Töögraafik, mis kontrollib broneeritud aegu enne avaldamist.

Töögraafiku seadistamine on valmis siis, kui kliendile näidatav vaba aeg vastab salongi tegelikule tööle. Töötaja nime lisamine kalendrisse on alles algus. Tema tööajad, teenuseõigused, puudumised ja vajalike ressursside saadavalolek peavad kokku sobima. Kui neist üks jääb määramata, võib süsteem näidata tehniliselt korrektset, kuid salongi jaoks sobimatut aega.

Soovitame seadistada ühe töötaja ja väikese teenusevaliku terviklikult enne kogu meeskonna lisamist. Nii on lihtsam viga leida. Käesolev juhend kirjeldab vajalikku loogikat ja kontrolli, mitte konkreetseid nupunimesid, mis võivad toote versioonis muutuda. Kohalikud tööaja ja puhkeaja reeglid tuleb hinnata eraldi; tarkvara seadistus peab neid kokkuleppeid järgima, mitte nende asemele astuma.

Kinnita salongi ajavöönd

Vali salongi füüsilisele tööle vastav ajavöönd ja kontrolli kuupäeva kuvamist. Telefoni või arvuti praegune asukoht ei tohiks muuta seda, millal kohapealne teenus toimub. Kui omanik reisib või kasutab süsteemi teisest riigist, peab ta teadma, millise ajaga kalender töötab. Kirjuta meeskonna juhisesse, kust see seadistus kontrollitakse.

Loo näidisbroneering ning võrdle kellaaega töötaja vaates, avalikul lehel ja kliendi kinnituses. Kui ajavöönd kasutab kellakeeramist, proovi selle lähedal olevat kuupäeva. Vaata üle ka imporditud tulevased kohtumised. Üks õigesti kuvatud tänane aeg ei tõenda kogu tulevase kalendri korrektsust. Ajavahe võib jääda märkamata seni, kuni klient saabub. Parandada tuleb tõlgendust, mitte lihtsalt ühe kirjega erinevust varjata.

Lisa inimene õige rolliga

Erista inimene, kes osutab teenust, inimesest, kes korraldab graafikut või haldab arveldust. Sama töötaja võib täita mitu rolli, kuid õigused peavad olema teadlikult valitud. Kui iga kasutaja saab kõike muuta ja eksportida, pole võimalik töö vastutust ega andmete juurdepääsu mõistlikult piirata. Andmekaitsenõukogu soovitab isiklikke tunnuseid ja vajaduspõhist ligipääsu. [2]

Proovi uue töötaja vaadet enne, kui hakkad sinna kliendiandmeid lisama. Kas ta leiab enda kohtumised? Kas ta saab muuta teenuse seadistust, mida ta tegelikult ei peaks muutma? Kas puuduv õigus takistab vajalikku tööd? Need on erinevad vead ja vajavad erinevat parandust. Määra ka töötaja lahkumise protsess: kes eemaldab konto, teenuseõigused ja välise kalendri ligipääsu ning millal see toimub.

Määra regulaarne tööaeg

Sisesta tavapärane nädal ning eralda tööpäeva algus ja lõpp pausidest ning tööks vajalike muude ülesannete ajast. Kui inimene alustab klientide teenindamist hiljem kui salongi avamine, ei tohi tema avalik vaba aeg alata automaatselt avamisest. Samuti ei pea iga salongi avatud tund olema iga töötaja broneeritav aeg.

Kontrolli eri nädalapäevi üksikult. Levinud seadistusviga on esimese päeva kopeerimine tervele nädalale, kuigi laupäev on lühem või kindel inimene töötab vahelduva graafikuga. Pane algse töögraafiku juurde kinnitaja ja periood. Kui tööaeg muutub, peab olema teada, millised tulevased nädalad uus reegel mõjutab. Ärge kasutage korduvat põhireeglit juhusliku ühepäevase asenduse lahendamiseks, sest mõju võib ulatuda palju kaugemale.

