avant de vous y fier. Un enregistrement de ressource doit correspondre au périphérique réellement disponible ; un deuxième enregistrement portant un nom similaire ne doit pas créer de capacité imaginaire.

Effectuer la première réservation et inspecter les relations

Créez un rendez-vous de test pour le premier praticien en utilisant les coordonnées que vous contrôlez. Ouvrez le rendez-vous et vérifiez le service, la personne, l'heure de début et la ressource. Ensuite, inspectez le calendrier. Enregistrez l'intervalle exact occupé par l'appareil, y compris tout tampon configuré qui affecte la prochaine réservation.

Disponibilité désormais ouverte pour le deuxième praticien et le même service en même temps. Le but est de vérifier si la ressource partagée empêche le rendez-vous conflictuel. Un calendrier du personnel gratuit ne devrait pas suffire à lui seul à offrir un créneau dont l'appareil requis est déjà occupé. Si l'emplacement est toujours proposé, inspectez l'affectation de service-ressource et le modèle d'intervalle avant de continuer.

Testez un créneau ultérieur qui devrait être valide. Les vérifications négatives seules peuvent manquer une configuration trop restrictive. Vous devez voir à la fois le conflit refusé et un arrangement autorisé que le salon peut réellement offrir. Une configuration qui se cache toute la journée résout le symptôme de double réservation au détriment de la capacité utilisable.

Testez les changements ainsi que les premières réservations

Déplacez le premier rendez-vous de test à l’aide de l’opération de reprogrammation prise en charge. Inspectez la disponibilité pour l’heure d’origine et la nouvelle heure. L'intervalle initialement occupé doit être libéré uniquement en fonction de l'état final du rendez-vous, et le nouvel intervalle doit refléter la même dépendance de ressource. Vérifiez le rendez-vous enregistré plutôt que de vous fier à un écran de confirmation intermédiaire.

Annulez le rendez-vous de test et inspectez la disponibilité des ressources qui en résulte. Prenez ensuite un nouveau rendez-vous pour le deuxième praticien dans l'intervalle libéré. Cette séquence teste le cycle de vie qu’un vrai salon utilise au quotidien. Une première réservation réussie ne démontre pas que la reprogrammation ou l’annulation préservera les mêmes relations.

Si votre salon utilise l'approbation avant la confirmation, incluez l'état en attente correspondant dans la répétition. Lisez le comportement documenté de cet état et inspectez la disponibilité offerte. Ne déduisez pas les règles de réservation de ressources du mot « en attente ». L'entreprise doit comprendre quand le temps est protégé et quand une demande est encore sujette à examen.

Essayez un conflit simultané dans une configuration contrôlée

Deux personnes peuvent accéder à une page de réservation avant que l'un ou l'autre rendez-vous ne soit confirmé. Un créneau affiché est donc une offre qui nécessite encore le contrôle final de disponibilité du produit. Utilisez une configuration de test dédiée pour examiner ce cas avec les comptes ou les canaux de contact que vous contrôlez. Gardez le test petit et évitez de perturber les réservations d’un vrai salon.

Ouvrez le même intervalle proposé pour les deux praticiens, puis suivez le flux pris en charge. Inspectez les rendez-vous finaux et l’intervalle d’occupation de l’appareil. Le critère d'acceptation est une allocation de ressources valide et un résultat clair pour la demande contradictoire. Ne comptez pas deux clics réussis comme deux réservations correctes et ne prétendez pas à un résultat de simultanéité à partir de l'illustration de cet article.

Si l'interface vous demande de choisir une autre heure, vérifiez que l'explication est compréhensible et que l'alternative est utilisable. Un refus technique sans parcours client clair peut créer des appels téléphoniques que la page de réservation était censée réduire. Enregistrez le comportement réel de votre configuration et utilisez-le dans la décision d'achat.