Seo inimesega õiged teenused

Töötaja võib olla saadaval ainult talle määratud teenustele. Kontrolli salongi tegelikku pädevust ja teenuse ulatust enne õiguse lisamist. Tarkvaras tehtud märge ei ole koolituse ega professionaalse loa tõend. Kui teenus vajab konsultatsiooni või juhendamist, peab ka sellel olema sobiv aeg ja vastutaja.

Loo katses teenus, mida töötaja võib teha, ning teine, mida ta ei või teha. Avalik valik peab tulemust arvestama. Seejärel lisa sama teenus teisele inimesele ja kontrolli, kas tema kestus või saadavalolek on erinev. Ära eelda, et kõigil töötajatel on sama teenuse jaoks automaatselt ühesugune aeg. Kui toode lubab erisusi, kontrolli neid; kui ei luba, otsusta, kas see piirang sobib salongi tegeliku tööga.

Määra vajalik ressurss

Pane teenuse juurde vajalik tool, ruum või seade, kui selle samaaegne kasutamine on piiratud. Kontrolli, kas ressurss on hõivatud kogu teenuse või ainult konkreetse etapi jooksul. Mitme ressursi puhul peab salong teadma, kas neist vajatakse kõiki või üht sobivat. Tarkvara valik peab vastama füüsilise töö loogikale.

Proovi broneerida kaks samaaegset teenust, milleks töötajad on vabad, kuid vajalik seade on üks. See on olulisem katse kui lihtsalt ühe inimese päevas oleva tühja ruudu vaatamine. Kui konflikt jääb nähtamatuks, kontrolli esmalt seadistust. Vead võivad tekkida vale ressursi seose, vale kestuse või teenuse kopeerimise järel. Ariveno ressursifunktsioon on abivahend; salong peab ikkagi õige seose ise kinnitama.

Arvesta etappe ja puhvreid eraldi

Etapiline teenus jagab töö selliseks, nagu see tegelikult toimub. Värvimise juures võib töötaja olla tegev pealekandmisel ja lõpetamisel, kuid mitte kogu toimimisaja vältel. Tool võib olla samal ajal jätkuvalt hõivatud. Puhver on seevastu aeg enne või pärast teenust ettevalmistuseks, koristuseks või vajalikuks vaheks.

Kirjuta näidisteenuse etapid kõigepealt paberile ning kontrolli iga etapi inimese ja ressursi vajadust. Seejärel sisesta sama mudel süsteemi ja proovi lisada teine kohtumine vabasse aknasse. Ära lühenda tegelikult vajalikku aega ainult kalendri parema täituvuse nimel. Juuksurisektori ametlik ohutusjuhend seob töökorralduse töökeskkonna riskide hindamisega; see ei anna üht universaalset puhvripikkust ega teenuse kestust. [1]

Lisa puudumised ja blokeeritud ajad

Puhkus, koolitus, hooldus ning muud kindlad takistused vajavad oma kirjet. Erista korduvat reeglit ühekordsest puudumisest. Kui töötaja puudub ainult ühel reedel, ei pea kogu reedene põhireegel kaduma. Kui seade on hoolduses, ei piisa töötaja eemaloleku märgistamisest; teine inimene võib endiselt sama seadmega aega müüa.

Kontrolli enne blokeeritud perioodi kinnitamist juba olemasolevaid kohtumisi. Süsteem võib konflikti näidata, kuid salong peab otsustama, kas klient saab teise aja, teise spetsialisti või teenuse tühistamise. Määra otsuse vastutaja ja kommunikatsiooni seis. Avalikus kalendris õigesti peidetud aeg ei lahenda kliendiga varem tehtud kokkulepet. See on põhjus, miks graafikumuutus peab hõlmama nii uut saadavalolekut kui ka olemasolevate kohtumiste kontrolli.