Vérifier les changements dans l'horaire du personnel

Demander une absence pour le premier praticien après le rendez-vous du test existe. Inspectez le conflit avant d’approuver et de publier le nouveau calendrier. Un changement de personnel peut rendre invalide un rendez-vous même si son appareil reste disponible. À l’inverse, déplacer un rendez-vous vers un autre praticien qualifié peut toujours entrer en conflit avec une ressource utilisée par un autre service.

Révisez l’ensemble de la mission après tout changement : service, personne, ressource et temps. Nommez le gestionnaire qui peut décider de l'alternative et la personne qui la convient avec le client. Gardez une proposition de changement distincte du rendez-vous final accepté. Le client ne doit pas découvrir une décision en matière de personnel seulement lorsqu'il arrive pour le traitement.

Donnez à l’équipe une règle simple pour signaler l’indisponibilité des appareils. Un incident ou un événement de maintenance doit parvenir à la personne qui contrôle la capacité de réservation. Ne demandez pas aux praticiens de raccourcir les services ou de créer des ressources en double pour contourner le problème. Ces solutions de contournement rendent l’offre publique inexacte et déplacent le conflit vers le salon.

Gardez les informations sur le traitement en dehors d'une note de réservation générale

La répétition concerne la disponibilité opérationnelle. Ne saisissez pas de contre-indications de santé, d’antécédents médicaux ou de consentement à un traitement dans une note générale à moins que le système et votre processus ne soient conçus à cet effet et que les conditions légales ne soient remplies. En vertu du RGPD, les données de santé peuvent nécessiter une évaluation et des garanties distinctes. Le dossier client ordinaire d'un outil de réservation ne constitue pas une autorisation de collecter tout ce qui semble opportun.

Utilisez des enregistrements synthétiques pour le test et minimisez les informations de contact. Si vous avez besoin d'aide pour enquêter sur une configuration de ressources, décrivez la relation entre le service et le temps sans envoyer les détails du traitement d'un vrai client. Les lignes directrices de l'EDPB sur les responsables du traitement et les sous-traitants expliquent pourquoi le salon doit décider des finalités et de la portée appropriée du traitement.

Séparez la communication concernant un rendez-vous du marketing. Une confirmation ou un rappel vient appuyer la prestation réservée ; cela ne fournit pas automatiquement une base légale pour des messages promotionnels sans rapport. Vérifiez les paramètres actuels de courrier électronique et de SMS facultatifs, et confirmez la réception sur un canal de contact que vous contrôlez lorsque la livraison fait partie de la répétition.

Rendre le résultat utile à l'équipe

Créez un bref enregistrement des cas testés : première réservation, réservation conflictuelle, créneau valide ultérieur, reprogrammation, annulation et absence du personnel. Pour chaque cas, notez la configuration utilisée et le résultat final. C'est plus utile qu'une capture d'écran montrant un calendrier vide car une autre personne peut reproduire le scénario et comprendre la règle.

Demandez au deuxième praticien d'expliquer pourquoi la fente qui se chevauche n'est pas disponible. L'explication doit faire référence au périphérique partagé, et pas simplement à un avertissement système inexpliqué. Si l'équipe ne parvient pas à identifier la dépendance, améliorez les noms des ressources et les instructions de travail. Une règle correcte a encore besoin de personnes qui comprennent quand elle s’applique.

Utilisez les résultats pour décider si un seul appareil suffit à répondre à la demande du salon. Le logiciel peut rendre visible une contrainte de capacité, mais il ne peut pas supprimer cette contrainte. Mesurez les demandes réelles et les intervalles indisponibles avant de décider d’acheter un autre appareil ou de prolonger les heures d’ouverture. Ne présentez pas d’économies fictives ou d’utilisation accrue à la suite de cet exemple synthétique.

Le résultat de l'essai doit être une configuration qui protège l'appareil partagé tout en permettant la réservation de rendez-vous valides. Ariveno propose 14 jours avec une carte obligatoire ; l'abonnement se renouvelle sauf annulation à temps selon les conditions en vigueur. Vérifiez le prix spécifique au pays et le coût des SMS en option avant de confirmer. Commencez par le scénario contrôlé, puis passez au processus de réservation réel une fois que vous en avez compris les limites.