Kontrolli avaldamise hetke

Graafiku mustand on meeskonna aruteluks; avalik saadavalolek on kliendile antav võimalus. Enne avaldamist vaata üle, milline periood avaneb ja kas kõik vajalikud piirangud on kinnitatud. Kui toode eristab mustandit ning avaldatud versiooni, proovi nende vahet. Kui ei erista, määra oma töökorralduses, kuidas kaitstakse pooleliolevaid seadistusi.

Kliendile tuleb näidata teenuse omadusi ja kohaldatavat hinda selgelt. [3] Sama põhimõte aitab vältida olukorda, kus salong avab aja teenusele, mille ulatus pole veel kokku lepitud. Näiteks konsultatsiooni saab sageli broneerida kindla kestusega, kuid keerulise tätoveerimisseansi lõpliku aja määramine võib vajada eraldi arutelu. Avalda ainult see osa teenusest, mille salong suudab enne kliendi valikut arusaadavalt kirjeldada.

Testi eri tüüpi broneeringuid

Katses peab olema vähemalt üks veebibroneering ja üks käsitsi sisestatud kohtumine. Lisa ajamuudatus, tühistamine ning taastatud vaba aeg. Kontrolli töötaja päeva algust, lõppu ja pausi lähedal olevat teenust. Kui teenus ei mahu aknasse koos vajaliku puhvriga, ei peaks see seal kliendile nähtavale ilmuma.

Proovi ka samaaegseid toiminguid võimaluste piires: avalik klient valib aega samal ajal, kui vastuvõtt selle telefonitsi sisestab. Märgi oodatav tulemus enne katset, muidu kipub meeskond hiljem ootust toimunud tulemuse järgi muutma. Ebaõnnestumine vajab põhjust: vale seadistus, toote piirang või tehniline viga. Neid ei tasu segada üheks märkuseks „ei töötanud”, sest parandaja vajab täpsemat infot.

Kontrolli välist kalendrivaadet

Kui töötaja kasutab kalendrieksporti, veendu, kas see on ühepoolne või kahepoolne ja milliseid andmeid kaasa antakse. Ariveno ühepoolne iCali eksport ei sisalda kliendi telefoninumbreid. Välises kalendris tehtud muudatust ei tohi seetõttu käsitleda salongi broneeringu muutmisena. Meeskond peab teadma, kuhu tegelik otsus sisestatakse.

Vaata ka ekspordilingi juurdepääsu. Kui töötaja lahkub või link satub kõrvalise inimese kätte, peab salong oskama õiguse lõpetada. Väline kalender võib hoida varasemaid kirjeid oma reeglite järgi; ära eelda, et ühe konto sulgemine kustutab kõik välised koopiad. Vajaduspõhise ligipääsu soovitus puudutab ka selliseid andmevooge. [2] Kirjelda lubatud kasutust lühidalt ning kontrolli seda uue inimese õpetamisel.

Säilita seadistuse muutuse põhjus

Kui pikendad teenust või muudad tööaega, kirjuta üles, miks muutus tehti ja millal tulemust kontrollitakse. Sageli parandatakse ühte erandit üldise reegliga, mis muudab kogu järgneva kuu saadavalolekut. Muudatuse jälg aitab tuvastada, miks kalender hiljem ootamatult tühjaks või liiga täis muutus.

Meie soovitatud vastuvõtukriteerium on lihtne: vähemalt kõik kriitilised katsed läbitud, töötaja vaade kinnitatud ning vastuvõtt teab, kus muudatusi teha. Alles siis kasuta graafikut pärisbroneeringute jaoks. Kui tulemus ei sobi, taasta kontrollitud lähteolukord ja paranda üht reeglit korraga. Saadavalolek peab olema salongi lubadus, mida meeskond oskab täita ja selgitada. Selle jaoks pole vaja võimalikult keerulist seadistust, vaid õiget.